Odzyskaj pieniądze, nie tracąc klientów

Kamil Nowak: Wokół windykacji narosło sporo mitów, że to rozwiązanie drogie, czasochłonne i że odstrasza klientów. Dziś w podcaście Przyspiesz Biznes bierzemy zatem lupę i przyglądamy się windykacji w szczegółach. Koszty, terminy, przedawnienia – właśnie o tym będziemy rozmawiali.

Naszym dzisiejszym gościem jest Kamil Łyżwa, menedżer do spraw strategicznych projektów w Kaczmarski Inkasso, ekspert w zakresie windykacji, który pozwoli nam właśnie rozwiać wszelkie wątpliwości w tym temacie. Witam Cię w naszym podcaście.

Kamil Łyżwa: Bardzo mi miło. Dziękuję za zaproszenie, Witam wszystkich słuchaczy, wszystkich widzów, No, i mam nadzieję, że dzisiaj sobie powiemy w sposób ciekawy, niebanalny, może czasem nawet odkrywczy, na temat windykacji.

KN: Tego bym sobie życzył i na to na pewno czekają nasi słuchacze i widzowie, bo mam wrażenie, że odzyskiwanie pieniędzy owiane jest bardzo złą sławą. Myślę, że jeszcze niejedna osoba ma gdzieś z tyłu głowy taką wizję, takich Krewkich panów, dobrze zbudowanych, którzy zedrą ostatni grosz z płatnika, byle, tylko odzyskać tę należność. Ale to chyba właśnie nie jest prawda?
KŁ: Nie jest prawda, ale prawdą jest na pewno jedna rzecz, o której powiedziałeś, że wiele osób ma taki stereotyp w głowie, po prostu, I to nie, tylko dotyczy przedsiębiorców, Dotyczy to konsumentów. Czasem nawet w bardzo poważnych mediach pojawiają się artykuły, które tylko kultywują, podtrzymują ten negatywny stereotyp na temat windykacji. Natomiast to jest zupełnie nieprawda w gruncie rzeczy, ponieważ po pierwsze branża windykacyjna to nie jest branża młoda, tylko tak naprawdę rozwijająca się razem z tym, kiedy zaczął się wolny rynek, czyli od początku lat 90. Nasza firma Kaczmarski Inkasso na rynku jest od 92 roku i widzimy te przeobrażenia, że branża też samo się regulowała. Działamy, na przykład, kontaktując się z dłużnikiem, działamy na zasadzie dobrych praktyk, przede wszystkim z poszanowaniem dłużnika. Druga rzecz: że w podczas tego wieloletniego rozwoju w windykacji przestaliśmy o nawet swoich pracownikach mówić, że to są windykatorzy, bo my w zasadzie nie windykujemy, my bardziej negocjujemy z dłużnikami, spłatę zobowiązania, niż windykujemy, i to jest to jest chyba rzecz, od której należałoby zacząć w ogóle, jeśli będziemy mówić o stereotypach, że ten stereotyp jest nie niemający pokrycia w rzeczywistości. Tak naprawdę. Więc, w gruncie rzeczy, my jesteśmy od tego, żeby skontaktować się z dłużnikiem i porozumieć się z nim. Broń Boże, nie zedrzeć ostatni grosz. To jest zupełnie, zupełnie nieprzystające do naszej pracy. Naszym zadaniem jest po prostu znalezienie porozumienia z dłużnikiem, Tak, bo mamy z jednej strony wierzyciela, czyli tego, kto ma dłużnika, kto ma jakieś, jak ma jakąś należność, no, i mamy dłużnika, i w pewnym momencie te 2 strony, no, nie potrafią się dogadać, siłą rzeczy. A my wchodzimy jako ta trzecia strona, trochę jako negocjator, jako mediator, który ma za zadanie, No właśnie, nie wydusić ostatni grosz tylko znaleźć takie porozumienie, żeby jedna i druga strona była usatysfakcjonowana i my pomagamy rozwiązać ten problem. Z jednej strony wierzyciel otrzymuje pieniądze, wraca jego płynność finansowa. Z drugiej strony dłużnik pozbywa się problemów, spłaca swoje zobowiązanie i wszyscy zaczynają sobie działać normalnie na rynku, bez tego obciążenia, tym problemem. Natomiast te stereotypy, one też biorą się, myślę z tego, jak się mówi o windykacji też to, jakiego języka się używa, ponieważ często słyszymy, że no, właśnie, na przykład, że zdziera się z kogoś ostatni grosz, i tak dalej, i tak dalej. Natomiast w gruncie rzeczy, przecież no, my sobie dłużników jako firma windykacyjna nie wymyślamy. Po prostu ktoś przychodzi i tego dłużnika ma. Jeżeli my się kontaktujemy z dłużnikiem i prosimy o zapłatę, mówiąc delikatnie, no, to to, czy my robimy coś złego?

– Oczywiście, że nie.
– No, no, właśnie my po prostu stoimy w zasadzie w obronie wierzyciela. On zrobił pracę jakąś, wykonał jakąś pracę, sprzedał usługę, wystawił fakturę, a nie dostał za nią pieniędzy. Więc de facto no, my rozwiązujemy problem i tyle. I oczywiście, jak ktoś jest nam nieprzychylny i jest dłużnikiem, to może powiedzieć: no, dzwonią do mnie i chcą ode mnie ostatni grosz. Moja firma tutaj jest na granicy rentowności, a oni jeszcze mnie przymuszają do płatności. Po pierwsze: nie przymuszamy. Po drugie: nie wymyślamy sobie długów, tylko faktycznie windykujemy te sprawy, które nie są sporne. Czyli ktoś zaakceptował fakturę, którą ma zapłacić. My po prostu jesteśmy od tego, żeby dogadać się z dłużnikiem, znaleźć jakieś rozwiązanie na to, żeby ta faktura. Została spłacona w terminie.

– No, na stereotypy największa, najlepsza jest po prostu dawka, wiedzy i my ją dzisiaj chcemy zaserwować.
– Otóż to tak, bo jak walczyć ze stereotypami? Właśnie szerząc wiedzę, tak przybliżając, edukując dokładnie, jak tak naprawdę w praktyce wygląda windykacja.

– To jak wygląda taki, no może nie dzień pracy osoby, które się zajmuje windykacją, ale z jakich narzędzi ona korzysta? Z jakich narzędzi korzysta się, aby odzyskiwać pieniądze od przedsiębiorstw? To jest już.. Możemy wywnioskować chyba sami… Telefon na pewno
– To jest telefon do tej osoby. Tak, ale i często się tak myśli, że to jest telefon i wymienia się jako pierwsze narzędzie w procesie windykacji. Natomiast tak naprawdę proces windykacji, przynajmniej w naszej firmie, nie zaczyna się od telefonu. On się zaczyna dużo wcześniej. To znaczy, klient zlecając do nas sprawę, a może ją zlecić na przykład przez Comarch Apfino, jeżeli ta sprawa trafia do nas, to ta sprawa po tym jak znajdzie się w naszym systemie, do tej sprawy przypisywany jest negocjator. Negocjator taki z krwi i kości, w rozumieniu takim, że jest to żywy człowiek, który tą sprawę później prowadzi, a nie jakiś bot, który jest ustawiony jakoś automatycznie i wysyła wezwanie do zapłaty, tu na przykład zadzwoni do dłużnika, ale w sposób jakiś automatyczny, czyli, tylko u nas to wygląda w ten sposób, że mamy człowieka, który jest odpowiedzialny za skuteczne negocjowanie z dłużnikiem, po prostu. Więc wszystko zaczyna się od przydzielenia do sprawy negocjatora przed wykonaniem telefonu. Taki negocjator musi się zapoznać ze sprawą, i to nie tylko na takim gruncie powierzchownym, czyli do kogo dzwoni, tylko musi wiedzieć za co jest faktura, dokładnie, kiedy, czy były może jakieś wątpliwości co do tej faktury? No, musi się przygotować do rozmowy. Następnie negocjator sprawdza, z jakim dłużnikiem ma do czynienia, w takim sensie, Czy to jest dłużnik, który był u nas już wcześniej windykowany, czy ma jakąś negatywną historię, czy na przykład jest wpisany do Krajowego Rejestru długów. Bo to, jak będziemy rozmawiać z dłużnikiem, zależy od tego, jaki to jest dłużnik, Czy wielokrotnie trafiał do nas, czy to jest pierwsza jego tego typu sprawa. Często też negocjator, stara się na przykład sprawdzić, z kim rozmawialiśmy na poprzednich sprawach, że to żeby to było skuteczne, żeby te negocjacje były skuteczne, i kontaktujemy się z tymi osobami, które faktycznie w danej firmie odpowiadają za płatności, i dopiero kiedy mamy już zrobione to kompleksowe przygotowanie do rozmowy, to jeszcze nie pojawia się telefon. Pierwsze co robimy, to wysyłamy mailem i listem poleconym wezwanie do zapłaty z informacją o tym, że ta sprawa trafiła do Kaczmarski Inkasso i jakie będą konsekwencje jeżeli no, po prostu się nie dogadamy, jeżeli to zobowiązanie nie zostanie spłacone. I taką najważniejszą, tą pierwszą konsekwencją, którą komunikujemy w wezwaniu mailowym i listownym Jest dopisanie dłużnika do Krajowego Rejestru długów. Natomiast to dopisanie do KRD, ono nie odbywa się z dnia na dzień, że dzisiaj dłużnikowi mówimy: Dopiszemy cię do KRD, a jutro go dopisujemy. Prawo pozwala nam, tego dłużnika dopisać za 30 dni. więc my komunikujemy, że chcemy się dogadać mówimy Jakie będą konsekwencje tego, jak się nie dogadamy, i ten wpis dopiero następuje po miesiącu. Natomiast to jakby, jakby, jak wygląda dokładnie ten wpis, do tego zaraz przejdziemy, bo po wysłaniu tego wezwania do zapłaty właśnie wtedy dzwonimy i na bazie tego wezwania do zapłaty, na bazie tego, że dłużnik już wie, że sprawa trafiła do nas, zaczynamy po prostu negocjować. Przede wszystkim nam w rozmowie z dłużnikiem zależy nie na złych emocjach. Bynajmniej. Nam zależy na tym, żeby wysłać wezwanie, de facto, zadzwonić po drugiej stronie, usłyszeć człowieka, który powie: tak jestem świadom tego, że nie zapłaciłem, „Chcę to spłacić, Może mam jakieś przejściowe kłopoty finansowe”, ale zaczyna z nami rozmawiać konstruktywnie, czasem na tyle konstruktywnie, że mówi: „faktycznie, może przegiąłem, powinienem zapłacić. Rozumiem, że wasz klient zlecił mnie do windykacji, bo może mu te pieniądze są potrzebne”. Dłużnik płaci i kończymy proces windykacji. Tak byłoby najlepiej i oczywiście w jakiejś części spraw tak się udaje. Bo, podkreślam, nam, nie zależy na tym, żeby długo prowadzić proces windykacji, czy żeby on wiązał się z jakimiś konsekwencjami negatywnymi dla dłużnika, Tylko nam zależy na tym, żeby jak najszybciej pieniądze odzyskać. Ale, jak sam rozumiesz, Nie każdy dłużnik, do którego zadzwonimy i powiemy: dzień dobry, dzwonię z firmy Kaczmarski Inkasso, dzwonię w sprawie takiej i takiej faktury za taką usługę. Nie każdy dłużnik reaguje na to tak, że: „ok, Już płacę”, tylko część dłużników… No, sam nie wiem, czy domyślasz się, jakie mogą być odpowiedzieć takie standardowe, jak dzwonimy do dłużnika i on nie chce z nami rozmawiać, to, co może mówić według ciebie?

– No, zastanawiam się, na pewno się gdzieś tam powołuje. „A skąd mają państwo moje dane? A gdzie? Gdzie się? Nie to jest pomyłka”. Zrzuca to z siebie. Nie ma czasu, nie teraz. „Panie, Idź pan”.
– Tak delikatnie mówiąc, tak, tak, dokładnie. To są takie najczęstsze odpowiedzi. Też zahaczyłeś o kwestię: Skąd macie moje dane. Pamiętam jak wchodziły w życie przepisy RODO w 2019 roku w maju albo w 2018 – do sprawdzenia – to dłużnicy mieli na początku taką reakcję: słyszeli telefon, to od nas, od naszych negocjatorów, i mówili: nie będziemy rozmawiać, RODO i się rozłączali i myśleli, że temat jest załatwiony, Rzecz jasna, no, RODO, to nie jest rozporządzenie, które pozwala nie płacić dłużnikom, tak, tylko ono, jakby chroni dane osobowe. Natomiast generalnie proces windykacji jest w pełni zgodny z RODO. Nie chcę tu wchodzić w szczegóły, ale generalnie my możemy przetwarzać dane, których administratorem jest, wierzyciel, po prostu, i.. Więc to się ze sobą nie kłóci. Natomiast najczęściej dłużnik nie chce z nami rozmawiać, odkłada telefon, mówi, że nie będzie płacił, i tyle w mniej lub bardziej niewybrednych słowach. No, i teraz stoimy przed dylematem: zadzwoniliśmy do kogoś, normalnie mu zakomunikowaliśmy w sposób dość spokojny, nawet bez emocjonalnych można powiedzieć, że musi coś zapłacić, i no, i nie, nie chce z nami rozmawiać. No, i teraz w zasadzie można by powiedzieć: to co zrobić więcej? Jak możemy wpłynąć na tą zamkniętą, nazwijmy to, postawę dłużnika? No, jest kilka sposobów do tego, żeby spróbować właśnie wpłynąć na tą postawę, żeby dłużnik się otworzył i podjął, podjął z nami dialog, już nawet nie w pierwszej kolejności zapłacił, ale zaczął z nami wreszcie rozmawiać, bo na tym nam przede wszystkim zależy. No, i jeżeli naprawdę dłużnik po prostu odkłada telefon, Uważa, że problemu nie ma. No, to pierwszym takim narzędziem może być opublikowanie informacji o tym, że ktoś jest dłużnikiem. Dana firma jest dłużnikiem na naszej giełdzie wierzytelności. Na stronie Kaczmarski.pl Zapraszam, żeby wejść na stronę, zobaczyć jak ta giełda wierzytelności działa. Ona jest publiczna. Można, wpisując NIP na tej giełdzie wierzytelności, sprawdzić, czy ten NIP jest obecnie przez nas windykowany czy firma o tym NIPie jest windykowana? Jeżeli jest no, to dostanie sprawdzający taką informację. No, i my publikujemy ten wpis na giełdzie wierzytelności. Piszemy, że dana firma po prostu jest przez nas windykowana. Robimy na przykład print screena z tej giełdy wierzytelności i na maila do dłużnika wysyłamy informacje: Drogi dłużniku, próbowaliśmy z tobą nawiązać relacje. Nie chciałeś z nami rozmawiać, więc, w efekcie Twojej zamkniętej postawy na na windykację, zdecydowaliśmy się na opublikowanie długu na giełdzie wierzytelności. Przypominamy też, że wysłaliśmy ci wezwanie do zapłaty z zamiarem dopisania cię do KRD i te rzeczy się staną jeżeli nie podejmiesz z nami rozmowy, no, i część dłużników, widząc, że faktycznie no, to problem nie został załatwiony przez to, że odłożyłem telefon i i się rozłączyłem, a później nie odbieram telefonu. Tylko faktycznie są konsekwencje mojego, no takiego, powiedzmy dziecinnego dość zachowania, po prostu, że nie odbieram telefonów, to długu nie ma. Jeżeli to nie działa i dłużnik nadal z nami nie rozmawia, nie odbiera telefonów albo na przykład, odbiera telefon, składa deklarację, że zapłaci, ale łamie tą deklarację w takim sensie, że jej nie nie wypełnia, no, to możemy kolejne rzeczy. Zrobić, jak na przykład. Pozycjonować informacje w wyszukiwarce Google o tym, że dana firma jest dłużnikiem, i wtedy naprawdę dużo firm się reflektuje i myślą sobie: tak no firma windykacyjna nie może mi zabrać fizycznie pieniędzy, tak jak Komornik, który może zająć konto i te środki po prostu zabrać, że tak powiem kolokwialnie. Co firma windykacyjna może? Wpłynąć na moją reputację, na przykład w Internecie, i…

-… Uprzykrzyć życie?
– Tak, no, bo gdzie szukamy informacji o firmach? W Internecie. Wpisujemy w Google nazwę firmy. No, i żadna firma chyba nie chciałaby, żeby na jej temat pierwsza informacja, którą Google pokazuje, to informacja o tym, że ta firma jest dłużnikiem. Dług tej firmy to tam 25 000 zł. Bo to, no, rujnuje reputację danej firmy w Internecie. I jeżeli mamy takiego dłużnika, który w żaden sposób nie podejmuje dialogu- tutaj podkreślam – żaden sposób nie podejmuje tego dialogu, czyli w żaden sposób, No, nie chce z nami rozmawiać- No, to właśnie decydujemy się na ten krok upublicznienia tej informacji w wyszukiwarce Google, No, i to jest narzędzie, które naprawdę bardzo mobilizująco działa na dłużnika. Faktycznie, wtedy dłużnik sobie zdaje sprawę, Faktycznie, chyba się żarty skończyły i czas spłacić zobowiązanie. Natomiast, jeśli to narzędzie nie działa, no to i powiedzmy, mija około 30 dni tego procesu windykacji, No to właśnie, możemy dłużnika dopisać do Krajowego Rejestru długów. Samo dopisanie do KRD, co jest dość powszechną, chyba wiedzą, utrudnia dość mocno działanie na rynku finansowym. Czyli dłużnik dopisany do KRD będzie miał trudności z wzięciem kredytu, leasingu, na przykład, a kredyt i leasing to są, no, jakby codzienne usługi finansowe, z których korzystają przedsiębiorcy. Już nie mówię o takich małych rzeczach, jak na przykład abonament na telefon i tak dalej. Wpis do KRD może utrudnić te wszystkie aktywności gdzieś tam na rynku finansowym. No, i to jest kolejna sankcja, którą możemy wymierzyć w dłużnika. I kolejna sankcja, która sprawia, że dłużnik faktycznie się reflektuje i dzwoni do nas i mówi: dobra, zapłacę, powiedzcie mi gdzie, kiedy i tak dalej. no, i tak już kończąc ten proces windykacji, co jeszcze możemy zrobić? W repertuarze naszych działań, które mają wpłynąć na dłużnika, jest na przykład Skierowanie do dłużnika negocjatora terenowego. Oczywiście nie w każdej sprawie negocjujemy tak bezpośrednio z dłużnikiem, ale jesteśmy w stanie po prostu usiąść z dłużnikiem do stołu, pofatygować się do tej firmy danego dłużnika osobiście i po prostu z nim porozmawiać o spłacie zadłużenia. Ale w wielu sytuacjach nawet nie dochodzi do tej windykacji terenowej, bo jeżeli dłużnik słyszy przez telefon w rozmowie od negocjatora tego stacjonarnego z naszego biura, albo widzi na mailu informację, że jeżeli się nie dogadamy, to przyjedzie ktoś, kto będzie starał się osobiście porozmawiać o tym długu, to my staramy się wtedy pokazać dłużnikowi, że naprawdę jesteśmy zdeterminowani do tego, żeby te pieniądze oddał. No, bo skoro firma windykacyjna jest w stanie nawet przyjechać do mojej firmy i negocjować spłatę zadłużenia. No, to chyba faktycznie zależy im na tym, żebym ja, bym ja, żebym ja zapłacił. I tu bynajmniej nie chodzi o to, bo często, jak mówię o tym, o windykacja terenowa, to ktoś przyjedzie, to zaraz właśnie otwiera się ten stereotyp: Oho, przyjedzie pan, który na pewno był niejeden raz na siłowni i będzie starał się właśnie siłowo wymusić spłatę zobowiązania przeze mnie. Absolutnie tak nie jest. My, raczej chcemy przez tą windykację terenową pokazać naszą determinację, że nieodbieranie telefonów nie rozwiązuje problemu, bo i tak jak ktoś nie odbierze telefonu, No, to może się pofatygować negocjator terenowy: No i ta ostateczna, w zasadzie sankcja, to jest możliwość skierowania sprawy do sądu, na takiej zasadzie, że komunikujemy dłużnikowi, że jeżeli my nie dogadamy się między sobą, bo my jako Kaczmarski Inkasso jesteśmy firmą, która zajmuje się windykacją polubowną, czyli windykacją nastawioną na porozumienie z dłużnikiem, na znalezienie rozwiązania, Więc jeżeli ktoś polubownie nie chce się z nami porozumieć, po prostu i spłacić zadłużenia. No, to ostateczna sankcja, to jest skierowanie sprawy do sądu. Komunikujemy dłużnikowi: To jest twoja ostatnia szansa, żeby się dogadać. Jeśli nie, to kierujemy sprawę do sądu. Uzyskamy nakaz zapłaty: No, i po prostu twoje konto albo ruchomości, nieruchomości zajmie Komornik, który nie będzie z tobą dyskutował po prostu. Nie będzie chciał się porozumieć, tylko po prostu zajmie twój majątek. No, i część dłużników też no, reflektuje się: „Dobra, nie chcę kłopotów związanych z sądem”. Sąd, to dodatkowe koszty jeszcze dla dłużnika. Więc wolą, wtedy po prostu spłacić swoje zadłużenie.

– Usłyszeliśmy teraz całe spektrum tych działań i narzędzi, które ma firma windykacyjna, żeby odzyskać należność, żeby wpłynąć. Na wszystkie…
– To są te najważniejsze, powiedzmy…

-…To tak, to już znamy, te najważniejsze, No, i widzimy jak szeroki jest to wachlarz, jak bardzo często ingerujące, jakby, czy właśnie tak jak pozwoliłem sobie na takie stwierdzenie- uprzykrzające życie temu dłużnikowi. To, czy nie jest tak, że przedsiębiorcy czasem, jednak obawiają się złożyć, właśnie przekazać faktury do windykacji? Czy to nie jest tak, że to może wywołać tyle negatywnych emocji z tym dłużnikiem, że może wpłynąć też na mój biznes? Jako ja oczekuję na jakąś zapłatę, ktoś mi nie płaci, ale jak złożę fakturę do windykacji, to potem odbije się to rykoszetem na mnie. Nie ma takich obaw?
– Obawy są, bo to jest główna obiekcja naszych klientów przed skierowaniem sprawy do windykacji. Dokładnie, nasi klienci w ten sposób myślą, jak ty to przedstawiłeś, tak, że właśnie zlecenie sprawy do windykacji może nadszarpnąć moją relację z dłużnikiem. To jest temat no, o którym można porozmawiać z wielu perspektyw czy przypatrzeć się temu problemowi. Obaw przed zleceniem sprawy do windykacji z wielu, z wielu perspektyw. Natomiast ja chyba bym zaczął od od tego, może trochę od końca. O tak, że wielokrotnie spotykamy się z taką sytuacją, że nasz klient, zleca dłużnika do windykacji. Oczywiście też z obawami, A może ten dłużnik nie będzie ze mną współpracował, Jak go zlecę do windykacji? Sprawa trafia do windykacji, my negocjujemy z tym dłużnikiem, dłużnik płaci. I bardzo często słyszymy od dłużników informację następującą: kurczę, ja też mam w swojej firmie problemy z dłużnikami. Poniekąd nie płaciłem waszemu klientowi, bo też ja czekałem na płatności od innych kontrahentów. Mi podobało się to, jak rozmawialiście ze mną, tak asertywnie, po prostu, że ja po prostu zapłaciłem. Więc chciałbym, żebyście w ten sam sposób porozmawiali z moimi kontrahentami, z którymi ja już nie mogę się porozumieć, dogadać po prostu. Więc to jest pierwsza rzecz, która trochę przeczy temu, że windykacja. może wpłynąć na relacje, bo sam dłużnik nawet często chce, żebyśmy w jego imieniu negocjowali spłatę. A druga rzecz, że często widzimy, że do windykacji trafiają te same firmy od tych samych wierzycieli. Czyli, okazuje się, że raz kogoś zlecili do windykacji i wcale to zlecenie do windykacji nie skończyło tej relacji biznesowej. Tylko ją na chwilę uporządkowało. Rozwiązaliśmy problem, ale jeszcze raz ta sama firma trafia do windykacji 2, 3, 4 raz. Co pokazuje: te firmy nadal ze sobą współpracują. Raczej częściej spotykamy się z sytuacją, że firmy współpracują ze sobą. Po, Na przykład: jest dobra cena, bo są dobre warunki płatności. I tym podobne rzeczy. A nie żywią urazę, że „o ta firma mnie zleciła do windykacji, to już z nią nie nie będę współpracował”. W praktyce częściej się spotykamy z takimi sytuacjami, że to nie burzy relacji de facto. Natomiast, trochę wchodząc w taką warstwę psychologiczną, tak naprawdę to moim zdaniem my mamy takie wrażenie, że klient, który mówi mniej lub bardziej w sposób otwarty: Ja nie chcę zlecić sprawy do windykacji, bo boję się utraty swojego kontrahenta. Tak naprawdę moim zdaniem ten klient nie do końca obawia się utraty tego kontrahenta. On obawia się jego reakcji bardziej, ale nie na zasadzie takiej, że on już do mnie nie przyjdzie, Nie będzie chciał więcej u mnie kupować. Tylko często nasi klienci tak naprawdę boją się reakcji takiej, że dłużnik weźmie telefon, zadzwoni i powie: „stary, co ty, zamiast ze mną pogadać, przecież bym ci to spłacił, to ty mnie do jakiejś firmy windykacyjnej wysyłasz, żeby oni ze mną rozmawiali”. To jest tak naprawdę moim zdaniem prawdziwa. Prawdziwa obawa, bo obawiają się skonfrontowania z tym dłużnikiem, Tak w gruncie rzeczy nasi klienci. Bo my obserwujemy jeszcze jedną rzecz:, że firmy windykacyjne, przynajmniej w obszarze B2B byłyby zdecydowanie rzadziej potrzebne, Gdyby przedsiębiorcy byli wobec siebie bardziej asertywni. Ale ta asertywność jest bardzo ciężka, w takiej rzeczywistości biznesowej, ponieważ tak: po pierwsze, ja starałem się o swojego kontrahenta, zabiegałem o niego, połączyła mnie z nim jakaś relacja, Im bardziej ta relacja nas wiąże, nie tylko biznesowa, ale trochę taka pół prywatna i tak dalej, Tym ciężej mi jest być asertywnym wobec wobec mojego kontrahenta. Czyli mam kogoś, kogo znam, Wystawiłem mu fakturę, on mi za tą fakturę nie płaci. Ciężko jest mi wziąć telefon i zdobyć się na asertywną rozmowę: „Cześć, dzwonię do ciebie. Wystawiłem ci fakturę, nie zapłaciłeś. Potrzebuję tych pieniędzy albo zależy mi na tym, żebyś mi zapłacił te pieniądze”. Te rozmowy tak nie wyglądają. One wyglądają w ten sposób, że nasz klient, jak ma zadzwonić do swojego kontrahenta, on jest w dyskomforcie, Ta rozmowa nie będzie dla niego przyjemna. Więc często ten dyskomfort objawia się w tym, że nasz klient, dzwoniąc do swojego dłużnika, jest albo uległy, albo agresywny. Rzadko kiedy jest asertywny. Najczęściej jest uległy, dzwoni i mówi: no, cześć, stary, jak tam w firmie, i tak dalej, i tak dalej, i gdzieś tam przy okazji rzuca: Ale pamiętaj, ja ci fakturkę wystawiłem, pamiętaj, żeby mi tam za nią zapłacić. I tak dalej. I ten dłużnik też jest zakłopotany i mówi: tak, tak pamiętam. Sorry, wyleciało mi z głowy. Na pewno ci puszczę ten przelew zaraz. I nasz klient słysząc taką deklarację bardzo taką mglistą, rzuconą gdzieś tam w zakłopotaniu, mówi: No dobra, obiecał mi, że zapłaci, dobra, temat załatwiony. Jak mi powiedział, że zapłaci, to pewnie zapłaci. Dłużnik też w sumie rzucił tą deklarację taką wcale nie do końca zobowiązującą, i też myśli: dobra, Powiedziałem mu, że zapłacę, może chwilę poczekać, i przedsiębiorcy zostają w takim niby porozumieniu. Ale tak naprawdę to porozumienie jest takie dość wątłe i często te deklaracje rzucane w taki sposób przez dłużników są niespełniane. I nasz klient po prostu 3, 4 raz słysząc taką deklarację, sam już do nas przychodzi i mówi: Pomóżcie mi z tym dłużnikiem, bo ja się z nim nie mogę dogadać. A nie mogę się dogadać, bo po prostu ciężko mi jest być asertywnym wobec mojego kontrahenta. I muszę zaangażować w tą relację między mnie, a dłużnika jakąś firmę, która nie ma relacji z dłużnikiem, która nie będzie sparaliżowana, dzwoniąc do dłużnika samą rozmową z nim. Tylko po prostu będziemy w stanie z tym dłużnikiem porozmawiać o faktach asertywnie. Nas emocje w rozmowie windykacyjnej nie interesują za bardzo. Nas interesują fakty. Jest faktura, Termin płatności był 60 dni temu. Pieniądze powinny być 60 dni temu na koncie naszego klienta wierzyciela.

– Właśnie, w którym momencie zlecić fakturę do windykacji? Kiedy jest ten idealny moment?
– Najlepsza odpowiedź? To zależy, bo nie ma jednej odpowiedzi uniwersalnej. Którą można można przypiąć do każdej firmy, do każdej branży, do każdej relacji biznesowej. Generalnie, jak my pytamy naszych klientów, po jakim czasie opóźnienia faktura staje się problemem dla Twojej firmy, często słyszymy dwie odpowiedzi: jeżeli już wymagamy terminu, to często klienci mówią: No, jak ktoś mi nie płaci, tak 30, 40 dni, no, to już jest trochę za długo. No, więc powiedzmy, to może być odpowiedź na twoje pytanie. Jeżeli ktoś naprawdę miesiąc zwleka i przez ten miesiąc próbowaliśmy samodzielnie się dogadać z dłużnikiem i nadal nie mamy pieniędzy, to ja powiem: tak, jak próbowałem 2 razy porozmawiać z dłużnikiem i minęło 30 dni, to te 2 rzeczy powinny być niezbitym dowodem na to, że ja już powinienem nie mieć wątpliwości czy zbadać sprawę do windykacji tylko ją po prostu do tej windykacji zlecać. Natomiast to Wszystko zależy od tolerancji danego przedsiębiorcy. Jedni nasi klienci, Jedna grupa naszych klientów jest bardzo asertywna i bardzo dba o swoje, o swoją płynność finansową, i mówią tak: nie po to ja daje termin płatności czternastodniowy czy 30 dniowy, żeby jeszcze później czekać 30,, 40,, 50 dni. Tylko ja daje na tak tak długi termin płatności, że jeżeli nie mam pieniędzy 3 dni po terminie, to po prostu zlecam sprawę do windykacji, bo w pierwszym dniu po terminie wychodzi przypomnienie i na przykład telefon ze strony naszego klienta, i jeżeli ten telefon. Nie przynosi skutku. No, to nasz klient. Ma że tak powiem czyste sumienie, i ja próbowałem się dogadać z dłużnikiem. Nie zapłacił, dostał długi termin płatności. Zlecam go do windykacji. Więc to naprawdę zależy i to zależy od cierpliwości. Natomiast jest jedna, niepodważalna w zasadzie, jeden niepodważalny, w zasadzie fakt: Czas działa na niekorzyść wierzyciela, a na korzyść dłużnika. Im dłużej będziemy czekać, tym ciężej jest odzyskać pieniądze, czy to samodzielnie przez klienta, czy to przez firmę windykacyjną. Generalnie my największą skuteczność osiągamy w sprawach do 60 dni po terminie płatności. Można powiedzieć, że 80/100 spraw zleconych do 60 dni po terminie płatności odzyskujemy, i ta skuteczność niestety spada z czasem. Jeżeli mamy sprawę rok po terminie płatności, no to ta skuteczność jest zdecydowanie mniejsza. Często nasi klienci pytają: a dlaczego? Co takiego się dzieje, że sprawą sprawę świeżą jest łatwo odzyskać, a sprawę przeterminowaną rok czy dłużej jest ciężej odzyskać? Bardzo prosta rzecz: Jeżeli zleca się sprawę szybko po terminie płatności, to dłużnik po pierwsze jeszcze pamięta o tej płatności. Wie, że faktycznie ta faktura chwilę temu była wystawiona, i widać, że zależy nam na tym, żeby te pieniądze odzyskać. Po roku, jak my dzwonimy do dłużnika, to dłużnik nauczył się przez ten rok, że można tą transakcję lekceważyć, Płatność za tą transakcję można lekceważyć, i to ten lekceważący stosunek. Przekłada się też na firmę windykacyjną. Druga rzecz: że przez rok mogła się pogorszyć sytuacja finansowa dłużnika. Jak dłużnik miał jedną fakturę nieuregulowaną, łatwiej było ją odzyskać. Przez ten rok mógł sobie nazbierać wiele różnych zobowiązań i łatwiej mu było spłacić wtedy jedną fakturę niż teraz 10 różnych, bo on jakby wpadł już tą w tą spiralę. Zadłużenia i i ma po prostu więcej zobowiązań, których nie jest w stanie regulować.

– Czy są takie faktury, których w ogóle nie można zlecić do windykacji? Kiedy występuje taki problem?
– Chyba są 3 takie takie sytuacje może 4. Przede wszystkim sprawy sporne nie nadają się za bardzo do windykacji polubownej. Raczej sprawa sporna, Jak sama nazwa mówi, powinna trafić do kogoś, kto spór jest w stanie rozstrzygnąć, czyli do sądu. Natomiast, co to jest sprawa sporna? Sprawa sporna to nie jest sytuacja taka, że dzwonimy do dłużnika, On mówi: ja nie płacę i się rozłącza. To nie jest sprawa sporna. To jest po prostu sytuacja, gdzie dłużnik nie chce płacić. Sytuacja sporna, to jest taka, gdzie po 2 stronie mamy dłużnika, który w jakiś konstruktywny sposób kwestionuje daną fakturę. Na przykład mówi, że on wie, że faktura jest wystawiona, ale on reklamuje ten Towar i czeka na rozpatrzenie reklamacji i on do momentu rozpatrzenia reklamacji nie widzi możliwości zapłacenia za tą fakturę. Więc generalnie, jeżeli nasz, na przykład, klient nie uznaje tej reklamacji, No, to mamy klasyczny spór, który de facto trzeba skierować do sądu. To jest pierwsza taka sytuacja. Często w branży budowlanej na przykład, mamy naszych klientów, którzy mówią: no, mam fakturę na 100-200 000 niezapłaconą, ale żeby móc windykować fakturę, Wystawioną za roboty budowlane, potrzebujemy oprócz faktury także protokołu odbioru, czyli dokumentu, w którym dłużnik płatnik, inwestor, na którym dłużnik się podpisał i stwierdził, że roboty były dobrze wykonane. I wtedy mamy jasne potwierdzenie, że roboty zostały wykonane. Więc możemy windykować fakturę. Druga rzecz: to nie windykujemy faktur przedawnionych, co do zasady, bo teoretycznie możemy je windykować, ale, raczej ich nie windykujemy. Faktury przedawnione to są faktury, powiedzmy, upraszczając temat przedawnienia, bo to jest szerszy temat- starsze niż 2 lata, faktur starszych niż 2 lata. Raczej nie windykujemy. Co nie oznacza, że nie można ich windykować, bo prowadzimy takie projekty, że klient życzy sobie, żebyśmy spróbowali windykować faktury przedawnione, ale co do zasady ich nie windykujemy. Ale przedawnienie jest na tyle długie- bo to jest w praktyce 2 lata liczone do końca roku kalendarzowego, że naprawdę przez 2 lata. No, jest czas, żeby tą fakturę zlecić, Tak no… Wyobraźmy sobie prostą sytuację. Mam fakturę, która jest niezapłacona od pół roku. No to na co tutaj czekać, dzwonić n-ty raz do dłużnika i próbować się z nim dogadać? No, przecież miał pół roku na to, żeby zapłacić. I jeszcze chyba 3 rzecz, czyli to nawet nie chodzi o fakturę, co dłużnika. Jeżeli mamy dłużnika, który jest w stanie upadłości, restrukturyzacji i co się bardzo często… Jest to obecnie.. Zdarza, to z powodów formalnych, że tak powiem, nie za bardzo jest możliwość windykacji. Wtedy trzeba trochę inne kroki podjąć: wpisać się na taką listę, którą sporządza dłużnik, listę wierzytelności i firma, która jest w upadłości, jest ta upadłość nadzorowana przez syndyka, i syndyk, mając listę wszystkich zobowiązań danej firmy, musi je w odpowiedniej kolejności spłacać. Firma windykacyjna wtedy nie pomoże. No i 4 sytuacja to nie windykujemy polubownie spraw, które są w sądzie albo które były w sądzie, albo są po bezskutecznej egzekucji komorniczej. Bo my często dzwonimy do naszych klientów i mówimy, pytamy, czy mają dłużników, i ktoś mówi: no, tak, tak, mam dłużnika. Sprawa była w sądzie, Komornik już tam nie dał Rady, może wy pomożecie? No, nie. Nie pomożemy. Jeżeli Komornik nie odzyskał pieniędzy, to my polubownie tym bardziej, raczej nie pomożemy. Tutaj, bym, raczej sugerował, żeby tego dłużnika wpisać do Krajowego Rejestru długów i żeby on tam był po prostu jako dłużnik. Polubownie raczej nie zadziałamy. Raczej trzeba myśleć, że najlepsze sprawy do windykacji to są takie pół roku po terminie płatności. Nie mówię jeden dzień czy tydzień, czy 2, ale taka powiedzmy miesiąc, dwa po terminie, to jest idealna faktura nadająca się do windykacji.

– Natomiast cały czas mówimy o takich wydarzeniach. Post factum, to znaczy, wystawiłem fakturę, Usługa się udała, ktoś nie zapłacił. A czy my możemy się jakoś zabezpieczyć, Już zawczasu, taka profilaktyka, żeby…
– Lepiej zapobiegać niż leczyć.

– Tak, No, tak by było najlepiej. Czy jest jakiś straszak, jakiś system ostrzegania, tak, żeby ten właśnie kontrahent, który z nami wchodzi w negocjacje, w umowę, już potem we współpracę, żeby on wiedział, że jeśli on nie zapłaci, to będzie miał do czynienia z windykacją?
– Tak, bo tak generalnie są to są takie narzędzia, takie metody, które mają doprowadzić do sytuacji, że w mojej firmie nie będę w ogóle potrzebował windykacji. Oczywiście nie ma stuprocentowych metod zabezpieczenia się przed wejściem we współpracy z jakimś kontrahentem, który mi nie zapłaci. Ale naprawdę jest dużo fajnych narzędzi na rynku, które pozwalają minimalizować ryzyko i jeżeli mnie konkretnie pytasz, jakie to są narzędzia, to chyba można wymienić tak z marszu 3 czy nawet 4, bo w zasadzie można można powiedzieć, że zabezpieczenie transakcji zaczyna się już w momencie, kiedy przedsiębiorcy ze sobą rozmawiają, Jeżeli oni na początku asertywnie ustalą zasady współpracy. Na zasadzie: Słuchaj, Kamil, nie wiem. Realizujesz na przykład dla mnie jakiś projekt multimedialny, albo odwrotnie. To jakby ty mówisz do mnie, bo bo to ja będę tobie płacił za ten projekt, i mi mówisz: Słuchaj, Kamil, zrobimy, zrobię najlepsze wideo, jakie jestem w stanie dla ciebie zrobić, ale w zamian oczekuję jednej rzeczy: że jeżeli dostaniesz termin płatności 14 dni, no, to ja oczekuję, że w ciągu tych 14 dni pieniądze trafią do mnie na konto. No, bo, to jest związane z utrzymaniem płynności mojej firmy. Na tym mi naprawdę zależy. To jest bardzo ważne. Często taka rozmowa w ogóle nie ma miejsca między przedsiębiorcami, Raczej ona wygląda tak: tak zrobimy, Wszystko będzie działać, dogadamy się, fakturkę wystaw, zapłacę ci, i tak dalej. A później przychodzi smutna rzeczywistość i trzeba dzwonić, przypominać się o te faktury. Więc pierwsza rzecz, to jest zdobycie się na asertywność. Asertywność, to jest nie sztuka mówięnia, nie, tylko tak naprawdę sztuka dbania o swój interes. A jaki, czy jest większy interes w firmie niż utrzymanie płynności finansowej, niż utrzymanie swojej firmy? No, nie, więc warto zdobyć się na to asertywność. Ponadto druga rzecz: mamy wiele ogólnodostępnych rejestrów, w których można sprawdzić, z jaką firmą mamy do czynienia. Mowa tutaj o firmach, o, o rejestrach takich naprawdę dostępnych dla każdego typu no, chociażby CEIDG czy KRS, gdzie można sprawdzić, czy w ogóle nasz kontrahent ma firmę aktywną. Jeśli firma naszego kontrahenta, to spółka, można sobie pobrać jego sprawozdanie finansowe, zobaczyć czy on jest na plusie czy znacznie na minusie, czy można na przykład wejść na stronę kaczmarski.pl, otworzyć giełdę wierzytelności, wpisać swojego kontrahenta, z którym robimy jakiś duży deal i sprawdzić, czy on nie jest windykowany przez firmę windykacyjną? Bo gdybym ja robił transakcje- nie wiem na 100 000 i widziałbym, że firma Windykacyjna windykuje mojego przyszłego kontrahenta na 50 000.. No, to, raczej bym się zastanawiał i bym drążył temat: co jest nie tak, że oni mają takie zobowiązanie? No, i mamy na przykład właśnie krajowy rejestr długów, którego w ogóle ideą jest to, żeby dzielić się między przedsiębiorcami, informacją o tym, czy ktoś jest rzetelny czy nie. Czyli wchodzę do Krajowego Rejestru Długów, wpisuje NIP i Pobieram sobie raport i widzę, czy ktoś jest tam dopisany jako dłużnik czy też nie. No, i ostatnia rzecz, to jest to, co nawet mają w swoim systemie klienci. No, to jest możliwość stawiania na na fakturach pieczątki prewencyjnej z logiem Kaczmarski Inkasso i z informacją, że: w zarządzaniu finansami w mojej firmie wspiera nas Kaczmarski Inkasso. Po prostu informacja o tym, żebyśmy płacili. Mamy też 2 wersję tej pieczątki, Taką bardziej wprost: brak zapłaty w terminie może skutkować skierowaniem sprawy do firmy Kaczmarski Inkasso, i jeżeli te wszystkie rzeczy ze sobą połączymy i tak zadbamy o swoją płatność, to naprawdę w sposób znaczny minimalizujemy ryzyko wejścia we współpracę z kimś, kto później będzie naszym dłużnikiem po prostu i tyle. Więc to są 4 bardzo poważne narzędzia, z których polecam zdecydowanie korzystać, bo wielu naszych klientów na pytanie: „No a czy państwo sprawdziliście tego kontrahenta przed współpracą? No, nie, bo to taka transakcja się wydawała opłacalna. No, weszliśmy we współpracę, dobrze mu z oczu patrzyło. No, weszliśmy we współpracę. Tak. Czy podkreślaliście Państwo, że termin płatności to jest rzecz święta dla was, że po to ten termin jest 30 dniowy, żeby na spokojnie kontrahent mógł zapłacić? No, nie, nie, bo to się szybko odbyło w ogóle. No, jakby chcieliśmy po prostu jak najszybciej sfinalizować tą transakcję. Do takiej rozmowy nie doszło. Czy była pieczątka prewencyjna na fakturze? No nie, no…” I często klienci tego nie robią, a później po prostu mają problem, ale oczywiście, tak jak mówię, nie w 100% to pomoże, ale znacznie może zminimalizować ryzyko.

– No, często się zdarza, że niezapłacona faktura, więc, i często pewnie byłaby potrzeba na… Zwindykować, potrzeba windykacji, Ale czy to jest rozwiązanie, z którego można korzystać. Często pod względem oczywiście chodzi mi finansowym? To znaczy, jak to się rozkłada, płatność za windykację, czy faktycznie jest to dla każdego, czy trzeba mieć już jakiś kapitał, żeby starać się odzyskać swój, swoje pieniądze. Płaci się cyklicznie, abonamentowo? Jakie są praktyki?
– Zasadniczo: płaci się za sukces. To jest chyba najkrótsza odpowiedź. Czyli przynajmniej w przypadku Kaczmarski jest tak, że zlecenie sprawy do windykacji nie wiąże się z żadnymi kosztami. My po prostu z klientami umawiamy się na prowizję, która jest jakimś tam procentem kwoty odzyskanej, na przykład 10%, Tak po prostu. Czyli ktoś nam zleca sprawę na 10 000 zł my przystępujemy do tych działań windykacyjnych, zaczynamy, zaczynamy negocjować z dłużnikiem. Dochodzi do spłaty zobowiązania i wtedy, po tym, jak nasz klient już ma te 10 000 zł na koncie, my wystawiamy fakturę vat za usługę windykacji w wysokości 10% kwoty odzyskanej, czyli w naszym przykładzie na 1000 zł netto. Tam jest 23% VAT, ale można tą fakturę, rzecz jasna, wrzucić sobie w koszty. To jest pierwsza rzecz. 2 rzecz: od 2013 roku w Polsce obowiązują przepisy ustawy, obecnie ta ustawa się nazywa ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, i ona pozwala wierzycielowi odzyskać od dłużnika poniesione koszty windykacji, czyli w naszym przypadku w praktyce ta ustawa pozwala naszemu klientowi odzyskać od dłużnika te zapłaconą nam prowizję, czyli z naszego przykładu te 1000 zł. I ten proces odzyskiwania prowizji od dłużnika jest całkowicie bezpłatnie realizowany przez nas dla klienta. Czyli jeżeli odzyskujemy te 10 000, wystawiamy fakturę na 1000 zł, Nasz klient płaci nam tą fakturę 1000 zł później. Wysyła się do dłużnika notę obciążeniową na równowartość tego 1000 zł. Jeżeli dłużnik sam nie zwróci tego 1000 zł prowizji, to my zaczynamy windykację całkowicie bezpłatną już samej tej prowizji. Jeżeli dłużnik polubownie nie chce się z nami dogadać, nie przekonują go te argumenty, że prawo tak stanowi, że musi pan te koszty windykacji zwrócić, To kierujemy – Uwaga, bardzo ważna rzecz- na nasz koszt sprawę do sądu. Więc my do samego końca pomagamy naszemu klientowi odzyskać od dłużnika tą prowizję, którą nam zapłacił. Więc co do zasady: Windykacja dla naszego klienta może być bezpłatna de facto, czyli te koszty windykacji płaci tak naprawdę dłużnik. Coś jak w sądzie płaci strona, która przegrała, po prostu najczęściej dłużnik. Więc to jest bardzo fair, bo czemu nasz klient, który nie zawinił, ma płacić za błędy dłużnika, że tak ładnie ładnie powiem.

– O skutecznym odzyskiwaniu pieniędzy – firmowych pieniędzy- Rozmawiałem z Kamilem Łyżwą. Bardzo dziękuję za rozmowę.
– Ja również dziękuję. Bardzo było mi miło. No, i zapraszam do korzystania z usług Apfino i słuchania Podcastu. To naprawdę ciekawych rzeczy można się tutaj dowiedzieć.

– Bardzo dziękuję za te miłe słowa. Mam nadzieję, że i ty słuchaczu się pod nimi podpiszesz. No, to jest taka rekomendacja, że teraz warto sprawdzić również inne rozmowy na kanale Przyspiesz Biznes, a tych już mamy sporo i nie, tylko w windykacji, ale o różnych kwestiach frapujących czy też zastanawiających w prowadzeniu biznesu już rozmawialiśmy. Serdecznie cię do tego zachęcam, a jeśli i chcesz, jeśli możesz, zostaw łapkę w górę, Skomentuj nasz odcinek. Powiedz nam, co myślisz o windykacji. Oczywiście, mam nadzieję, że subskrybujesz nasz kanał i możemy być w kontakcie każdego tygodnia. A żeby tak było, No, to oczywiście śledź nasze poczynania na wszystkich platformach streamingowych, na youtubie oraz na stronie internetowej. Teraz zostawiam Cię drogi słuchaczu z tymi materiałami do sprawdzenia. Do zobaczenia i do usłyszenia.