Jak „odpapierzyć” biuro rachunkowe?

Kamil Nowak: Niektóre biura rachunkowe po odpapierzeniu, okazywało się, że otrzymywały kolejne dodatkowe puste pomieszczenie. To tylko pokazuje skalę tego, jak wiele papieru codziennie przewija się przez ręce statystycznego księgowego. Remedium na tę dolegliwość jest cyfryzacja. Dzięki temu jest taniej, wygodniej i z korzyścią dla drzew. I właśnie o tym będziemy rozmawiali. To kolejny odcinek podcastu Przyspiesz Biznes z serii o biurach rachunkowych i z biurami rachunkowymi. Dzisiaj będziemy rozmawiać o odchodzeniu papieru w księgowości do lamusa z Panem Romanem Lechotą, właścicielem biura rachunkowego LeRkom z Opola. Dzień dobry!

Roman Lechota: Dzień dobry, witam.

KN: Pana biuro rachunkowe w tym roku już ma 15 lat, chociaż tak jak już tutaj zdążył Pan mi zdradzić, w samym zawodzie jest Pan o wiele dłużej. Ale biorąc właśnie tę cezurę tych dat 2008-2023, jak bardzo zmieniła się praca w księgowości?

RL: No bardzo się zmieniła. Programy, które w tamtych czasach były dostępne, nie spełniały wielu wymogów, których oczekiwali księgowi, których oczekiwały biura rachunkowe, bo może jeszcze dla księgowych w zwykłej firmie było to wystarczające. Dla księgowych w biurach rachunkowych było to już za mało. No nie ukrywam, że na początku pracowałem na różnych programach, dopiero po 3-4 latach zrozumiałem, że trzeba porządnie zainwestować i wziąłem dobry produkt w dobrej cenie.

– A mnie jeszcze interesuje jedna rzecz, no bo bardzo łatwo mi jest, nie prowadzę biura rachunkowego, nie jestem księgowym, więc bardzo łatwo mi jest zrozumieć tę kwestię właśnie: faktura fizyczna jest lub faktura jest wysłana w formie jakiejś innej cyfrowej. Natomiast ile jeszcze procesów przez te kilkanaście lat zostało zautomatyzowanych? Tak, gdybyśmy mogli wymienić…

– No to wyciągi bankowe też zostały zautomatyzowane. Zaczynają raporty kasowe też być automatyzowane gdzieś tam w jakiś sposób. Wiele rzeczy jest zautomatyzowanych w tej chwili. Kiedyś było tak, że amortyzację trzeba było kartę wypełnić, wyliczyć tę amortyzację, wprowadzić co miesiąc do książki. W tej chwili raz wprowadzony środek trwały, klikam amortyzację na cały rok, rozksięgowuje na cały rok i później już się tym nie przejmuję. Nie zwracam nawet na to uwagi, bo to się z automatu księguje.

– Gdyby spojrzeć właśnie patrząc na Pana, to doświadczenie, które Pan ma wieloletnie – jakiej lekcji lub po prostu porady udzieliłby Pan takim osobom, które dopiero w tym roku zaczynają swoją przygodę z prowadzeniem biura rachunkowego?

– No to na pewno bym poradził to, żeby wybierając program, system księgowy – bo teraz już nie mówimy o programie pojedynczym, tylko całym systemie księgowym – wybrać od razu ten, na którym się będzie pracowało przez długi, długi okres czasu. To jest trochę jak z kupowaniem domu czy samochodu. Trzeba kupić porządny, żeby on służył nam długo i żebyśmy byli zadowoleni z tego produktu, a nie co chwilę zacinali się na banalnych sprawach, które bardzo często wychodzą w takich sytuacjach, jak się kupuje słaby produkt. Pierwsze kilka lat… Ja nie chcę powiedzieć, zmarnowałem, bo to nigdy nie jest zmarnowane. Pierwsze kilka lat, tak trochę testowałem różne rozwiązania, ponieważ też nie było dużo klientów, więc nie było dużo środków, więc musiałem wybierać z tego, co jest dostępne finansowo. Dopiero gdzieś tam w pewnym momencie udało się zainwestować w system.

– Ale są jeszcze jakieś takie rzeczy typu może takie bardziej wizjonerskie, czyli żeby korzystać z tych nowoczesnych rozwiązań, żeby nie bać się właśnie od razu wejść w nowoczesne, chociaż pewnie takie biuro, które teraz startuje, to ono już będzie obudowane tymi właśnie nowoczesnymi rozwiązaniami.

– Myślę, że tutaj dobrym pomysłem, który ja też zrealizowałem, było to, że na początku system wykupiłem w formie online’owej i póki miałem kilku klientów, póki nie było mnie stać na moje serwery, na pełen system, korzystałem z wersji online’owej, która po tam chyba dwóch czy trzech latach, już w tej chwili nie pamiętam, w bardzo łatwy sposób pozwoliła mi przenieść się na wersję stacjonarną i dokupować kolejne moduły. W momencie, kiedy dochodzili kolejni pracownicy do biura, dokupowało się kolejne licencje, konfigurowało się to i w tej chwili mam swoje serwery. Wykupione licencje na system. Jestem bardzo zadowolony.

– Tutaj mówimy o jakim programie?

– Optima Comarch

– Chciałem tylko takiego potwierdzenia, a wróćmy jeszcze do tego 2008 roku, czyli Pana początku. Co wtedy stanowiło największe problemy w prowadzeniu biura rachunkowego? Te realia wszystkie: jeszcze więcej jednak papieru niż obecnie?

– To znaczy to nie jest tak, że otwieram biuro i natychmiast mam 100 klientów. Pierwszy klient, drugi klient… To przy pierwszym kliencie jeszcze nie było tyle papierów, nawet przy 10 15, 20 klientach to nadal nie jest jeszcze dużo papierów. No ale jak się zaczyna robić 100 klientów, to już zaczyna się robić problem. Trzeba kupić kolejną szafę, trzeba kupić kolejne segregatory i takie takie rzeczy, które no nawet jak zakładałem, to o tym nie myślałem tak – że takie rzeczy trzeba będzie przemyśleć. No i był taki moment, nie wiem gdzieś to w roku 2015-2016, kiedy myślałem, że no będzie trzeba drugie biuro jakieś zorganizować, bo tu się nie będziemy mieścić. No ale wtedy zaczęło się w drugą stronę: zaczęły się OCRy, zaczęły się te wszystkie mechanizmy automatyczne. Praktycznie, no nie wiem czy 2016? 2018 już myślę, że tak – że już byli pierwsi klienci no paper, czyli de facto bez przynoszenia fizycznych papierów. No i to tak szło, a później przyszła pandemia, która zmusiła właściwie co niektórych klientów do tego, żeby przestawili się na skanowanie faktur i przesyłanie ich do biura rachunkowego, a później dostarczali całą paczkę faktur za 3 miesiące. Ale jeszcze nadal były faktury, ale i tak już był ten proces uruchomiony, że oni przesyłają. To jest u nas skanowane, OCR-owane i księgowane.

– A jak teraz jakaś nowa firma przychodzi no to rozumiem, że ona już chyba do tego cyfrowego rozwiązania… Od razu?

– Tak, bo po pierwsze, teraz przychodzą młodzi ludzie, tak? 15-20 lat temu, no ja też byłem młody, i wtedy przychodzili ludzie, którzy nie do końca komputery obsługiwali. Teraz młody człowiek no nie wyobraża sobie, że on na smartfonie nie klika, nie ma laptopa czy tym podobnych urządzeń elektronicznych. On z góry zakłada, że on będzie taką obsługę miał, zresztą młodzi ludzie się z tego cieszą. Nigdzie nie musi leźć, nic nie musi zbierać zrobił zdjęcie, wysłał do księgowego, święty spokój. Co zabiera lub zabierało do tej pory najwięcej przestrzeni w biurach rachunkowych. Ja widziałem gdzieś w Internecie któreś biuro w Polsce się pochwaliło, że jak przyniosło ileś tam rzeczy do sieci, to się okazało, że mają jeden pokój darmowy, dodatkowy. Tak, dokładnie tak było, były to sterty segregatorów, sterty pudełek z archiwami. Było to nieznośne. Nawet ostatnio robiliśmy archiwizację roku, który już jest niepotrzebny i z biura wyjechało 6 100-litrowych worków makulatury. Dla mnie to było nieprawdopodobne, że tyle tej makulatury tworzyliśmy, bo to część – ja pomijam faktury – raporty, jakieś wydruki, książki przychodów i rozchodów, to były tony, tony papierów. I teraz to wszystko jest? Już w tej chwili to wszystko przechodzi do wersji elektronicznej. Już sporo moich klientów przeniosłem do wersji elektronicznej. Myślę, że, nawet nie myślę, wiem, że do lipca następnego roku będą musieli być wszyscy przeniesieni.

– No tak, do tego również nawiążemy za chwilkę, ale jeszcze właśnie tak, jak Pan powiedział, przeniósł Pan część tych klientów, ale zdarzają się jeszcze tacy, którzy przychodzą z fakturą do biura? – Oczywiście, że się zdarzają tacy klienci, bo nie wszyscy mają smartfony, ą nie wszyscy korzystają z laptopów, komputerów i tym podobnych rzeczy. I wiem, że nadal pozostaną jeszcze klienci, nazwijmy to starej daty, którzy będą przynosić w wersji papierowej i my nie możemy powiedzieć, że dziękujemy za współpracę, my tylko elektronicznie, szczególnie, że to na przykład klienci, którzy są ze mną 10 lat. Trudno mu powiedzieć, że przechodzimy teraz na wersję elektroniczną. Jak pan się nie nauczy komputera to nie będzie pan mógł nic zrobić. Będą na pewno jeszcze tacy klienci i w ich stronę też będzie musiał zostać ukłon, że dalej będziemy współpracować.

– Ale część tych klientów rozumiem, no gdzieś tam konsultowała się z Panem właśnie czy może będzie wygodniej, czy może lepiej – jak Pan tutaj motywuje?

– Motywacją zawsze są pieniądze. Prosta zasada – klienci, którzy przechodzą na wersję całkowicie online’ową, dostają dodatkowe boosty. I to jest nieprawdopodobny mechanizm i dźwignia, która przemawia do moich klientów. Nagle okazuje się, że oni nie dostali takiej podwyżki jak wszyscy inni, którzy dookoła słyszą, że tu dostali podwyżkę czegoś, tam dostali podwyżkę, a u mnie ta podwyżka związku z tym, że przeszedł na wersję online’ową, była znikoma. Czyli gdzieś to się tam skompensowało.

– A co jest największym takim sprzymierzeńcem właśnie przechodzenia, odpapierzania tego biura, tak to nazwaliśmy, ten proces. Co jest największym sprzymierzeńcem? Ja bym powiedział właśnie jakieś takie rozwiązania typu OCR, skanowanie faktury, ale może Pan powie całkowicie inaczej.

– Znaczy, ja powiem tak, że już wcześniej zasugerowałem, no niestety wiele biur rachunkowych i księgowych nie ma wiedzy informatycznej, programy no w tym wypadku Comarch, jest już tak bardzo rozbudowanym programem, że połapanie się nawet dla mnie, takiego amatora informatyka staje się wielkim kłopotem, więc ja mogę sobie tylko wyobrazić, co się dzieje w biurze, w którym pani chce księgować, dalej działać, ale nie ma tej wiedzy informatycznej, ona musi zatrudniać zewnętrzną firmę, która nie zawsze dla niej ma czas od razu tylko dopiero za 3 dni i to jest wielkim kłopotem. Będzie wielkim kłopotem, coraz większym. Myślę, że tu sprzymierzeńcem w pracy księgowego będzie ten informatyk. Czyli bez tego informatyka się jednak… Nie da się odpapierzyć całkowicie biura.

– A jak Pan sobie radził właśnie w tym procesie, o którym już było właśnie tutaj, że zabierały nam miejsce w biurach rachunkowych papiery typu X. I jak Pan sobie poradził? To wszystko właśnie poszło w Internet? To poszło w automatyzację?

– Nie, oczywiście to, co było papierowe w 2015-2016, myśmy nie wracali już do tego, żeby to przenosić na wersję elektroniczną. Dopiero nowe roczniki są przenoszone do wersji elektronicznej i tak naprawdę nie ma u mnie tych dokumentów, bo dokumenty są u klienta, klient dostaje dostęp do portalu, pulpitu klienta, tam sobie wchodzi, tam sobie drukuje książkę przychodów, rozchodów, listy płac i tak dalej i tak dalej. Jeżeli potrzebuje, to sobie wydrukuje, jak nie no to już jest jego sprawa. Ja wychodzę z założenia takiego: wszystko jest wielokrotnie zabezpieczone archiwizacjami, że nie ma potrzeby drukowania tych ksiąg – jest ustawowo obowiązek, ale tę księgę mogę wydrukować w każdej chwili. Nie robię tego teraz każdy miesiąc po kolei, tylko kończy się rok, drukuję jedno, a nie za każdym razem jakaś wersja próbna czy coś w tym rodzaju. Ale to rozumiem pokazuje też, że przy tym procesie tak jak to nazwaliśmy odpapierzania biura rachunkowego ważna jest też ta współpraca z klientem. No bo tak jak Pan mówi, tutaj daje Pan narzędzia, ktoś może sobie z nich skorzystać, ale nie musi, ale ma je ciągle pod ręką, ale ta komunikacja chyba musi być? Musi, jest ta komunikacja. Zawsze na początku klienci, którzy chcą przejść na tę wersję elektroniczną całkowicie, zawsze robią spinę, że oni nie dadzą rady, a później po 3 miesiącach: „trzeba było już to rok temu zrobić”.

– Czyli jest nawet taka uwaga, że trzeba było wcześniej… A jeśli przed jakimś biurem rachunkowym w ogóle, to odpapierzanie dopiero przed nimi, to co Pan jako już doświadczony właściciel biura rachunkowego, które już przynajmniej część tych wszystkich procesów ma za sobą, powiedziałby Pan, od czego zacząć mają?

– Od wybrania dobrego systemu, na którym się pracuje, to nie zawsze musi być jeden system. Można podziałać na początku w 2 jakichś online’owych systemach, które dają usługę online’ową, to nie musi być od razu system stacjonarny, tak jak ja mówiłem, trzeba rozmawiać z innymi kolegami z branży, dopytać się. Ja wiem, że to konkurencja, ale gdyby nie było konkurencji, to ceny byłyby kosmiczne, a księgowi by nic nie robili. Konkurencja musi być, ale konkurencję też można czasami zapytać, jak ty to robisz, czego używasz? Co sądzisz o tym? Przecież pomysł otworzenia biura rachunkowego nie bierze się, tak: idę ulicą i otworzę sobie jutro biuro. Tylko teraz, przecież nie mam żadnego znajomego. Nie, to zawsze się ma jakichś znajomych, którzy nawet jeżeli nie mają, nie prowadzą biura, to mają swoje biuro i powiedzą jak u nich, w ich biurze wygląda ta procedura. Mam sporą grupę klientów, którzy przyszli po namówieniu przez innych klientów.

– Czyli też marketing szeptany…

– Tak, marketing szeptany – tak to się nazywa.

– A od jakiej procedury, od jakiego modułu Pan by w ogóle proponował, takiemu zmierzającemu do odpapierzania biuru rachunkowemu, zacząć?

– To trudno jest powiedzieć…

– Musi iść tak synchronicznie?

– Musi dość synchronicznie iść, bo jest kilka rodzajów klientów. Są ryczałtowcy, książka przychodów i rozchodów, jest pełna księgowość. Teraz na początek trzeba się zastanowić, na jakich klientów stawiam przede wszystkim. Ponieważ ja mam całą pulę, więc muszę już w tej chwili mieć wszystkie moduły. Jeżeli ktoś wychodzi z założenia, że będzie robił tylko książkę przychodów i rozchodów, no to bierze tylko ten moduł i potrzebne do niego dodatki i na tym kończy. Rozumiem, że ten cały przekrój klientów, to też pan musi być dopasowany do nich. To też pan musi sprostać ich wszystkim wymaganiom, a pewnie wymagania każdy ma inne. I tutaj się zaczyna problem z klientami, że każdy oczekuje czegoś innego, bo rzadko kiedy zdarza się, 2 klientów chce to samo i zawsze chcą na wczoraj.

– To jeszcze chciałem zapytać o to, jak dużą rolę może odegrać w tej kwestii właśnie odpapierzania, Krajowy System Elektronicznych Faktur, czyli popularny KSeF? Wiemy, że jesteśmy, no trudno powiedzieć w przededniu, ale niebawem on będzie obowiązywał wszystkich przedsiębiorców. Tym samym też oczywiście biura rachunkowe będą w tym uczestniczyć. Jak to będzie wyglądało Pana zdaniem?

– Ja oczekiwałem takiego czegoś. Mam nadzieję tylko, że ten system będzie na tyle sprawny, że nie będzie się tam sypało, że nie będzie niedostępny i tym podobne rzeczy się nie będą działy. Proces odpapierzania nam bardzo mocno tutaj odpadnie, łącznie z przesyłaniem PDF-ów, jakichś OCR-ów i tym podobnych rzeczy, choć jak wiemy nie wszystkie dokumenty będą w KSeF-ie, trzeba to też zaznaczyć. Niemniej jednak klienci będą musieli się nauczyć, jeżeli do tej pory wystawiał gdzieś tam sobie nawet papierowo fakturę sprzedażową. To on teraz będzie musiał się nauczyć aplikacji – czy mojej czy bezpośrednio dostępu do KSeF-u, żeby tę fakturę wystawić, bo ona musi być w tym momencie od razu zarejestrowana, bo ona dopiero wtedy jest ważna, jeżeli zostanie zarejestrowana. – To Pan myśli, że ta współpraca jeszcze przy tym całym procesie będzie musiała być bardziej zacieśniona z klientem?

– Tak, ta współpraca będzie musiała wyglądać inaczej, bo z KSeF-u sobie pobierzemy faktury, ale my nie zawsze wiemy jako księgowi, do czego klient nasz użył tej zakupionej rzeczy, towaru, czy to jest towar, czy to jest na wyposażenie? A może to po prostu przez pomyłkę wziął, kupił sobie coś do domu, ale też kliknął wystaw fakturę. Dlatego ta współpraca będzie nadal musiała być i nawet chyba mocniejsza, bo klienci będą nie będą już musieli pamiętać o tym, że te faktury trzeba zebrać, zanieść do tego księgowego albumu, zeskanować, ale będzie musiał wejść na jedną czy na drugą aplikację, zatwierdzić pewne faktury, opisać co, do czego to służy tudzież wyrzucić, które poszły tam przez przypadek, bo to zdarza się często klientom, że idzie do sklepu kupuje i tak naprawdę kupował do domu, a wziął fakturę. I później my musimy się kontaktować z nim i on musi nam wyjaśniać, co to jest.

– Tak z przyzwyczajenia?

– Z przyzwyczajenia często to się bierze. Oczywiście.

– A te nowe biura – poradziłby Pan, oprócz właśnie tego wyboru programu, na pewno rozumiem, sprawdzić czy zorientować się na jakiś typ klienta?

– Tak, nie można od razu łapać się za wszystko, bo jak wszystko to nic, więc te początki – dobre jest, żeby się nastawić na konkretną działkę i gdzieś dopiero później zacząć kolejne rozwijać, kolejne rozwijać, kolejne rozwijać.

– Bardzo dziękuję za rozmowę.

– Ja też bardzo dziękuję.

– O cyfryzacji i o odpapierzaniu biur rachunkowych rozmawiałem dzisiaj z Panem Romanem Lechotą. Bardzo dziękuję również Tobie Słuchaczu za wysłuchanie tej rozmowy do końca. Jeśli interesuje Cię wiedza taka jak ta, pozwalająca rozwiązywać codzienne problemy polskich przedsiębiorców albo rozwiązywać problemy biur rachunkowych, to zapraszam Cię do wysłuchania, do sprawdzenia innych rozmów na kanale Przyspiesz biznes. Mamy już ich trochę, nie tylko dla biur rachunkowych, ale również i dla nich się coś znajdzie właśnie na kanałach, na YouTubie czy w najpopularniejszych serwisach streamingowych. Śledźcie nas – co tydzień nowa rozmowa właśnie w podcaście Przyspiesz biznes. Do zobaczenia.