Jak przyspieszyć pracę w księgowości?

Jeśli zastanawiałaś się lub zastanawiałeś, jak usprawnić pracę w księgowości, czy spojrzeć troszeczkę inaczej na wykonywane czynności, to ten odcinek jest właśnie dla Ciebie. Szczupłe zarządzanie w księgowości, optymalizacja procesów, szkolenie pracowników, no i triki w Optimie. Właśnie o tym będziemy rozmawiali.

To kolejny odcinek podcastu Przyspiesz Biznes ze specjalnej serii dla biur rachunkowych. Dzisiaj o podejściu procesowym w zagadnieniach księgowych porozmawiam z Panią Emilią Adamiec-Brancewicz, dyrektorką działu usług księgowych w Moore Polska. Dzień dobry. – Dzień dobry.

– Witam serdecznie panie Kamilu, to duża przyjemność móc dzisiaj być pana gościem.

– To jest ogromna, moja przyjemność, że skorzystała pani z naszego zaproszenia. Pani Emilia jest ekspertką w zakresie finansów, rachunkowości, od kilkunastu lat zawodowo związana właśnie z branżą księgową, więc zapytam od razu ekspertkę: jakie bariery pani zdaniem stoją na drodze w pracy księgowych?

– Myślę, że branża księgowa jest jedną z branż, której w dalszym ciągu przeważają silosy, czyli takie zamknięte, mało komunikujące się struktury, a z 2 strony myślę, że małą wagę w dalszym ciągu przywiązuje się do rozwoju pracowników. Są takie bardzo ciekawe. Badania, mam na myśli tutaj, chociażby raport krajowy Randstad Employer Brand Research z 2022 roku, z którego wynika, że osobisty rozwój zawodowy aż dla 6 z 10 polskich pracowników jest bardzo istotnym aspektem przy podejmowaniu decyzji zawodowych, więc różnie to się rozkłada też na grupy wiekowe, bo na przykład jeżeli weźmiemy pod uwagę pokolenie Z czyli ludzi pomiędzy 18. a 24. rokiem życia to tutaj takie znaczenie rozwoju kariery zawodowej jest ważne aż dla 73% respondentów, a jeśli mówimy o milenialsach, czyli o tej grupie 24-41 to tutaj też procent jest wysoki, stanowi 66%. Utkwiły mi kiedyś w pamięci takie słowa, które słyszałam na jednym ze szkoleń, że zarządzający tak naprawdę nie są odpowiedzialni za wyniki. Oni są odpowiedzialni za ludzi, którzy te wyniki osiągają i tutaj przychodzi mi na myśl anegdota, która też pokazuje, jak nasze nastawienie może warunkować pewne decyzje rozwojowe w naszych firmach, no bo często pracodawcy mają taki dylemat. Co, jeśli przeszkolimy ludzi, a oni odejdą? No to pomyśl, co jeśli ich nie przeszkolisz, a oni zostaną i my przyjęliśmy tutaj w Moore Polska to drugie założenie. My zakładamy, że ludzie z nami zostają i ono się okazuje słuszne, bo Moore Polska Team cały czas rośnie w siłę. My już przekraczamy zatrudnienie poziomie 200 osób, 200 specjalistów, ekspertów i u nas ten rozwój jest na porządku dziennym. My staramy się rozwijać nasze zespoły, naszych ludzi i też widać z badań, że jest to ważne. dla pracowników.

– Jeśli barierą jest ten brak rozwoju, no to w takim razie jak możemy rozwijać tych księgowych?

– No przede wszystkim ich nie ograniczać. Takie wnioski gdzieś wywiodłam sobie z wielu spotkań, które prowadzę z księgowymi, czy też w ramach rozmów rekrutacyjnych, bo dzisiaj być dobrym księgowym, konkurencyjnym księgowym to już nie wystarczy znać tylko sztukę księgową, umieć umiejętnie wprowadzić dokumenty do systemu księgowego czy ustalić podatek. Dzisiaj świat już wymaga szerokiego spektrum tych kompetencji i tutaj myślę sobie o takich kompetencjach, nazwijmy to miękkich, czyli komunikacja interpersonalna, asertywność, obsługa trudnego klienta, delegowanie zadań, zarządzanie sobą w czasie. To są obszary, w moim odczuciu, w których księgowi mają braki i i ważne jest, żeby te braki uzupełniać, bo pozorne, być może kompetencje i dla wielu pracodawców wydawać by się mogło niepotrzebne, bo myślimy sobie, no po co moim… Po co mam rozwijać tych ludzi w tych kompetencjach? Ale tak naprawdę okazuje się, że jeżeli ludzie są dobrze wyszkoleni w tych aspektach, tak naprawdę zyskuje nasz proces, bo nasze usługi są przez to efektywniejsze, szybsze, skuteczniejsze i my w Moore Polska, widząc, jak ważny jest rozwój, że on jest takim filarem rozwoju całego biznesu, my powołaliśmy do życia Akademię Moore Polska, czyli stworzyliśmy miejsce, w którym chcemy dzielić się naszą wiedzą i naszym najlepszymi praktykami, jakie wypracowaliśmy przez 30 lat bycia już na rynku i stworzyliśmy dedykowane szkolenia dla księgowych, czyli mówiąc tak krótko, dla praktyków od praktyków, czyli objęliśmy w takich specjalistycznych pakietach typowe szkolenia, którymi widzimy potrzebę wśród księgowych, że dobrze byłoby takie szkolenia mieć.

– Właśnie warto szkolić te księgowych, żeby te procesy przebiegały sprawniej, może szybciej, ale na pewno chodzi o po prostu o usprawnienie i z tym wiąże się moje pytanie, moje zagadnienie, które chciałbym poruszyć, czyli o marnowaniu, na które procesy w pracy księgowych marnuje się najwięcej no.. Czasu, środków, zaangażowania?

– No ja bym powiedziała na te nieefektywne, czyli na te, które nie dodają wartości. No i tutaj właśnie pojawia się ta różnica pomiędzy takim tradycyjnym podejściem do zarządzania a zarządzaniem procesowym, bo w zarządzaniu procesowym zupełnie inaczej podchodzimy do analizy naszych działań, naszych czynności tak. W podejściu tradycyjnym to jest trochę tak jak leczenie objawowe. Jeżeli wydaje nam się… Proces księgowy utożsamiamy, że jest to dużo dokumentacji, dużo papierów. No więc jest moda: odpapierzamy wszyscy biura czy też automatyzujemy, wprowadzamy OCR, a podejście procesowe, każe nam spojrzeć inaczej. Każe nam rozłożyć ten proces na najmniejsze elementy, zrobić diagnozę całości, przyjrzeć się na te straty, jakie występują w naszych procesach, a one są. Tutaj z pomocą przychodzi nam zarządzanie procesowe poprzez to, że my zidentyfikujemy te straty w procesach, to możemy na nie skutecznie działać. Japończycy klasyfikują straty w procesach na 3 kategorie, które określone są jako 3 MU. Muda jako marnotrawstwo. Mura jako nadmierne obciążenie, przeciążenie i Muri jako nierówne obciążenie to jakaś taka nieregularność, która występuje w procesach.

– To w takim razie skupmy się na znalezieniu odpowiedzi na to pytanie, które sobie wiele osób zadaje. Ja sobie je też, że zadaje, chociaż nie jestem księgowym. Jak działać, żeby przyspieszyć tą pracę w księgowości i czy zawsze szybciej oznacza lepiej?

– No ja zanim powiem jak. To ja bym bardziej spróbowała doprecyzować właśnie to słowo przyspieszyć, no bo to nie zawsze będzie tak, że jeżeli zwiększymy tempo wykonywania naszych działań, to analogicznie zwiększą się nasze wyniki i uzyskamy lepsze marże. Tutaj jest duże ryzyko takiej pozorności efektów, bo może się okazać, że my przyspieszymy, ale po drodze zgubimy jakość, po drodze wykroczymy poza ramy nominalnego czasu pracy i patrząc procesowo powstaną nam straty w procesach marnotrawstwa, których nie zobaczymy w momencie, jeżeli będziemy podchodzili do zarządzania w takim ogólnym, klasycznym podejściu.

– Mówiliśmy o na przykład o dociążenie lub nieodpowiednim do odciążeniu pracy księgowej, czyli na przykład księgowa czeka na jakieś dokumenty, ale to też może być nie tylko wina gdzieś tam naszego procesu, ale też klienta, czyli ten Lean Management w księgowości, to takie zarządzanie procesowe, to też oddziałuje na współpracę z klientem?

– Jak najbardziej, bo kiedyś miałam takie wystąpienie bardzo ciekawe, a propos zarządzania procesowego, w którym skupiałam się właśnie na tym, że bardzo duża siła rezultatów leży we współpracy z klientem, ponieważ to klient jest elementem naszego procesu księgowego i to bardzo znaczącym ogniwem, ponieważ od tego, w jaki sposób ja tą dokumentację otrzymam, jak ona będzie przygotowana, w jakich terminach, czy ona będzie zawierała błędy, defekty, to wszystko ma bardzo duże znaczenie, więc jak najbardziej zarządzanie procesowe też obejmuje klienta czyli zaprasza go do tego zarządzania, czyli my zarządzamy procesowo, ale też elementem, ogniwem naszego procesu jest też klient. I jeżeli tu mówimy o tym „przyspieszyć”, to jeszcze powiedziałabym, że tu bardziej niż o szybkość chodzi nam o zwiększenie skuteczności i efektywności naszego działania, bo przyspieszenie, to kojarzy mi się trochę z bieganiem. Jeżeli nie biegasz, to nie wstaniesz i nie zrobisz od razu maratonu. To jest taki proces powolnego adaptowania się przygotowywania się na coraz lepsze wyniki, trenowania, ćwiczenia takich małych kroków. Jeśli mówimy o małych krokach. No to jest metoda kaizen. Metoda kaizen, czyli jest elementem zarządzania procesowego, to jest metoda ciągłego doskonalenia usprawniania, czyli taka strategia biznesowa, która angażuje wszystkich pracowników organizacji w doskonalenie we wszystkich jej obszarach. To jest nakierowanie na pracę zespołową, nakierowanie na proces, na szukanie rozwiązań i ona pozornie nie angażuje potrzeby tylu środków finansowych, bo to nasi pracownicy zgłaszają takie pomysły usprawnień i przez to mamy poprawę naszych procesów i ta efektywność jest o wiele większa. – Nie będę ukrywał, że to poza kamerą, powiedziała mi Pani jeszcze o takim w sumie takim narzędziu, w którym można powiedzieć – mi się to tak skojarzyło – wcielamy się w rolę dziecka i po prostu zadajemy cały czas pytania why why why? Czyli dlaczego, dlaczego? Dlaczego? Gdyby pani nam opowiedziała, do czego jest to potrzebne i na czym to polega?

– Rzeczywiście jest w zarządzaniu procesowym takie narzędzie 5-why? To jest narzędzie, które służy do tego, żeby dojść do rzeczywistej przyczyny naszego problemu. Taki przykład praktyczny mogłabym podać, że mamy kłopot z tym, że księgowa nie wysłała klientowi jakiegoś wymaganego zestawienia, no i jest winna pani Krysia, która nie wysłała. No ale my pytamy, dlaczego pani Krysia nie wysłała tego zestawienia? No bo okazuje się, że pan Józek nie przesłał potrzebnych danych z magazynu. No to dlaczego pan Józek nie przesłał danych z magazynu? No bo pan Józek był na urlopie. No to kto zastępuje pana Józka jak jest na urlopie? Nikt. Więc generalnie wina, którą obarczyliśmy panią Krysię, okazuje się, że znajduje się w nieprawidłowo ułożonym procesie i to jest właśnie to podejście procesowe, że my patrzymy na proces, a my nie oceniamy ludzi. Patrzymy, co zawiodło, co poszło nie tak i gdzie leży realna przyczyna tego kłopotu, który który nas spotkał.

– Identyfikujemy te problemy te blokady, które gdzieś tam trafiają i rozumiem, że też od razu wymyślamy, czy wprowadzamy jakieś ulepszenie. Aco jest kluczowe, kiedy właśnie wprowadzamy taki model zarządzania w biurze rachunkowym? To, co jest tą złotą zasadą, której się powinniśmy trzymać?

– Ja myślę, żeby zacząć w ogóle myśleć o takim podejściu procesowym w organizacjach, którymi zarządzamy, to kluczowe jest to, żeby najpierw budować świadomość wśród ludzi. bo zarządzanie procesowe to jest angażowanie wszystkich i ludzie muszą mieć świadomość tego, czym jest lean Management, a ta świadomość jest no bardzo niska bym powiedziała, a w branżach księgowych myślę, że ona jest bardzo, bardzo mała. I tutaj fajnym elementem, którym można rozpocząć takie podejście procesowe w organizacjach to są gry symulacyjne. Gry symulacyjne dla procesów usługowych jest taka gra Architeka, w której poza tym, że to jest doskonały walor integrujący zespół, bo warsztaty odbywają się w małej grupie, gdzie tak naprawdę spędzamy fajnie, czas na zabawie. My symulujemy pewien proces usługi realizacji w firmie usługowej, która produkuje, tworzy projekty dla klientów, czyli projekty domów ogrodów wnętrz i poprzez taką zabawę my zapoznajemy z koncepcją lean service. Czyli my pokazujemy, co w tym procesie jest ważne na, co należy zwracać uwagę, czym tak naprawdę jest to zarządzanie procesowe i poprzez taką interaktywną zabawę ludzie oswajają się z takim podejściem. Też to strasznie zmienia perspektywę, otwiera oczy, pokazuje możliwości, jak zmiana myślenia jest tutaj potrzebna, ale żeby angażować też ludzi w organizacji, to myślę, że tutaj takie 3 warunki musiałyby być spełnione, bo ludzie angażują się w 3 sytuacjach: jeżeli mają poczucie sensu, mają poczucie wpływu i mają poczucie sukcesu. Mają poczucie sensu, czyli wierzą w to, że to co wykonujemy, to przynosi, przyniesie jakieś efekty. Jak mają poczucie wpływu no to, że realnie czują, że znaczą coś i ich wkład no będzie miał efekty na nasze procesy. No i poczucie sukcesu, czyli oni wierzą, że ten sukces przyjdzie i  to będzie takie bardzo wymierne i namacalne, że ta praca ich będzie bardziej efektywna.

– Tu mówimy o tych 3 punktach, które są ważne, żeby budować zespół, żeby te morale było wysokie, ale też rozumiem, że utrzymujemy tych pracowników, jakby stwarzamy im dobre miejsce, bo też chcemy ich szkolić, a ten cykl szkolenia tak jak pani powiedziała, jest tak szeroki. Czy on jest rozłożony na lata?

– Bardzo ważna jest ścieżka rozwoju kariery, bo pracownicy to też wynika z badań, że oni muszą mieć taką potrzebę dobrej świadomości jak będzie przebiegała ich ścieżka kariery. A często nie pracownicy, zwłaszcza w działach księgowo oni czują blokowanie tak. Mówi się też, że największym ograniczeniem firmy jest jej właściciel i to jest często tak, że jeżeli no właściciel nisko stawia tą poprzeczkę bądź ogranicza, ale na przykład z lęku tak, że nie chce, żeby ci pracownicy zyskiwali coraz wyższe kompetencje, bo ma jakieś obawy. No to pracownicy tacy na pewno będą szukali nowych miejsc, bo oni czują tą potrzebę rozwoju. Oni chcą być angażowani w nowe projekty. Nowe wyzwania. Bardzo ważne jest tutaj też, oprócz tych wszystkich szkoleń, o których wspomnieliśmy, czyli tych kompetencji miękkich, językowych, bardzo istotne jest też efektywne korzystanie z narzędzi pracy. Ja jestem praktykiem, ja bardzo długie lata też pracowałam operacyjnie na systemie księgowym i z tego też względu powstała taka potrzeba… Chyba taka chęć dzielenia się tą wiedzą praktyczną i powstał mój autorski taki cykl szkoleń, który nazwałam „Optymalnie”, bo to są szkolenia dedykowane dla księgowych, które pokazują, jak efektywnie korzystać z Optimy. I ja nie mówię tutaj o tym, jakie są funkcje tej optimy. Tylko ja pokazuję, jak te funkcje w praktyce wykorzystać na konkretnych przykładach. W jakich sposób robić takie kombajny, czyli korzystać na przykład łącznie z pola grupowania, z filtrowania, sortowania i na tej podstawie efektywnie tworzyć sobie, agregować dane w Optimie bez konieczności obróbki tych danych w excelu, albo jak sobie personalizować okna w systemie, żeby ten interfejs był bardziej przyjazny, żeby te dane, których potrzebuje, były łatwiej dostępne, żeby ten proces był szybszy, więc powstały takie 2 duże cykle. Z których każdy ma 12 tematycznych spotkań, a każdy temat to około godzina takiego intensywnego, merytorycznego i bardzo, bardzo praktycznego szkolenia. I myślę, że to jest bardzo duża i wartościowa rzecz, żeby taką umiejętność w sobie kształtować. czyli tej efektywnego korzystania z systemu, bo jednak na tym systemie pracujemy większość czasu w księgowości i to ma znaczenie po prostu.

– Ale tutaj znowu pojawia się ten aspekt edukacji, no bo chociażby z takiego kursu musimy skorzystać, żeby no edukować się, wiedzieć jak jak z tego programu, z tego środowiska Comarch ERP Optima w ogóle korzystać. A wróćmy jeszcze proszę do myślenia procesowego. I tak, gdybyśmy mogli zebrać w skrócie, można powiedzieć na zakończenie, dlaczego warto zainteresować się lean managementem w księgowości?

– No odpowiedź myślę, będzie dosyć prosta chociażby ze względu na dobrodziejstwa i benefity, jakie dzięki temu zyskujemy i to nie tylko my jako firma, że my skracamy proces realizacji naszych usług, a przez to zwiększamy naszą rentowność, że mamy lepiej wykorzystane potencjały, że ten proces jest lepiej rozłożony w czasie, że on się wysmukla, że nie mamy takich spiętrzeń, gdzie zawsze przed 20. Następuje taka kumulacja pracy. Bo to też prowadzi do pewnych frustracji w zespole. To też sprawia, że ludzie szybciej wypalają się zawodowo. Tak więc podejście procesowe też nam wysmukla te procesy oczyszcza z tych marnotrastwo, ale nie tylko firma, bo zyskuje też klient, bo on jako ogniwo procesu też zyskuje na efektywności w sposób taki pośredni, bo jeżeli my zapraszamy klienta do rozmów na temat obiegu dokumentacji, to usprawnia się też proces bezpośrednio u niego i to, co jest też ważne: klient otrzymuje usługę, która odpowiada jego potrzebom. W zarządzaniu procesowym kluczowe jest narzędzie zwane Voice of Customer, czyli głos klienta i poznanie tego głosu klienta, bo to klient wyznacza nam wartość. To klient określa, jak ta usługa ma wyglądać tak i to jest tutaj bardzo istotne. No i wreszcie beneficjentem są sami nasi pracownicy, a my jak na wstępie wskazaliśmy, jest to nas zasób strategiczny, więc pracownik zyskuje przede wszystkim dopasowanie zadań do swoich kompetencji, lepsze wykorzystanie swojego potencjału, ponieważ w takim zarządzaniu procesowym, gdzie jest nastawienie na pracę zespołową, jest inny podział tych zadań. Pracownik też ma możliwość rozwoju stałego tak, bo my go angażujemy i jak działa w takiej kulturze ciągłego doskonalenia no to nie ma końca doskonaleniu. Tak ciągłe procesy są usprawniane dzięki pracy zespołowej. Znowóż też zyskuje na tym, że nie ma problemu z urlopem. Nie ma problemu z jakimiś kadrowymi sytuacjami. Więc same dobrodziejstwa zarządzania procesowego zwłaszcza dla naszych pracowników. I teraz jak to powiedział kiedyś taki znany brytyjski przedsiębiorca Richard Branson: ludzie są siłą są ludzie i oni są… Kluczową rolę pełnią w naszym biznesie tak, a zarządzanie procesowe no różni się bardzo od od tego podejścia klasycznego, a tą ideę lin najtrafniej opisują słowa Petera Druckera że nie ma nic bardziej nieefektywnego, niż robić efektywnie rzeczy, których nie powinno się robić wcale. Więc oczyszczamy procesy z marnotrawstwem i dzięki temu działamy skuteczniej, efektywniej i mądrzej po prostu.

– Czyli nie tylko dzisiaj spora dawka wiedzy, ale również spora dawka inspiracji. Bardzo dziękuję za rozmowę.

– Dziękuję serdecznie. To była duża przyjemność.

– Dla mnie również!. pani Emilia Adamiec-Brancewicz była naszym gościem, czyli moim i twoim. Dziękuję, że wysłuchałeś tej rozmowy do końca. Jeśli interesuje Cię wiedza taka jak ta, czyli praktyczna, pozwalająca rozwiązywać codzienne problemy dzisiaj nie polskich przedsiębiorców, a polskich biur rachunkowych to serdecznie zapraszam Cię do sprawdzenia innych rozmów na tym kanale. Jeśli jesteś przedsiębiorcą, mamy tematy stricte dla przedsiębiorców. Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe lub pracujesz w takim biurze, również coś dla ciebie się tutaj znajdzie. W tej specjalnej serii Przyspiesz Biznes dla biur rachunkowych. Widzimy się co czwartek, dlatego mówię w tym momencie już do zobaczenia i do usłyszenia.