Prowadzisz biuro rachunkowe i chcesz usprawnić procesy w księgowości? Zobacz odcinek podcastu Przyspiesz biznes, gdzie odpowiadamy na pytanie, jak przyspieszyć pracę w księgowości?

Koncepcja lean management wywodzi się z Japonii, a konkretnie z firmy Toyota, w której wdrożono Toyota Production System. Jest to bardzo rozbudowana metodyka, która opiera się na różnego typu narzędziach, ułatwiających codzienną pracę przedsiębiorstwa. Można jednak wyróżnić główne założenia tego sposobu zarządzania: eliminacja marnotrawstw, płynność przepływu produkcji i zwiększanie zysku.

W Polsce można spotkać się również z określeniem szczupłe zarządzanie w kontekście lean management i w pełni oddaje to założenia tej koncepcji – chodzi w niej bowiem o wyeliminowanie wszelkich procesów, które nie są potrzebne, generują koszty i wydłużają pracę nad produktem czy usługą. Stosowanie lean management w biznesie pozytywnie wpływa na efektywność działań przy wykorzystaniu minimalnych zasobów.

W lean management ogromną wagę przykłada się do minimalizowania marnotrawstw we wszelkich procesach firmowych. Na początku warto na pewno zidentyfikować te procesy i znaleźć w nich to, co można byłoby wyeliminować bez wpływu na efekt końcowy, czyli np. produkt lub usługę dostarczane do klienta.

Wprowadzając w firmie narzędzia z zakresu lean management, niezwykle ważne jest, aby pracownicy zostali odpowiednio zaznajomieni ze strategią, rozumieli jej cele i mieli świadomość wartości wykonywanej pracy – to jednocześnie prowadzi do powstania środowiska, które jest nastawione na stały rozwój i przyjazną, otwartą komunikację. Ponadto, manager powinien blisko współpracować z pracownikami, gdyż to pozwala na szybką identyfikację procesów, które można zoptymalizować.

Lean management prowadzi do zmniejszania kosztów działalności firmy poprzez redukcję zapasów, ilości odpadów oraz oszczędność czasu, związaną ze skróceniem i automatyzacją procesów, które zwiększają wydajność przedsiębiorstwa. Wprowadzenie tej metodologii w biznesie pozwala zwiększać konkurencyjność – produkty lub usługi tworzysz w najwyższej jakości, dostarczasz je na czas i potrafisz szybko dopasować się do potrzeb i zmian rynkowych.

Celem wprowadzenia szczupłego zarządzania jest zmierzanie do stworzenia takich procesów w firmie, które pozwolą tworzyć produkty/usługi, spełniające oczekiwania klientów i jednocześnie zapewnić stały rozwój i zadowolenie pracowników.

O zaletach wykorzystywania lean management rozmawialiśmy z Emilią Adamiec-Brancewicz, która wystąpiła we wspomnianym wcześniej odcinku podcastu Przyspiesz biznes:

W zarządzaniu procesowym kluczowe jest narzędzie zwane Voice of Customer, czyli głos klienta i poznanie tego głosu klienta, bo to klient wyznacza nam wartość. To klient określa, jak ta usługa ma wyglądać i to jest tutaj bardzo istotne. No i wreszcie beneficjentem są sami nasi pracownicy, jest to nasz zasób strategiczny, więc pracownik zyskuje przede wszystkim dopasowanie zadań do swoich kompetencji, lepsze wykorzystanie swojego potencjału, ponieważ w takim zarządzaniu procesowym, gdzie jest nastawienie na pracę zespołową, jest inny podział tych zadań. Pracownik też ma możliwość stałego rozwoju, bo my go angażujemy i jak działa w takiej kulturze ciągłego doskonalenia, to doskonaleniu nie ma końca.

Zobacz także: 5 wskazówek, jak skutecznie zarządzać firmą

Nawet jeżeli nie przeorganizujesz swojej firmy (bądź po prostu nie jest to możliwe) na tyle, by zastosować 100% założeń lean management, zawsze możesz zainspirować się poszczególnymi rozwiązaniami znanymi z tej metodyki, które mogą znacznie usprawnić procesy w Twoim przedsiębiorstwie.

Narzędzia, które wywodzą się ze strategii lean management:

• 5S

Celem tej metody jest utrzymanie odpowiedniej organizacji środowiska pracy i zwiększenie jej wydajność. Wyróżnia się tutaj 5 kroków, zaczynających się na literę „S” i pochodzących z języka japońskiego:

1. Sortowanie (Seiri) – pozbycie się z miejsca pracy wszystkiego, co nie jest potrzebne do jej wykonywania, np. zbędnych dokumentów, segregatorów.
2. Systematyka (Seiton) – oznaczanie każdego elementu w taki sposób, by był on łatwy do zidentyfikowania i użytku.
3. Sprzątanie (Seiso) – porządkowanie miejsca pracy poprzez jego oczyszczenie oraz identyfikacja ewentualnych problemów, które mogły wyniknąć z braku porządku (np. zagubione w stosie dokumentów zamówienie od klienta).
4. Standaryzacja (Seiketsu) – określenie standardów dot. punktów 1-3 oraz wypracowanie metody powtarzania tych czynności.
5. Samodyscyplina (Shitsuke) – systematyczne stosowanie powyższych reguł w codziennej pracy.

• Just in time

Ta metoda polega na tym, aby dostarczać klientowi produkt/usługę w zgodzie z założeniami 5W, czyli: właściwi towar, we właściwej ilości, we właściwym czasie, we właściwym miejscu i właściwej jakości. Praca według tej koncepcji sprawia, że redukuje się zapasy, obniża koszty, poprawia efektywność, wytwarzając tylko to, co zamawia klient.

Efektem zmniejszania stanów magazynowych jest poprawa płynności finansowej przedsiębiorstwa, a także pozwala realizować większą liczbę zleceń od kontrahentów.

• Kaizen

Jest to filozofia, która dąży do ciągłego usprawniania i optymalizacji procesów. Koncepcja zakłada, by inspirować pracowników do doskonalenia się i wprowadzać zmiany małymi krokami. W myśl Kaizen, problemy to wyzwania, nad którymi warto się pochylić, by stworzyć nowe rozwiązania, a każdy nowy pomysł może być bodźcem do wprowadzania modyfikacji.

• Kanban

Celem tego narzędzia jest wizualizacja całego procesu po to, aby unikać przestojów czy wykonywania zbędnych zadań. Kanban organizuje pracę tak, by produkować/wytwarzać dokładnie to, co jest w danym momencie potrzebne, bez gromadzenia niepotrzebnych zapasów.

Kanban świetnie nadaje się do zarządzania projektami lub koordynowania prac zespołu, ponieważ jasno wskazuje na poszczególne zadania – co trzeba wykonać, w jakim czasie i jaki jest termin końcowy.

• VSM

To skrót od Value Stream Mapping, który tłumaczymy jako Mapowanie Strumienia Wartości. Zadaniem tego narzędzia jest wizualizacja danego procesu, która ma identyfikować problemy i straty. VSM składa się z 3 kroków: rozrysowania mapy aktualnego procesu i mapy idealnego procesu oraz stworzenia planu zmian.

Zdefiniowanie i opisanie każdego kroku procesu (z uwzględnieniem pracy ludzi i umieszczeniem wszystkich elementów na osi czasu) pozwala na analizę, która ma pomóc w przekształceniu bieżącego stanu w stan idealny.

• Poka-yoke

Te dwa wyrazy oznaczają „unikanie błędów”. Metoda polega na przewidywaniu i szczegółowym opisaniu błędów, które mogą pojawiać się na danym stanowisku. Identyfikacja ewentualnych błędów ma prowadzić do wprowadzenia zmian w taki sposób, aby ich w przyszłości uniknąć i całkowicie wyeliminować. I to jest właśnie cel poka-yoke – ciągłe doskonalenie procesów poprzez unikanie nieprawidłowości.