Jak wybrać najlepsze biuro rachunkowe?

Kamil Nowak: Czy zastanawiałeś się, z jakimi pytaniami inni przedsiębiorcy przychodzą do swoich biur rachunkowych? A może kiełkuje w tobie myśl, że twoje biuro nie do końca zabezpiecza wszelkie interesy Twojej firmy? Posłuchaj tego odcinka, a dowiesz się, jak powinna wyglądać współpraca na linii: właściciel firmy-księgowa. I czy można poprosić biuro rachunkowe o to, żeby zrobiło tak, żeby było dobrze i więcej się tym tematem nie interesować, a dobrze faktycznie będzie? Właśnie o tym będziemy rozmawiali.

KN: Widzowie pewnie już zauważyli, ale dla słuchaczy informacja: dzisiaj nie w naszym studio, a wyjazdowo pojechaliśmy rozmawiać o biurach rachunkowych z Kasią Chojnacką, która właśnie prowadzi taki biznes i jest członkinią Krajowej Izby Biur Rachunkowych. Cześć Kasiu.

Katarzyna Chojnacka: Cześć, Witam serdecznie i dziękuję za zaproszenie.

KN: Dziękujemy, że do tej rozmowy oczywiście doszło. Nadajmy tej naszej rozmowie na początku takie ramy: Co to znaczy dobrze prowadzić księgowość dla firmy?

KC: Dla mnie, dobrze prowadzić księgowość dla firmy to przede wszystkim wzbudzić zaufanie w kliencie. Klient musi poczuć, że trafił w dobre ręce, że ma do czynienia z księgową, która ma duży poziom wiedzy, szkoli się cały czas i zawsze też służy pomocą w biznesie dla klienta.

KN: Czyli z jednej strony jest zaufanie, z drugiej strony jest oczywiście ta kompetencja, kompetencje, by mieć pewność, że ten biznes jest zabezpieczony. Jak to sprawdzać, Jak mieć pewność, że ten biznes jest pod kątem prawnym i i fiskalnym zabezpieczony stuprocentowo?

– Ja na początku, nawiązując współpracę z klientem czy to z nowym przedsiębiorcą, któremu pomagam założyć firmę, czy też z osobą, która na przykład przychodzi z innego biura do mojego i tak taka rozmowa jest wprowadzeniem do tego, żebym ja miała szansę to zaufanie początkowo chociażby wzbudzić, pokazać częściowo poziom swojej wiedzy. Przede wszystkim również poinformować o tym, że moja firma posiada ubezpieczenie, które jest obowiązkowe w przypadku biur rachunkowych, ale też również posiadam pakiet dodatkowych ubezpieczeń, żeby z każdej strony w razie różnych sytuacji po prostu być zabezpieczoną i klient też o tym wie. Więc pod tym kątem może czuć się spokojny. No, i podczas księgowania w danym miesiącu, jeżeli klient ma taką potrzebę, to ja zawsze służę pomocą. Możemy omówić dokumenty, żeby też klient wiedział, że rzeczywiście moja wiedza jest na odpowiednim poziomie, ale też, żeby on miał jakąś wiedzę, nie, tylko po prostu przekazuje dokumenty, ale też wie, co się dzieje.

KN: Czyli po pierwsze, te działanie są przejrzyste, transparentne, zawsze jest do nich wgląd, jeśli, tylko przedsiębiorca ma na to ochotę.

– Tak. Oczywiście zawsze udostępniam wszelką dokumentację. Mogę nawet tworzyć dodatkowe raporty na potrzebę, bo czasami też klient potrzebuje, czy do banku czy do jakiejś innej instytucji przekazać dokumenty. Więc jak najbardziej one są zawsze do wglądu.

Biuro PituCitu Kasi Chojnackiej, tak jak i wiele innych dobrych biur rachunkowych znajdziesz w społeczności biur rachunkowych pod adresem iksięgowość24.pl. Możesz tam wyszukiwać biura rachunkowe pod kątem lokalizacji, a także zareklamować się, jeśli właśnie takie biuro prowadzisz.

KN: Oczywiście bardzo dużą wartością jest też członkostwo w specjalistycznych, branżowych organizacjach. Taką organizacją jest, rozumiem, Krajowa Izba Biur Rachunkowych? To również legitymizuje…

– Tak, oczywiście Też stawia, wydaje mi się, moje biuro w dobrym świetle, że, jednak dążę do tego, żeby przede wszystkim szkolić się, bo to ta instytucja też, to Stowarzyszenie, do którego należę, daje taką możliwość. No, i właśnie wizerunkowo to dobrze wygląda i też, co podkreślam dodatkowo, wzbudza zaufanie w klientach.

KN: Wiemy, że biuro rachunkowe, to nie tylko faktury, to nie, tylko podatki, to również chociażby karty urlopowe, Ewidencja tych urlopów, czyli ten zakres jest dosyć szeroki. Z czym, zatem nie można, tak kategorycznie, nie można przyjść do biura rachunkowego? Czy mogłabyś nam scharakteryzować: jakich zadań biura rachunkowe się nie podejmuje?

– To też bardzo zależy od tego, jak z jakim biurem do czynienia mamy, bo są pewne biura, które mają dodatkowo różne formy świadczenia usług. Ja mogę powiedzieć, jak jest w moim biurze: głównie zajmujemy się księgowością. Odnośnie ewidencji urlopów to tutaj idziemy w stronę kadr i płac, moje biuro zajmuje się tym, ale jakby w ramach klientów, którzy już w moim biurze są więc film nie świadczy dodatkowo takich usług. Więc tutaj akurat w moim biurze tego nie ma. Nie ma również doradztwa podatkowego, ale to stricte w księgowości.

KN: No właśnie, o to też chciałem zapytać. O Doradztwo podatkowe. No, bo księgowa która no ileś lat już pracuję, Zna te systemy podatkowe, wie co jest lepsze, Niejednokrotnie, dla przedsiębiorców. Czy ona może wskazać przedsiębiorcy, co jest dla niego dobre?

– Niestety nie może. Zgadzam się z tobą, i bardzo fajnie, że to powiedziałeś, że księgowa doskonale wie o tym, bo, przecież księguję dokumenty. Ma do czynienia ze zmianą przepisów które na bieżąco się śledzi. Również szkolenia, w których bierze udział. Niestety w Polsce mamy tak skonstruowane prawo, że jako księgowa nie może prawnie doradzić klientowi. Może na przykład powiedzieć- i ja to robię- że, drogi Kliencie, masz do wyboru na przykład 3 formy opodatkowania, ale decyzja należy do ciebie. Ja mogę opowiedzieć o tym, czym one się charakteryzują, ale dokładnie doradzenie, to już właśnie jest działka doradcy, doradcy podatkowego, i bardzo przed tym przestrzegam, ponieważ są dość wysokie kary w Polsce za doradzanie, więc księgowa-księguję doradca-doradza.

KN: Jak to sobie biura rachunkowe ustawiają? To jest jakaś współpraca potem z jakimiś doradcami? Czy w ramach biura rachunkowego jest specjalnie etat doradcy podatkowego? Jak to jest rozwiązane?

– Myślę, że bardzo elastycznie każdy biura do tego podchodzi. Ja na swoim przykładzie mogę powiedzieć: tak, że mam takiego specjalistę we współpracy i po prostu do niego kieruję, bo wiem, że mogę mu zaufać. Nie raz pomógł nie jednemu mojemu klientowi FI, więc ja po prostu bezpośrednio do niego. Odsyłam i podczas każdej konsultacji, jaką odbywam z klientami, bardzo często po prostu jak zdarta płyta powtarzam, że nie mogę doradzić. Jeśli klient rzeczywiście ma jest w takim miejscu, że potrzebuję tej porady, to zawsze o tym informuję, że zapraszam, bo lepiej wcześniej zabezpieczyć się, jak się przygotować, No, niż potem po prostu wychodzić z różnych kłopotów.

KN: Oczywiście. Wskazałaś też wcześniej już przy temacie tych urlopów, ewidencji, kart urlopowych i tak dalej. Te biura rachunkowe nie spełniają często, nie oferują takich usług osobno, ale w ramach jakby pakietu?

– Tak, tak dokładnie. Bo doskonale wiemy- i pewnie gdzieś to się dookoła słyszy w telewizji czy w radio- że przepisy zmieniają się bardzo szybko, szczególnie teraz, ostatnio przy wprowadzeniu nowego ładu. Żeby śledzić wszystko, zarówno księgowość, jakiej kadry i płace, to naprawdę trzeba chyba non stop siedzieć w tych przepisach i to czytać. Więc ja też nie jestem osobą, która po prostu Wszystko łapie, tylko się da, tylko chce się specjalizować przede wszystkim w księgowości, ale też w różnych usługach, bo nie każda usługa niestety znajdzie u mnie miejsce w biurze, bo po prostu chce się skupić na czymś, w czym będę dobra zarówno ja jak i moje pracowniczki. A kadry i płace, to jest zupełnie osobna działka, którą zajmują się przede wszystkim kadrowe, i pewnie biura mają na etat zatrudnioną taką osobę. Ja na tym etapie jeszcze tego nie mam, po prostu dlatego, że moje biuro jest w początkowej fazie rozwoju. Pewnie w przyszłości tak będzie.

KN: Tak zapytałem o to, bo zmierzam do do momentu, w którym możemy zapytać o pakiety usług, o ceny tych usług. No, bo jak rozumiem właśnie osobno, Być może takiej usługi nie ma, ale w jakimś pakiecie korzystania, współpracy z Biurem Rachunkowym również różne usługi się mogą znaleźć. Jak wygląda kwestia współpracy pod kątem po prostu pieniężnym, wynagrodzenia. Ile kosztuje taka podstawowa opieka, czy też właśnie, współpraca z biurem rachunkowym, a do jakich kwot to może nawet dosięgnąć, dojść?

– Cena zależy głównie od tego, jak, z jaką firmą do czynienia, czyli rodzaj prowadzonej działalności przez klienta, który się do mojego biura zgłasza i ilość dokumentów, jakie jakie dana firma generuje, ale też czy zatrudnia pracowników właśnie odnosząc się dalej do kadr i płac. Pakiety u mnie zaczynają się od 200 zł netto. W tej współpracy mamy prawie wszystko: do 10 dokumentów miesięcznie mamy pełną obsługę w generowaniu dokumentów, czyli prowadzeniu odpowiednich dokumentacji, jak książka przychodów i rozchodów czy ewidencja ryczałtowa. W zależności od tego, na jakiej formie jest klient. Dodatkowo zależy też cena od tego, czy klient jest płatnikiem VAT czy nim nie jest. Dlaczego? Dlatego, że to też wiąże się z dodatkowymi deklaracjami do urzędu skarbowego czyli po prostu, tutaj wyceniamy wiedzę i czas. To jest przede wszystkim najważniejsze. Ja na swojej stronie internetowej mam, wydaje mi się, dość przejrzysty cennik w tym pakiecie i z jakim startujemy: do 10 dokumentów i tych podstawowych usług dochodzą dodatkowe rzeczy, czyli im więcej dokumentów, czyli im więcej tak naprawdę czasu spędzi się przy tych dokumentach to są one odpowiednio wyceniane, a dodatkowo usługi takie, które dość rzadko występują, czyli jakaś jakieś przerejestrowanie w ZUSie, czy też na przykład, jak sie klient spóźnia bardzo z dokumentami. Chociaż ja staram się być bardzo wyrozumiała, bo wiem, jak trudno prowadzić w Polsce biznes i zawsze jestem w stanie się dogadać. Więc, raczej tych opłat dodatkowych jest rzadko. Ale ja mówię za swoje biuro, bo wiem, że bardzo różnie inne biura Wyceniają też swoje usługi.

KN: A najtrudniejsze zlecenie, taka sytuacja, która akurat u ciebie, w twoim biurze wystąpiła, to, jakie to było wyzwanie?

– Dla mnie największym wyzwaniem w prowadzeniu biura było pojawienie się nowego ładu. Nie miałam jeszcze takiej sytuacji. To biuro prowadze niecałe 2 lata, ale jeszcze nie miałam takiej sytuacji bezpośrednio z klientem, sytuację, której nie dałoby się rozwiązać, Czy sytuacja, która była dość mocno trudna, po prostu samo wprowadzenie nowego ładu. Przerażenie, Chaos, jaki to wywołało wśród klientów, wśród też mnie i moich pracowniczek. To myślę, że to było bardzo trudne i tak naprawdę przepisy dalej się zmieniają i ten nowy ład jest 2.0 i pewnie będzie 3.0, i trzeba to Wszystko śledzić, ale ja zawsze staram się, wracając do początku naszej rozmowy, to wzbudzenie zaufania i to, że klient zawsze może do mnie zadzwonić i powiedzieć: „Kasia, Słuchaj, przepisy się znowu zmieniły. Pomóż, bo nie wiem, nie rozumiem tego i tego”. Ja też staram się wysyłać odpowiednio wcześniej maila. Drogi kliencie, przygotuj się, bo na przykład od przyszłego roku każdy przedsiębiorca musi być Zarejestrowany w zusie, dokładnie mieć konto na US ZUS. Więc też staram się trochę wyprzedzać Pytania klientów.

KN: No właśnie, jakie te pytanie się pojawiają? Z jakimi najczęściej pytaniami klienci przychodzą, czy to są bardzo wyspecjalizowane, już pytania? Czy podstawowe z wiedzy o właśnie chociażby podatkach.

– Niestety… znaczy, mówię to jako księgowanie, doradca podatkowy. Bo niestety najczęstszym pytaniem, jaki się pojawia, to jest: Kasia, Doradź mi formę opodatkowania. A ja wtedy po prostu zawsze muszę odmówić, bo nie jestem doradcą, Nie planuję nim być i ta forma opodatkowania po prostu najczęściej się pojawia, i ja wtedy zawsze odpowiadam, że mogę opowiedzieć, jaki jest wybór, ale no, niestety nie mogę zasugerować. Konkretnie. Pytają też często ZUS: do tej pory, przed wprowadzeniem nowego ładu, było to łatwe do wyliczenia, bo po prostu ta kwota była ryczałtowa. Stała i łatwiej można było zaplanować w ogóle biznes. Teraz to jest Wszystko zależne jedno od drugiego i to też jest drugie chyba najczęściej pojawiające się pytanie, właśnie o ZUS.

KN: A tych pytań jest dużo? Czy też przedsiębiorcy, raczej wychodzą z założenia, że pozostawię fakturę, Niech biuro rachunkowe zrobi tak, żeby było dobrze, bo ja na to nie mam czasu.

– Bardzo dużo pytań jest na konsultacjach, które prowadzę, które są też takim wprowadzeniem dla osób, które do mnie dzwonią przed założeniem biznesu, i bardzo często też na przykład rozmowa zaczyna się tak, że: Słuchaj, Kasia. Bo ja przygotowałam sobie pytania, ale tak mi głupio, że ja nic nie wiem. A tak naprawdę w 99% okazuje się, że te osoby, które się zgłaszają, są rewelacyjnie przygotowane. Pytania są w bardzo konkretne i takie widać, że osoba po prostu się do tego przygotowywała, więc mnie to bardzo cieszy i mam nadzieję, że ta rozmowa, którą ja przeprowadzam z osobą, która planuje założyć Biznes jest taką właśnie takim wsparciem, że o super, to ja już Wszystko wiem, to ja startuję, i marzy mi się, żeby tak dalej było – No, nie ma głupich pytań. Zdarzają się czasem głupie odpowiedzi… – Nie ma. Ja nawet mam podczas zaczęcia współpracy z nowym klientem. Mam przygotowany taki mail powitalny w moim biurze i właśnie ostatnie zdanie jest takie: Pamiętaj, nie ma głupich pytań, Mój telefon jest zawsze dla ciebie. Więc to takie zachęcające, żeby się nie bali zadawać pytań, bo lepiej jest wcześniej zadać pytanie, żeby się przygotować, niż potem: Kasia, narozrabiałam, pomóż. Oczywiście ja pomogę, ale lepiej po prostu to wyprzedzić.

KN: No właśnie, ile w tym prawdy, że z księgową, z biurem rachunkowym, tak ogólnie to jest jak z adwokatem- Nic przed nim nie można zataić podejmując współpracę?

– Oczywiście, że tak! Proszę tego nie robić, dlatego, że to i tak wyjdzie, bo ja podaję do kontaktu do urzędu skarbowego mój telefon i mój mail, i ja wolę wcześniej wiedzieć jeżeli urząd skarbowy będzie dzwonił od klienta, żebym ja była na to przygotowana. Więc tu nic nie ukrywamy, ja jestem ostatnią osobą do oceniania, osoby, która nie wiem, pomyliła się, coś zataiła i tak dalej. To po prostu… tak! To jest świetne porównanie z tym adwokatem, więc można to tak nazwać.

KN: Czyli księgowe nie oceniają, księgowe są bardzo wyrozumiałe, to na pewno?

– Tak, ja taka jestem, i bardzo bym chciała, żeby inni też… Znaczy: mam nadzieję, że też tak jest po prostu wszędzie.

KN: A dlaczego powinno się utrzymywać taką, jaką otwartą relację opartą na zaufaniu, To znaczy, przed czym ta relacja i to zaufanie może nas uchronić? To są problemy z urzędem skarbowym, z jakimi jeszcze instytucjami? Jakiego typu to są problemy? Jeśli my czegoś nie powiemy naszej księgowej, a później okazuje się, że jest jakiś problem…

– Z Urzędem Skarbowym i ZUSem. To takie myślę 2 są najważniejsze kwestie, dlatego, że w ZUSie mogą na przykład narosnąć jakieś zadłużenia. Ja muszę wziąć pod uwagę, czy klient płaci Zus, bo muszę to zaksięgować, odpowiednio rozliczyć. Więc nawet jeżeli klient ma jakiś moment, gdzie nie stać go na zapłacenie ZUS, bo wiadomo teraz to mamy wysoką inflację, Mamy trudny czas gospodarczy, to ja muszę taką informację dostać. Bo na przykład zdarzyło mi się, że jedna moja klientka miała zablokowane konto w ZUSie z racji niepłacenia. No, i też jestem w stanie pomóc, powiedzieć, bo ja… Nie ma chyba takiej rzeczy, przez którą jeszcze nie przeszłam. Nie było takiego problemu, którego nie dało się rozwiązać. Więc odpowiednio wcześniej się przygotować. Z ZUSem taka sytuacja, ale również z urzędem skarbowym może być to samo. Zdarzyło mi się nawet pomagać klientom, którzy mieli przez jakieś nieopłacone mandaty zajęte konto firmowe. Więc po prostu nie ma co ukrywać, bo tu ja nie będę oceniać, a ja jestem po to, żeby pomóc.

KN: Dobrze wiedzieć o tych sprawach, żeby potem się nie okazało, że jest jakaś mina, na którą się właśnie nadepnęło…

– Tak jest.

KN: Chciałem jeszcze zapytać o to. W takim razie, Jak się przygotować z perspektywy przedsiębiorcy do współpracy z biurem rachunkowym? Z czym przyjść do biura rachunkowego? Co pokazać? O czym powiedzieć właśnie w pierwszej kolejności?

– Wszystko zależy od tego, czy jesteśmy startującym przedsiębiorcą, czy jesteśmy właśnie takim przechodzącym z innego biura, bo procedura wygląda trochę inaczej. Jeżeli to jest nowe przedsiębiorca to tak naprawdę nie ma za bardzo co przekazać z dokumentów, tylko wypełnia oświadczenie do umowy, jaką ja podpisuję, bo ja zawsze podpisuję umowę z osobą, która, której będę prowadziła księgowość. Wypełnia takie oświadczenie, gdzie tam są wykazane wszystkie kwestie, jakie mogą pomóc, na przykład forma opodatkowania, jaką wybrał, jeśli już założył działalność, w jakim ZUSie się rozlicza, w jakim urzędzie skarbowym. Czyli tutaj zawsze pamiętajmy o adresie zamieszkania, który jest bardzo ważny. Można też, na przykład, używać samochodu w firmie. To jest też bardzo częste pytanie, jak, czy mogą osoby brać paliwo na fakturę? Więc ja też zawsze tłumaczę, że są różne, różne sposoby. Ja mogę opowiadać długo, więc powiem, tylko tylko tak ogólnie. i takie oświadczenie jest potrzebne. A jeśli chodzi o osobę, która przychodzi z innego biura, to po prostu: Głównie potrzebujemy dokumenty, jakie prowadziło poprzednie biuro. No i jakby ja już wszystko wiem, o co poprosić, mogę, nawet ja bezpośrednio się skontaktować z poprzednim biurem, bo wiem po prostu o co zapytać.

KN: Czyli trzeba być też przygotowanym do tego, do tego rozpoczęcia współpracy. A czy są osoby, które twierdzą, że im księgowa jest niepotrzebna? To jest częsta sytuacja, w której przedsiębiorcy sami się rozliczają? W ogóle w którym momencie stwierdzić, że potrzebne jest nam biuro rachunkowe? W którym momencie możemy sobie radzić sami, Czy w ogóle możemy?

– Możemy oczywiście, bo nie ma tak, że jest zabronione, to, żeby przedsiębiorca sam sobie księgowość prowadził. Może to jak najbardziej robić. Nie miałam takiego jeszcze w przypadku, gdzie na przykład po konsultacji ktoś mi powiedział: nie, wiesz, w sumie to jest ok, to jest łatwe, ja sobie dam radę. Raczej, jak przedstawiam to, a zawsze staram się zrobić to w prosty sposób, A klient twierdzi, że: OK. Dobrze, to to zrób ty, bo ja się już nasłuchałem i chyba nie chcę tego robić. Więc to to może brzmi tak ciężko, trudno, ale chyba ta odpowiedzialność na pierwszym miejscu jest ważna, że ja ją biorę na siebie po prostu, bo, co by się nie działo, Ja jestem zawsze pierwszą osobą do pomocy, która klientowi z jakiejś tam sytuacji pomoże wyjść. A druga sprawa jest taka, że po prostu klient uniknie błędów i nie musi tracić czasu na tą księgowość, która naprawdę zabiera dużo czasu. Może po prostu rozkręcać swój biznes, a księgowa zajmie się jego księgowaniem.

KN: A na ile ci klienci są potem zaangażowani, jakby w proces tej obsługi? Czy oni sprawdzają po biurach rachunkowych dane operacje, czy właśnie, raczej zostawiają i twierdzą: To, ja wracam do robienia biznesu.

– Mam 2 typy klientów wśród swoich osób, z którymi współpracuję. Jest kilka osób, które rzeczywiście dostają ode mnie co miesiąc pełną dokumentację, żeby sprawdzić sobie, ale może właśnie nie do końca, tak, że nie ufają mi i mojej wiedzy i tym usługom, jakie świadczę, tylko właśnie żeby mieć tak stuprocentowo wgląd w to, co się dzieje w ich firmie. A drugi typ klienta: to jest po prostu taki, który przelewa kwoty jakie ja wyślę mailem, i to tyle.

KN: No, świetnie, dziękujemy bardzo za tę dawkę wiedzy. Biura rachunkowe bez tajemnic, a na pewno już po dzisiejszej rozmowie. Bardzo dziękuję Ci, Kasiu, za rozmowę, za podzielenie się tą wiedzą z naszymi słuchaczami.

– Dziękuję, było mi bardzo miło.

KN: A Tobie słuchaczu, dziękuję za wysłuchanie tej rozmowy do końca. Jeśli interesuje cię wiedza taka jak ta, czyli praktyczna, pozwalająca rozwiązywać codzienne problemy Polskich przedsiębiorców, to zachęcam Cię do sprawdzenia innych rozmów na kanale Przyspiesz Biznes, a teraz bądźmy w kontakcie, do usłyszenia i do zobaczenia.