Jak zatwierdzać dokumenty biznesowe w sieci?

Kamil Nowak: Internet pozwala prowadzić biznes niemal z każdego miejsca na świecie. Jeśli dobrze poznasz działające na rynku narzędzia, to nawet sprawy urzędowe czy umowy z nowymi kontrahentami, będziesz mógł podpisywać zdalnie. Jak podpisywać dokumenty online, No, i jakiego rodzaju podpisy elektroniczne funkcjonują na rynku. Właśnie o tym będziemy rozmawiali.

O sposobach na wirtualne podpisywanie dokumentów będziemy dzisiaj rozmawiali z panią dyrektor Elżbietą Włodarczyk. Dzień dobry.

Elżbieta Włodarczyk: Dzień dobry.

KN:  … Która w Krajowej Izbie Rozliczeniowej, w KIRze, odpowiada za obszar podpisu elektronicznego i usług zaufania. No, i właśnie to nas dzisiaj będzie zajmowało. Zacznijmy od tego, po co nam w ogóle potrzebne są podpisy elektroniczne? Jak mogą one usprawnić działanie naszej firmy?

EW: W przypadku dokumentów papierowych, podpisywaliśmy je własnoręcznie po to, żeby potwierdzić swoje oświadczenie woli. Przenosząc całą komunikację i całą nasze prowadzenie biznesu do świata elektronicznego również potrzebujemy zapewnić to, żeby nasze dokumenty były autoryzowane, żeby każdy, kto odbiera nasz dokument, miał pewność, kto jest jego autorem. I po to jest właśnie podpis elektroniczny. Można powiedzieć, że jest to taka trochę cyfrowa wersja podpisu Własnoręcznego, mimo że tak naprawdę. Daje nam on dużo więcej niż podpis, który składamy na papierze, i jest on dużo bardziej bezpieczny niż ten podpis własnoręczny.

– No, i to jest chyba też troszeczkę. Takie ułatwienie w biznesie. To zwiększa mobilność przedsiębiorcy. No, bo kiedyś musiałem, że tak powiem, chodzić w koło komina z moim biznesem. Teraz mogę coś zatwierdzić z drugiego końca świata.

– Zdecydowanie tak, więc przejście na formę elektroniczną zabezpieczoną podpisem elektronicznym, po pierwsze nam ułatwia bardzo prowadzenie biznesu. Rzeczywiście możemy go w tej chwili prowadzić z dowolnego miejsca w tak samo bezpieczny albo nawet bezpieczniejszy sposób niż poprzednio. A druga rzecz daje nam również, pozwala nam na znaczne przyspieszenie naszego biznesu. Kiedyś czekaliśmy na dokumenty, podpisując umowę, podpisywała, jedna strona, wysyłała do drugiej, Druga Strona podpisywała, odsyłała. Trwało to trochę czasu i dopiero wtedy mogliśmy uruchomić jakieś działania. W tej chwili podpisanie dokumentu elektronicznie zajmuje nam dosłownie kilka chwil. Więc tak, na dobrą sprawę, w ciągu kilku minut możemy mieć podpisaną, w prawnie wiążący sposób, przez obie strony umowę.

– No i szef w delegacji już nie jest wytłumaczeniem, że nie trzeba poczekać, aż wróci, żeby coś podpisał.

– Zdecydowanie tak. Uruchomiliśmy również wersję mobilną podpisu elektronicznego, czyli dzisiaj już nie potrzebujemy nawet fizycznego nośnika, jakim była karta i czytnik kart, do tego, żeby złożyć kwalifikowany podpis. Faktycznie w dowolnym miejscu na świecie jesteśmy w stanie podpisać elektronicznie, posiadając wyłącznie proste urządzenie z dostępem do internetu.

– A w sieci naprzemiennie spotykamy się z takimi pojęciami jak podpis elektroniczny, profil zaufany, podpis kwalifikowany. No, taki przedsiębiorca mógłby może się po pogubić w tych pojęciach. Gdybyśmy mogli tak encyklopedycznie przejrzeć, zrobić taki przegląd tych narzędzi i tych pojęć.

– Myślę, że generalnie różnica jest pomiędzy podpisem elektronicznym, kwalifikowanym, a profilem zaufanym. Profil zaufany został przygotowany jako narzędzia autoryzacji w obrębie administracji publicznej. Czyli ma do tego dostęp każdy obywatel, korzysta z tego w swoim imieniu i autoryzuje dokumenty, które przesyła do administracji publicznej profilu zaufanego. Więc nie użyjemy poza administracją w takim codziennym biznesie. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest przypisany do konkretnej osoby, która oczywiście może występować w kontekście organizacji, którą reprezentuje, i tym podpisem elektronicznym, kwalifikowanym może podpisać każdy dokument, który będzie honorowany zarówno w administracji, jak i w biznesie. Co ważne, ponieważ to pojęcie kwalifikowane wynika z rozporządzenia Unijnego eIDAS dotyczącego usług zaufania, które właśnie prowadziło pojęcie kwalifikowanego podpisu. Nasz dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem, będzie honorowany w całej Unii Europejskiej. Podobnie w drugą stronę: Jeżeli przyjmujemy dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem złożonym przez obywatela Unii Europejskiej, Polski przedsiębiorca również powinien go przyjąć. Ale może jeszcze Wyjaśnijmy, co to jest tak na dobrą sprawę, Ten kwalifikowany podpis elektroniczny. Wspomniałam na początku o tym, że jest to taka… Podpis elektroniczny jest takim naszym odwzorowaniem podpisu Własnoręcznego. Pod spodem jest to jednak dużo bardziej skomplikowana kwestia, a mianowicie składamy podpis elektroniczny, generowane są pewne dane elektroniczne, natomiast po drugiej stronie, odbiorca chce zweryfikować tożsamość osoby, która ten podpis elektroniczny złożyła. Do tej weryfikacji służą nam kwalifikowane certyfikaty, Czyli mamy narzędzie, przy pomocy którego składamy podpisy elektroniczne, natomiast weryfikujemy ten podpis w oparciu o certyfikat. Certyfikat jest elektronicznym plikiem, który zawiera nasze dane i zawiera dane, które pozwalają nam ten sam podpis elektroniczny weryfikować. Wydawcą takiego certyfikatu, jeżeli chodzi o kwalifikowane usługi, jest tak zwany kwalifikowany podmiot świadczący usługi zaufania. Ten przymiotnik kwalifikowany oznacza po pierwsze to, że ktoś, kto wydał taki certyfikat, ma do tego odpowiednie uprawnienia. Najczęściej jest to podmiot. Jest to podmiot, który jest wpisany na listę uprawnionych podmiotów prowadzoną przez Komisję Europejską, Czyli wiemy, kto taki certyfikat wydał. Co więcej, wiemy, że ten podmiot, który wydawał certyfikat, musiał przeprowadzić odpowiednią ścieżkę sprawdzenia tożsamości osoby, dla której ten certyfikat był wydany. Dzięki temu odbiorca takiego certyfikatu, ktoś kto weryfikuje dokument, jeżeli widzi, że certyfikat jest kwalifikowany, ma pewność, że tożsamość osoby, która w tym certyfikacie jest umieszczona, została zweryfikowana i że za tym certyfikatem stoi faktycznie osoba, której dane w tym certyfikacie są umieszczone. Rozporządzenie eIDAS dało dodatkową moc prawną takiego certyfikatu, takiego podpisu, czyli kwalifikowany podpis elektroniczny weryfikowany przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu, jest równoważne z mocy prawa podpisowi własnoręcznemu. Dzięki temu właśnie możemy dokumenty papierowe zastąpić dokumentami elektronicznymi, zachowując przy nich taką samą moc prawną.

– Już z jednym rozwiązaniem wiemy, że powiedziała pani, że do takiego podpisu kwalifikowanego. Elektronicznego, wystarczy czasem, tylko na przykład smartfon do potwierdzenia. Ale już faktycznie odeszliśmy… Czy w ogóle był taki moment, Gdzie to robiło się jakoś inaczej, Gdzie ten podpis elektroniczny, jednak na przykład związany był z jakimś tabletem i z podpisem takim no elektronicznym, ale jednak… Na nośniku cyfrowym, ale, jednak podpis był nasz analogowy albo jakiś tokeny, Czy tak funkcjonowało to do niedawna?

– Podpis, który jest takim odwzorowaniem, czystym odwzorowaniem graficznym naszego podpisu, jest pewną formą autoryzacji, ale tak na dobrą sprawę z takim podpisem elektronicznym ma niewiele wspólnego. Podpis elektroniczny są to dane w postaci elektronicznej, które, powiązane wraz z innymi danymi, służą do identyfikacji osoby i pozwalają nam zweryfikować, czy dokument nie został zmieniony. Tak, więc taki no znacznik podpisu, który zostawiamy gdzieś tam właśnie na tablecie, no, jest pewną formą jakiegoś potwierdzenia, aczkolwiek specjalnie mocy prawnej, ani takiego uwiarygodnienia on nie ma. Podpis elektroniczny generalnie w Unii Europejskiej funkcjonuje od czasu, kiedy została wprowadzona dyrektywa Unii Europejskiej o podpisie elektronicznym. Ta dyrektywa powstała w 1999 roku. Polska, wtedy jeszcze wchodząc do Unii Europejskiej, za implementowała tą dyrektywę w formie ustawy o podpisie elektronicznym. Ten podpis elektroniczny właściwie z punktu widzenia prawnego nie różni się niczym od tego podpisu, który mamy dzisiaj bazującego na rozporządzeniu unijnym eIDAS. Zmieniła się tylko pod spodem, No, można powiedzieć trochę technologia, dlatego, że wcześniej ten kwalifikowany podpis był składany przy pomocy fizycznego nośnika, który posiadał Użytkownik. Czyli dane do składania podpisu elektronicznego były zapisane na karcie kryptograficznej, karcie, która wielkością przypomina kartę bankomatową, i Użytkownik musiał posiadać taką fizyczną kartę. Żeby złożyć podpis elektroniczny. Rozporządzenie eIDAS dopuściło pewne rozwiązania techniczne, które właśnie pozwalają na to, że Użytkownik składa kwalifikowany podpis, natomiast fizycznie nie musi posiadać tej karty. Można powiedzieć, że taka wirtualna karta jest przechowywana w bezpieczny sposób przez kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. To on tymi danymi zarządza i daje użytkownikowi dostęp do swoich danych po to, żeby mógł właśnie z dowolnego miejsca składać kwalifikowany podpis. Czyli dane są w bezpiecznym miejscu. Zajmujemy się przechowywaniem takich danych. Dbamy o to, żeby, tylko i wyłącznie Użytkownik miał do nich dostęp i nikt inny nie mógł z nim w jego imieniu ich użyć do złożenia podpisu. Natomiast Użytkownik zdalnie autoryzuje się do swoich danych po to, żeby złożyć podpis elektroniczny.

– On to robi poprzez aplikację? Czy jest właśnie jakaś taka wirtualna Karta w takim wirtualnym wallecie, portfelu? Jak To wygląda?

– W przypadku naszego rozwiązania, Użytkownik może wejść na naszą stronę. mszafir.pl Wybrać sobie certyfikat kwalifikowany, może wybrać sobie certyfikat jednorazowy, który wygeneruje w pełni online i użyje do podpisania jednego pliku pdf, bądź też certyfikat z długim terminem ważności. Ważny jeden rok albo 2 lata- który będzie używał wielokrotnie do podpisania dokumentu. W przypadku certyfikatu jednorazowego, Użytkownik autoryzuje się zdalnie. Z wykorzystaniem bankowości elektronicznej, czyli to bank, potwierdza tożsamość tego użytkownika. Na podstawie danych przekazanych przez Bank, czyli imienia i nazwiska i pesela, Generujemy certyfikat i Użytkownik, logując się jeszcze przy okazji przy użyciu bankowości elektronicznej, może złożyć podpis pod plikiem. Cała procedura jest bardzo prosta, intuicyjna i przyjazna dla użytkownika. Użytkownik nie musi instalować żadnego dodatkowego narzędzia, żadnej dodatkowej aplikacji. Wystarczy urządzenie z dostępem do Internetu i dowolna przeglądarka internetowa. Użytkownik do autoryzacji, tak jak wspomniałam, wykorzystuje bankowość elektroniczną, czyli dostarczone przez bank narzędzia do autoryzacji, które zna, które rozumie, umie korzystać. W przypadku certyfikatów z długim terminem ważności również istotnym elementem jest właśnie samo potwierdzenie tożsamości przed wydaniem certyfikatu. Tutaj, przy tych certyfikatach długoterminowych, Użytkownik może potwierdzić swoją tożsamość również z bankowością elektroniczną, ale też może udać się do jednej z naszych 12 placówek, Potwierdzić swoją tożsamość w sposób analogowy, okazując dowód osobisty bądź paszport. Generujemy dla niego certyfikat i Użytkownik za każdym razem, kiedy będzie chciał się dostać do swojej pary kluczy. Wykorzystuje aplikację mobilną, która generuje kody dostępowe, czyli w tym przypadku, musi mieć zainstalowaną na swoim telefonie aplikację mobilną mszafir. Ta aplikacja jest dostępna na platformę iOS i Android. Po aktywacji takiej aplikacji generuje ona kody, dzięki którym Użytkownik dostaje się do swoich, do swoich danych do składania podpisu i może składać podpis również z dowolnego miejsca na ziemi, korzystając, tylko z przeglądarki internetowej.

– Wspominaliśmy o ePUAPie, o tym profilu zaufanym. Wiemy, że to jest. No, to jest przeznaczenie dla administracji, dla załatwiania spraw z samorządem, spraw państwowych. Natomiast- i wiemy, że jest to to dla każdego, jest to bezpłatne – natomiast, jak kształtuje się sprawa właśnie z zakupem podpisu elektronicznego, czy to się wykupuje… No, już teraz wiemy, że można i jednorazowo, i w formie takiej dłuższej, abonamentowej, dobrze, to rozumiem? Jak to się kształtuje, czy to jest rozwiązanie dla każdego?

– Myślę, że po tym, jak dodaliśmy do naszej oferty certyfikaty jednorazowe, jest to rzeczywiście już rozwiązanie dla każdego, i widzimy, że również osoby fizyczne. W życiu prywatnym z tego korzystają. Tutaj należy pamiętać o tym, że nadal funkcjonuje rozwiązanie do podpisu kwalifikowanego z wykorzystaniem Karty i czytnika. Wspominam o tym dlatego, że wielu użytkowników woli taką formę składania podpisu, Czyli nie mówimy, że jest tylko i wyłącznie forma Mobilna, ale dajemy użytkownikom możliwość wykorzystania złożenia podpisu przy użyciu karty i czytnika, Jeżeli takie rozwiązanie ich satysfakcjonuje albo mogą korzystać z podpisów mobilnych. I teraz ceny w przypadku certyfikatów na Karcie kształtują się od 200 do 300 zł, w zależności od okresu ważności, rodzaju czytnika, jak i Użytkownik chce mieć w swoim zestawie. W przypadku certyfikatów mobilnych, certyfikat jednorazowy to cena: 15 zł netto za podpis jednego dokumentu. W przypadku certyfikatów długoterminowych, cena kształtuje się również od 200, kilkudziesięciu do 300 zł, w zależności od okresu ważności i od tego, jak często Użytkownik chce korzystać z podpisu elektronicznego, więc może Użytkownik tutaj samodzielnie wybrać, jaki certyfikat jest mu najbardziej potrzebny widzimy też, że wcześniej właśnie ta cena, Ta kwestia kosztów była barierą dla niektórych sytuacji, kiedy Użytkownik nie wiedział, jak często będzie korzystał z podpisu elektronicznego, mimo Wszystko wolał podpisać jeden dokument niż inwestować 200 zł za certyfikat. W momencie, kiedy dodaliśmy certyfikaty jednorazowe, widzimy, że bardzo wielu użytkowników korzysta z nich po prostu jednorazowo, okazjonalnie. Na zasadzie: mam dokument do podpisania, to akurat teraz z tego skorzystam i i podpisze. Tak, więc ta grupa użytkowników dzięki temu znacznie nam się poszerzyła, ale też myślę, że jest to naprawdę bardzo duże ułatwienie dla wielu korzystających. Z tym produktem wystartowaliśmy na początku 2020 roku. Zbiegło się to z momentem, kiedy wybuchła pandemia i widzieliśmy, że tutaj bardzo wiele, wielu użytkowników skorzystało z tego rozwiązania. No, będąc, jednak w jakimś ograniczonym zakresie mobilności, mieli możliwość tutaj dalej zachowania właśnie swojego biznesu i korzystania z tego rozwiązania.

– To pandemia akurat w tym ujęciu, że tak powiem, to była takim katalizatorem, Pewnie też takich przemian, że przedsiębiorcy spojrzeli na takie cyfrowe rozwiązania.

– Tak zdecydowanie okazało się wtedy, że bardzo wiele rzeczy niemożliwych do przeniesienia na formę elektroniczną nagle musiało być przeniesione. Tak, i tu widzimy rzeczywiście, że na przestrzeni 2 czy właściwie już za chwileczkę 3 lat zmieniła się bardzo perspektywa przedsiębiorców, ale też, myślę, osób fizycznych. Przestały się bać załatwiania pewnych spraw elektronicznie. Przedsiębiorcy również zmienili swoje nawyki, przenoszą Wszystko do Internetu. Chcą załatwić sprawę szybciej, prościej, i też mam wrażenie, że przekonali się co do tego, że na końcu jest to mimo Wszystko tańsze rozwiązanie dla nich, niż utrzymywanie rozwiązań papierowych. Też na przestrzeni ostatnich 2 lat widzimy, że powstało bardzo wiele rozwiązań dla przedsiębiorców usprawniających właśnie prowadzenie biznesu i wykorzystujące bardzo szeroko podpis elektroniczny. Chociażby możliwość załatwienia założenia właśnie działalności gospodarczej z wykorzystaniem podpisu jednorazowego, podpisywania różnych umów na platformach w formie elektronicznej, również przy użyciu certyfikatów jednorazowych. No pokonuje taką pewną barierę. Myślę i kosztów, i obawy, że jest to trudne i i skomplikowane. Ten proces generowania certyfikatów jednorazowych widzimy po opiniach naszych klientów. Jest naprawdę bardzo prosty i nawet dla użytkowników, którzy nie mieli wcześniej do czynienia z podpisem elektronicznym, na końcu okazuje się: wow, Jakie to łatwe, proste i, co więcej, czytelne, bo na końcu otrzymujemy dokument, który ma w środku umieszczony znacznik podpisu. W związku z tym, dla tych przywiązanych do takiej tradycyjnej formy podpisu, widzą oni również nawet na wydrukowanym dokumencie, że ten podpis na wersji elektronicznej musiał być umieszczony.

– Podpisywanie umów i dokumentów. Nie ma już przed nami chyba tajemnic. Bardzo dziękuję za rozmowę.

– Dziękuję bardzo.

– Elżbieta Włodarczyk była moim i twoim gościem w dzisiejszej rozmowie w podcaście Przyspiesz Biznes. Tobie również dziękuję Słuchaczu za wysłuchanie tej rozmowy do końca. Jeśli interesujecie wiedzę taka jak ta, która pozwala rozwiązywać codzienne problemy Polskich przedsiębiorców, to oczywiście zachęcam Cię do sprawdzenia, wysłuchania, zobaczenia innych rozmów na kanale Przyspiesz Biznes. A teraz bądźmy w kontakcie, pozostańmy oczywiście do kolejnego odcinka razem. Jesteśmy co tydzień, co czwartek dostępni z nową odsłoną. Jeśli ten odcinek ci się podobał, to oczywiście można dać łapkę w górę, udostępnić, skomentować, no i subskrybować, żeby być na bieżąco. Do zobaczenia i do usłyszenia.