Jak skutecznie weryfikować kontrahentów?

Kamil Nowak: W świecie inflacji i wielopłaszczyznowych kryzysów, jeszcze bardziej powinieneś zwracać uwagę na to, komu przekazujesz pieniądze i od kogo je bierzesz. Weryfikacja kontrahentów powinna stać się twoim biznesowym nawykiem, bo dzięki kilku prostym krokom jesteś w stanie zabezpieczyć się przed poważnymi problemami finansowymi. Weryfikacja przedsiębiorców, listy Sankcyjne, raporty o Kontrahentach: Właśnie o tym będziemy rozmawiali.

Dzisiaj interesuje nas weryfikacja kontrahentów i narzędzia, które mogą właśnie się w tym celu przydać. Razem z nami jest Michał Szastak, cześć!

Michał Szastak: Cześć Kamil. 

KN: Michał Szastak jest Product Managerem Apfino, jest ekspertem właśnie w zakresie weryfikacji kontrahentów, ale nie tylko, bo zarządzanie ryzykiem, otwarta bankowość – mam taką specjalną ściągę, bo tego jest sporo- cyfrowa weryfikacja tożsamości, to są te wszystkie zagadnienia, w których Michał pracował, udzielał się i no, ma te eksperckie spojrzenie, eksperckie zdanie i z tego będziemy dzisiaj właśnie korzystać. W tytule naszej rozmowy, naszego podcastu, tego odcinka zastanawiamy się, jak skutecznie weryfikować kontrahentów, ale ja bym zadał takie pierwsze rozgrzewkowe pytanie: po co to robić?

MS: Po to by uniknąć niechcianych, dla nas złych konsekwencji. Czyli jako firma chcemy uniknąć przede wszystkim strat finansowych. A tak już bardziej, gdybyśmy chcieli szczegółowo wnikać w to zagadnienie. No to, weryfikacja kontrahenta powinna być takim nieodzownym elementem każdej współpracy. Czy to z nowym naszym kontrahentem, czy z istniejącym, po to, by móc zobaczyć, jaka jest jego obecna sytuacja na danym etapie współpracy z nim. By mieć też tą pewność, by ten klient za każdym razem zapłacił nam.

– To jest bardzo ważne, a to rozumiem, że zdarzają się takie hasła gdzieś w różnych tekstach, w różnych artykułach, że to już powinien być taki savoir vivre prowadzenia biznesu. Zgodzisz się z tym?

– Jak najbardziej, jak najbardziej i myślę, że to powinno się tak na dobrą sprawę. Gdzieś tam zakorzenić już u naszych przedsiębiorców i wejść w taki nawyk. To powinna być taka codzienność rutyna, którą powinniśmy wykonywać podczas współpracy z kontrahentami.

– Z jakiegoś powodu tak się jeszcze nie dzieje. Do tej pory nie było takiej potrzeby? Ta potrzeba teraz rośnie? jakie mamy trendy w tym zakresie?

– To jest dość złożony temat, tak, bo możemy powiedzieć, że w obecnych czasach, czy w obecnej sytuacji, jaką mamy w gospodarce generalnie, Jest wiele opracowań, wiele raportów mówiących o tym, że coraz więcej przedsiębiorców- czy to upada, czy ma problemy z płynnością finansową- nie płacą na czas swoich faktur. I to jest to potwierdzenie, że w gospodarce nie do końca dzieje się dobrze. Mamy przestoje, mamy problemy z realizacją zleceń, więc to powoduje później w następstwie oczywiście opóźnienia w płatnościach. ale jak spojrzymy z 2 strony, to możemy powiedzieć, że do tej pory przedsiębiorcy nie przykładali dużej wagi do tego, by weryfikować swoich kontrahentów. Część opierała oczywiście tą współpracę na jakiejś takiej, można powiedzieć, długotrwałej współpracy, czyli na tej takiej znajomości swojego kontrahenta. Natomiast tutaj liczne opracowania, choćby nawet przytaczając biur informacji gospodarczej, mówią, że największy odsetek klientów, którzy no, przestają płacić to są ci, którzy są wieloletnimi kontrahentami, którzy współpracują z danym podmiotem. W związku z powyższym no, okazuje się, że to takie niby zaufanie, które budujemy przez lata, może szybko zostać zweryfikowane właśnie przez to, że taki kontrahent nie będzie płacił, bo on może wyjść z założenia: długo współpracujemy, to jeszcze chwilę mogą poczekać na tą moją płatność. No to jest takie troszkę zamknięte koło, bo temu kontrahentowi też ktoś nie zapłacił. Więc to może się wiązać oczywiście z tym. Natomiast, co by nie mówić, przedsiębiorcy, tak jak powiedziałem wcześniej, nie przykładali do tego większej wagi, że należy weryfikować. Jeśli chodzi o nowych kontrahentów, to może już częściej to było spotykane, Ale przy tych takich, powiedzmy już starych, tych klientach, których obsługujemy i mamy w portfelu, to było to rzadkością.

– Powiedziałeś, że no „nie zapłacę jeszcze, wytrzymają chwileczkę” mniej więcej, tak to ująłeś. Ale im też ktoś nie zapłacił, albo nam ktoś nie zapłacił i że to jest to błędne koło w tych różnych opracowaniach, w artykułach dotyczących właśnie całej tej branży informacji gospodarczych. To się pojawia takie: że nie zapłaciłem komuś, bo ktoś mi wcześniej nie zapłacił. Łatwo wpaść w tę spiralę, ale bardzo trudno z niej wyjść potem?

– Tak, ale to jest taki mechanizm, który funkcjonuje na rynku już od lat. wszyscy finansują się kosztem innych. To jest taki tani kredyt. Można powiedzieć: no, bo finansujemy się czyimiś środkami. No weźmy przykład: czy to realizacji usługi, czy zakupu jakiegoś towaru, No, i mamy odroczony termin płatności na przykład nie wiem o 30 dni. No, ale jeżeli tam z jakichś przyczyn przeciągniemy go do 60 dni, a jesteśmy wieloletnim jakimś kontrahentem danego podmiotu, no, to być może to niezauważalnie przejdzie. Natomiast nie powinno tak się dziać. Oczywiście tych zobowiązań powinniśmy dotrzymywać. Jeżeli zobowiązujemy się, że zapłacimy w terminie do 30 dni, no, to powinniśmy regulować, Oczywiście w czasie. No, ale ja, jako wystawiając fakturę takiemu podmiotowi, No, to wolałbym wiedzieć, że ten podmiot jest w dobrej kondycji finansowej i reguluje swoje zobowiązania finansowe na rynku no, żeby uniknąć takich niespodzianek, że po 30 dniach nie otrzymam płatności. 

 – Pewnie. Jak do tej pory wyglądała taka weryfikacja? Powiedziałeś, że ona była no troszkę częstsza przy nowych kontrahentach. Bardzo rzadko sprawdzało się tych wieloletnich. Przy nowych, to do tej pory no ja sobie wyobrażam, że w jakiś jeszcze starszych czasach no, to się brało za telefon czy szło się do kogoś, kto może nam powiedzieć coś o tym człowieku. Ale rozumiem, że są bazy, są miejsca, w których można weryfikować zdecydowanie prościej.

– Zdecydowanie prościej. Tak można powiedzieć. Prościej i szybciej, łatwiej, wygodniej. Natomiast ten sposób, który przytoczyłeś ta taka weryfikacja pocztą tak zwaną pantoflową, czyli dzwonię do kogoś, bo być może ktoś już zna ten podmiot, z którym ja chce nawiązać współpracę no jest bardzo skuteczna, bo powiedzmy sobie wprost, No. Dostaniemy informacje z pierwszej ręki, taką najbardziej rzetelną. Natomiast to, co powiedziałeś: we współczesnym świecie, świecie cyfrowym, mamy możliwość skorzystania z różnego rodzaju narzędzi które są dostępne na rynku i możemy tam weryfikować kontrahentów. Możemy weryfikować kontrahentów w różnego rodzaju bazach, publicznych rejestrach. Możemy weryfikować kontrahenta w biurach informacji gospodarczej czy w biurze informacji kredytowej. Możemy weryfikować również w giełdach wierzytelności czy wywiadownia gospodarczych. To, tylko tak naprawdę od nas zależy, jak wiele informacji potrzebujemy, by precyzyjnie dokładnie ocenić tego kontrahenta, z którym chcemy współpracować.

– Właśnie ta precyzja, to jest słowo klucz. Bo chyba no- mogę tak powiedzieć- konia z rzędem temu, kto wpisuje nierzetelnych kontrahentów do wszystkich miejsc, Tak się chyba na rynku za często nie zdarza, że mamy te informacje o jednym nierzetelnym przedsiębiorcy w każdym. No, po to są innymi podmiotami zbierają w inny sposób. Mają inny dostęp do informacji. Jak to wygląda?

– Rynek Informacji Gospodarczej, czyli ten rynek wymiany informacji gospodarczej, no jest podzielony przez podmioty, które funkcjonują na tym rynku. Obecnie w Polsce mamy 4 Biura Informacji Gospodarczej, które prowadzą rejestry dłużników. Możemy tylko przytoczyć jakieś przykłady, Oczywiście, podmiotów korzystających z tych wszystkich biura Informacji Gospodarczej, które- no że tak powiem- mają potwierdzenia, tak, że nie do końca te bazy się pokrywają. W sensie, że dłużnik na przykład może być wpisany do jednej bazy, ale niekoniecznie do 3 pozostałych. Tak, a wiąże się to z tym, że żeby wpisać dłużnika do takiego rejestru dłużnika, No, to podmiot w tym wypadku akurat wierzyciel, no musiałby zawrzeć umowę z każdym z tych z tych biur informacji gospodarczej i ten dług, tego dłużnika tam umieścić, właśnie wpisać tego dłużnika do tego rejestru. Często się tak dzieje, że wybieramy jeden bądź 2 rejestry i tylko tam wpisujemy tego dłużnika, Natomiast do pozostałych dwóch na przykład nie, no, i może wystąpić taka sytuacja, że w przypadku weryfikacji we wszystkich 4 gdybyśmy zweryfikowali: no, może być tak, że ten dłużnik będzie w jednym bądź dwóch, ale w dwóch pozostałych już nie będzie figurował.

– To jest bardzo ważna informacja z 2 strony, To znaczy, kiedy my chcemy kogoś weryfikować. Bo oczywiście sprawdzając w jakiejś bazie, że ktoś nie figuruje, jesteśmy bliżej tej prawdy, ale to jeszcze nie daje nam stuprocentowej pewności.

– Nie daje stuprocentowej pewności, ponieważ jest też na pewno spory odsetek takich dłużników, którzy w ogóle nigdzie nie są wpisani. Po prostu wierzyciele nie wpisują tych swoich dłużników do żadnego rejestru dłużników, nie umieszczają w na żadnej giełdzie wierzytelności tych długów. Być może wynika to z tego, że wychodzą z założenia, że ten konkretny kontrahent, który już jest dłużnikiem u nich, że jeszcze spłaci. Ciągle u naszych przedsiębiorców pokutuje takie przeświadczenie, że: nie chce stracić swojego klienta. Nawet jeżeli ten klient, ten kontrahent nie płaci, mi 2, 3 lata, 4 lata. Poczekam, poczekam, żeby go nie stracić. No, ale z 2 strony, co my tracimy w tym wypadku? Taką relację, w której i tak czekamy na pieniądze już od 3, 4 lat. W związku z powyższym no, należy zmotywować jakoś tego wieloletniego dłużnika, by nam spłacił to zobowiązanie, a poprzez umieszczenie w takim rejestrze dłużników zwiększamy tą szansę na odzyskanie tego długu. Wiadomo, że im wcześniej zareagujemy, tym lepiej.

 – Jeśli dobrze zrozumiałem, w najlepszym rozwiązaniu, fajnie byłoby mieć dostęp do więcej niż jednej bazy sprawdzać, ale to, jak rozumiem, wiąże się i z wyznaczoną na to sporą ilością czasu, no i z pieniędzmi, które trzeba wydać na dostęp do takich baz.

– Tak, tak, ponieważ większość z tych podmiotów – no wręcz można powiedzieć, że wszystkie – ich wiodącym modelem współpracy z klientami są, są to umowy abonamentowe. W związku z powyższym, W takim wypadku, kiedy chcielibyśmy skorzystać ze wszystkich 4 biur informacji gospodarczej no, musielibyśmy nawiązać takie umowy o współpracę i świadczenie tych usług ze wszystkimi 4 biurami informacji gospodarczej. No, mielibyśmy określone jakieś kwoty abonamentów miesięcznych. W ramach tego zapewne otrzymamy jakąś liczbę raportów do pobrania z tych biur informacji gospodarczej. No, a później będziemy musieli oczywiście te wszystkie efekty tych tych przeszukań, tych rejestrów, czyli pobrane te raporty, no w jednym miejscu zebrać, porównać, ocenić, no, jest to pracochłonne i czasochłonne, No i przy okazji też generuje no te koszta, o których wspomniałeś, że mamy wtedy 4 rejestry, to mamy 4, tak na dobrą sprawę, umowy abonamentowe.

– Ale ty przychodzisz nie tylko żeby porozmawiać ze mną – za co ci jestem wdzięczny oczywiście- o samej weryfikacji, ale przychodzisz z taką nową propozycją dla przedsiębiorców: Apfino, Sprawdź Kontrahenta. Co to takiego?

– Apfino Sprawdź kontrahenta to kompleksowe rozwiązanie, które ma pomagać w ocenie i weryfikacji kontrahenta. I tą taką nowością na rynku będzie zaoferowanie usługi, która będzie miała w ramach swojej funkcjonalności, możliwość zweryfikowania kontrahenta w kilku biurach informacji gospodarczej jednocześnie. Jak również rejestrach publicznych, i tutaj mówimy o takich rejestrach jak CEIDG, KRS, GUS, Biała lista podatników VAT czy lista sankcyjna MSWiA. I klient w efekcie dostanie w jednym raporcie informacje z tych wszystkich źródeł, dzięki czemu będzie mógł w prosty, szybki sposób ocenić tego swojego kontrahenta i podjąć decyzję, czy współpracować z nim, czy być może zastosować jakieś szczególne formy współpracy, bądź, na przykład, rozpocząć współpracę, ale oczywiście tylko i wyłącznie stosując przedpłaty.

– Tutaj też do docieramy do kolejnego problemu, które wydaje się, że ta usługa rozwiązuje, To znaczy do tych abonamentów, bo tu jest to inaczej rozwiązane.

– Tak rozwiązaliśmy to w inny sposób. Chcemy, by ta usługa była bardziej powszechna i by nie wiązać klientów właśnie umowami abonamentowymi, gdzie klient po prostu jest zobligowany płacić miesięcznie określoną kwotę. Wychodzimy tutaj z propozycją bądź zakupu raportu, jednej sztuki raportu, bądź kupienia pakietu raportów w takiej formie powiedzmy Prepaidowej, gdzie klient za określoną kwotę otrzymuje określoną liczbę raportów i może ją wykorzystać przez najbliższe tam 90 dni.

– Raport raportowi też nie jest równy. Wiemy, że tu jest podział na raporty smart i raporty premium. Czym one się różnią?

– Różnią się one zakresem informacji, ponieważ ten raport smart, o którym powiedziałeś jest takim raportem, w którym dostaniemy informację, taką, powiedzmy, zerojedynkowo, czy ten konkretny podmiot, który weryfikujemy jest wpisany do rejestru dłużników, czy są na temat jego zgromadzone jakieś informacje w tym rejestrze czy nie, oraz wynik przeszukania baz publicznych. I tutaj dostaniemy takie informacje jak: Stan, oczywiście organizacja prawna tego danego podmiotu, Czy jest na przykład czynnym podatnikiem VAT, na przykład numer rachunku wpisany właśnie na białej liście podatników VAT, czy na przykład posiada jakieś zakazy, jakieś być może są sankcje nałożone na na ten podmiot. Natomiast ten raport premium jest zdecydowanie bardziej rozbudowany i już tutaj mamy szczegółowe informacje na temat tych wpisów w rejestrach dłużników biur informacji gospodarczej i wtedy możemy się dowiedzieć już konkretnych szczegółów danego wpisu: kto wpisał ten podmiot do rejestru dłużników, Jakie to jest zobowiązanie, jak długo przeterminowane, kiedy zostało wysłane wezwanie do zapłaty? Plus dodatkowo wszystkie informacje, które były zgromadzone w raporcie Smart. I tutaj też pojawia się takie właśnie o długości przedawnienia, Czy ile czasu już czekamy na fakturę, na zapłaty tej faktury od od naszego kontrahenta.

– Jeszcze coś takiego jak pozytywny wpis?

– Tak pozytywny wpis, negatywny wpis, bo tutaj trzeba rozgraniczyć 2 rodzaje wpisów, które są w rejestrach dłużników biur informacji gospodarczej. Negatywny wpis, mamy z nim do czynienia wówczas kiedy wierzyciel wpisuje swojego dłużnika i umieszcza tam informacje na jego temat, jeżeli ten nie zapłaci faktury, której opóźnienie przekracza 30 dni. Natomiast pozytywny wpis to jest informacja, którą przekazuje wierzyciel do rejestru dłużnika na temat swojego kontrahenta, która jest uregulowana w terminie bądź nie przekracza 30 dni opóźnienia. No, i tutaj możemy się dowiedzieć, czy nasz kontrahent ma takie pozytywne wpisy. Jeżeli ma no, to wtedy dowiemy się, czy płaci o czasie czy właśnie. Jak bardzo do tego 30. Dnia opóźnia się z płatnościami.

– To jest taka ciekawa ciekawostka. No, bo podchodząc do tego tematu, do tematu weryfikacji, pomyślałbym, że zawsze jest to negatywne, a tu jest zaskoczenie, że można być pozytywnie wpisanym. Jest jeszcze jedna sprawa. My ją już poniekąd troszeczkę poruszyliśmy, to znaczy weryfikowanie ponowne już z tych stałych współpracowników, kontrahentów, te firmy, które z nami współpracują. Wiemy, że jak nowa firma to najlepiej obligo sprawdzić, żebyśmy wiedzieli po prostu, z kim mamy do czynienia, a jak często sprawdzać te firmy, z którymi już długo współpracujemy które są naszymi kontrahentami?

– Tutaj nie ma żadnej takiej uniwersalnej odpowiedzi, jakiejś rady, No, ale powinniśmy to robić w miarę regularnie i systematycznie. W dzisiejszych czasach, kiedy wszystko potrafi naprawdę zmienić się z miesiąca na miesiąc, no, to moglibyśmy powiedzieć, że im częściej, tym lepiej. Natomiast to już przedsiębiorcy sami powinni ustalić sobie jakieś takie okresowe weryfikacje, by je przeprowadzać. Dzięki temu będą wiedzieli, jak wygląda, że tak powiem stan ich portfela, czyli tak naprawdę jak ich kontrahenci zachowują się względem innych na rynku.

– To bardzo ważne, Szanowni słuchacze. To myślę, że możemy tutaj taki apel… Czy taka lekcja niech płynie z tego podcastu, z tej rozmowy, żeby faktycznie wziąć sobie do serca tę weryfikację kontrahenta, żeby ona weszła w nawyk, weszła w krew, ponieważ w tym zmieniającym się tak szybko świecie naprawdę ktoś, kto jeszcze wczoraj wydawał się rzetelny i płacił na czas, jutro może coś się wydarzyć, że zachwieje to jego płynnością finansową. A szkoda, żeby przez brak właśnie takiej weryfikacji i twój biznes, drogi Słuchaczu, ucierpiał. Dziękuję ci bardzo, Michale, za rozmowę.

– Ja również dziękuję za zaproszenie,

– Michał Szastak. Product manager Apfino, które właśnie wypuściło taką usługę jak Sprawdź Kontrahenta był naszym gościem, moim i twoim. Również tobie dziękuję serdecznie Słuchaczu za wysłuchanie tej rozmowy do końca. Jeśli interesują cię tematy, właśnie takie jak te, czyli pomagające rozwiązywać codzienne problemy polskich przedsiębiorców, jak chociażby właśnie ta kwestia niespłaconych faktur przez naszych kontrahentów, to zachęcam Cię do wysłuchania innych rozmów na kanale PRZYSPIESZ BIZNES. Jeśli ta rozmowa ci się podobała. Może była wartościowa. Mamy takie narzędzia jak łapka w górę, komentarz albo po prostu podaj dalej tę rozmowę, aby inni również dowiedzieli się, jak skutecznie weryfikować kontrahentów. Tymczasem mówię do usłyszenia i do zobaczenia w następnym odcinku.