fbpx

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gościem odcinka jest Michał Kalarus – ekspert rynku MICE, redaktor naczelny „Think MICE”, wydawnictwa poświęconego polskiej i międzynarodowej branży spotkań.

Jak efektywnie wykorzystać eventy w Twoim biznesie? | Odc. 43

W tym odcinku prześwietlamy kolorowy świat eventów i konferencji. Udział w kongresie lub innym wydarzeniu może dać Twojej firmie naprawdę sporo. Wystarczy tylko porządnie zweryfikować, w jakich eventach warto wziąć udział. Po drugiej stronie branży MICE znajdują się motywacyjne wyjazdy służbowe – mogą być nagrodą, cementować zespół, ale też przynieść wiele dobrego lokalnej społeczności. Na jakie aspekty zwrócić uwagę podczas ich planowania?

W tym odcinku dowiesz się:

  • Jak weryfikować atrakcyjność eventów?
  • Jaki wyjazd incentive może skusić Twoich pracowników i klientów?
  • W jakim kierunku odradza się branża MICE po pandemii?

500 kilometrów od miejsca jakiegokolwiek konfliktu zbrojnego nie można organizować żadnych spotkań i to jest bariera nie do przeskoczenia. Polska się w to wpisuje.

Dużo częściej też gra się już programem, który może jakby zrekompensować powiedzmy bliższą destynację.

Mają z nim wynegocjowane pewnie lepsze ceny niż my, którzy przychodzimy powiedzmy z zewnątrz i organizujemy pojedynczy event w jakimś miejscu.

To jest efekt działania tej branży eventowej. On właśnie taki ma być: piękny, kolorowy, rozrywkowy, a przy tym oczywiście jeszcze networkingowy i tak dalej.

Kamil Nowak: O tajnikach branży MICE w podcaście Przyspiesz Biznes porozmawiam dzisiaj z Michałem Kalarusem. Cześć.

Michał Kalarus: Cześć, witam.

KN: Michał jest redaktorem naczelnym magazynu w THINK MICE, który poświęcony jest polskiej i międzynarodowej branży spotkań. Czyli będziemy rozmawiać o rynku eventów, kongresów i konferencji, bo właśnie w tych tematach nasz gość jest ekspertem. Zacznijmy może od tego, co przez ostatnie lata przechodziliśmy wszyscy, czyli pandemia koronawirusa. Rozumiem że dla tak kolorowej branży, takiej bardzo otwartej, polegającej na spotkaniach, te ograniczenia pandemiczne, no, to był potężny cios. Jak ta branża podnosi się po tym ciosie, jak to wygląda, jak się zmieniła?

MK: Branża spotkań, przemysł spotkań, inaczej MICE, czyli, jak sama nazwa wskazuje, spotkania twarzą w twarz podczas pandemii, ograniczeń, olbrzymi cios dla branży. Natomiast to, co warto powiedzieć: teraz ta branża dosyć szybko i sprawnie wraca do normalności, co pokazuje też niebywałą siłę event marketingu w komunikacji marketingowej, w działaniach marketingowych, w strategiach firm i korporacji. Oczywiście, oprócz tej podstawowej naszej potrzeby do spotykania się zarówno na poziomie prywatnym jak i w tym przypadku, służbowym i firmowym. Natomiast oczywiście eventy organizowane teraz są inne niż przed pandemią. Takie dwa podstawowe trendy, powiedzmy najważniejsze, które… One istniały także przed pandemią, ale pandemia jest strasznie mocno spopularyzowała. No, to oczywiście są nowe technologie. Drugi trend, to jest podejście CSR i Legacy. Mówiąc o nowych technologiach, oczywiście najbardziej tutaj oczywista rzecz: eventy wirtualne które towarzyszyły nam podczas pandemii, które oczywiście nie były rozwiązaniem tymczasowym, ale jednak uratowały bardzo wiele biznesów, zarówno jeżeli chodzi stricte o branżę MICE i agencje właśnie eventowe organizujące spotkania, jaki i o klientów, którzy jednak muszą spotykać się ze swoimi zespołami, muszą robić jakieś szkolenia, warsztaty, w jakiś sposób ludzi zintegrować, szczególnie kiedy ci ludzie pracują w domu. Mamy czas pandemii, czyli home office. Zespoły muszą ze sobą się komunikować. Wobec tego te rozwiązania wirtualne na czas pandemii były bardzo dobre. Teraz z wyjątkiem niektórych takich stricte powiedzmy, edukacyjnych, szkoleniowych spotkań, już odchodzą. Natomiast to, co zostanie z nami na pewno na długo, a nawet – jak mówi wielu specjalistów i z czym nie sposób się nie zgodzić – na zawsze, to są eventy hybrydowe, czyli już połączenie części wirtualnej ze spotkaniami face to face. Tutaj korzyści są oczywiste. Znaczy, po pierwsze, zwiększamy zasięgi. Jeżeli już organizujemy event stacjonarny, dlaczego osób, które i tak nie mogłyby na tym evencie się pojawić osobiście na przykład ze względów logistycznych, czasowych czy po prostu odległościowych, można ich przyciągnąć na takie wydarzenie. Dodatkowo zachęcić, iż może w przyszłej edycji jakiegoś eventu, jeżeli to jest impreza cykliczna, zechcą wziąć w nim udział. Czyli jest to reklama. Oprócz tego oczywiście może to być też udział płatny. Więc zawsze jest to jakieś dodatkowe źródło przychodu. Później cały content on demand, który się tworzy i na którym też można zarabiać, bądź promować organizowane przez nas spotkania, Czy ten konkretny event, jeżeli jest cykliczny, czy nawet inne. Więc tu korzyści jest bardzo dużo i ta hybryda na pewno z nami zostanie na zawsze. I zarówno zwiększyła się świadomość zasadności wykorzystania tego typu rozwiązań wśród zleceniodawców i wśród agencji jak i wśród agencji wśród przedstawicieli branży MICE oczywiście kompetencji służących organizowaniu dobrych eventów hybrydowych. Event menadżerowie w okresie pandemii zyskali mnóstwo kompetencji związanych właśnie z obsługą nowych technologii, polepszyli swoje zaplecze sprzętowe, infrastrukturę. Przecież do tego są też potrzebne profesjonalne studia. Bardzo często oprócz sprzętu również różne lokalizacje, centra konferencyjne, kongresowe zaczęły wprowadzać, takie studia tworzyć no, bo taka była potrzeba, a teraz jest to wykorzystywane właśnie w tworzeniu eventów hybrydowych. Więc to jest ta jedna rzecz. Druga rzecz, o której wspomniałem i którą tylko króciutko rozwinę, to jest podejście CSR i legacy. Czyli CSR wiadomo: odpowiedzialność biznesu, społeczna, natomiast legacy – pozostawianie po sobie pozytywnego dziedzictwa. Czyli nie tylko event dla zabawy czy dla przekazania, w zależności od tego jaki to jest event: czy integracja, czy zabawa, czy zareklamowanie produktu, czy prezentacja sprzętu, czy po prostu wyjazd motywacyjny i tym podobne, bo tutaj możliwości jest bardzo wiele. Natomiast oprócz tego głównego celu też pozostawienie po sobie jakiegoś pozytywnego śladu, czyli zrobienia czegoś dla lokalnej społeczności, dla natury, dla planety. Okres pandemii uświadomił nam wiele problemów, o których wcześniej się mówiło, ale które może nie docierały do nas aż tak dosadnie, czyli właśnie związane z ociepleniem klimatu chociażby, właśnie z potrzebą wspierania lokalnych społeczności, lokalnych dostawców, lokalnych biznesów, i teraz bardzo często zleceniodawcy na to zwracają uwagę w swoich programach, w swoich zapytaniach, wymagają tego od agencji. Więc to są takie największe różnice. Oczywiście, oprócz tego, tych różnic, można by tutaj się doszukiwać jeszcze wielu innych, pomniejszych, w zależności od tego, o jakim rodzaju eventu mówimy. Niektóre wydarzenia są mniejsze niż były przed pandemią, co nie wynika już z ograniczeń pandemicznych, których już nie ma, ale chociażby z tego, że część zespołów dalej współpracuje zdalnie i tylko raz na jakiś czas się spotyka w biurach. W związku z tym nadal istnieje potrzeba, powiedzmy, integracji jakiś tam mniejszych grup w ramach dużych korporacji. No, więc tej eventy siłą rzeczy muszą być mniejsze. Są to jakby dodatkowe eventy, które może wcześniej aż tak często nie występowały, bo nie było takiej potrzeby. Oprócz tego oczywiście sprawy budżetowe- o tym jeszcze pewnie porozmawiamy, i tak dalej. Więc oczywiście są inne te eventy, ale myślę, że te dwie rzeczy – żeby też nie wprowadzać jakby tutaj za dużo informacji- to są takie najbardziej fundamentalne, na które myślę każdy organizator i klient powinien zwrócić uwagę.

– Czy to dobrze zrozumiałem: zwracamy większą uwagę też podczas tworzenia czy uczestnictwa w eventach również na ich aspekt taki ekologiczny. To znaczy, czy na przykład ta konferencja swój ślad węglowy, że tak powiem, odpracowała?

– Bardzo często podczas zresztą wydarzeń MICE zarówno na świecie, ale już także w Polsce. Liczy się ślad węglowy i później stara się w jakiś sposób go rekompensować. Więc, to się pojawiło, tego nie było. To jest ten aspekt ekologiczny, już docelowo ekologiczny: Dbałość o planetę, przeciwdziałanie zmianom klimatycznym. Ale druga część w tym Legacy i CSRze, to jest właśnie dbanie o lokalne społeczności, czyli wspieranie czy to lokalnych dostawców, na przykład jedzenia organizując katering na event czy po prostu tworzenie programów wspierających lokalne społeczności, na przykład towarzyszący jakiejś konferencji, kongresowi czy innemu eventowi remont, nie wiem, placówki dla dzieci, jakiegoś domu dziecka, powiedzmy. Albo, jeżeli jest to wyjazd incentive, na przykład do Afryki, no to wizyta w jakiejś lokalnej wiosce i wsparcie tamtych społeczności, przygotowania jakiegoś programu w oparciu o to co z jednej strony daje uczestnikom wartość dodaną w postaci tego, że też mają świadomość, że robią coś dobrego. Natomiast no, przede wszystkim oczywiście pomaga tej lokalnej społeczności, a z 2 strony też stanowi… Nie chcę powiedzieć atrakcje, bo może to złe słowo, ale jednak skupienie się na tym co lokalne, na tym co wyróżnia dane miejsce. Jedziemy do jakiejś destynacji i poznajemy ją dosłownie od kuchni, od tego jak żyją lokalni ludzie, a nie tylko, powiedzmy, największe atrakcje turystyczne, najlepsze restauracje, które często się nie różnią od innych, najlepszych restauracji w innych częściach świata. Więc ta lokalność, która również się liczy, którą bardzo fajnie można właśnie połączyć z CSRem i legacy.

– Czy ta lokalność oznacza też jakby zmniejszenie gdzieś tych odległości które pokonujemy. Na wydarzenia, czy to już przechodzę do takich oczekiwań klientów wobec tych wydarzeń biznesowych aktualnie po pandemii, czy chce nam się, mówiąc kolokwialnie, latać daleko, czy właśnie lokalność w tym wymiarze również odległościowym?

– Chcieć zawsze się chce, może prawie zawsze. Natomiast oczywiście druga sprawa, to są budżety i to są koszty. I tutaj ta pandemia też wiele zmieniła w tym wymiarze, jeżeli chodzi właśnie o wyjazdy, chociażby motywacyjne, incentive, czy wyjazdy na jakieś organizowane w innych częściach świata konferencje i kongresy. Jeżeli chodzi o wyjazdy incentive oczywiście nadal destynacja odgrywa bardzo ważną rolę im jest bardziej egzotyczna, mało dostępna, tym lepiej. Natomiast dużo częściej też gra się już programem, który może jakby zrekompensować powiedzmy bliższą destynację. W ten sposób to ujmę. A jest to potrzebne, chwilę po pandemii było to potrzebne, ze względów jeszcze ograniczeń w podróżowaniu, które niektóre kraje miały utrzymane, i po prostu ciężko było zaplanować wyjazd do jakiejś destynacji, nie wiedząc, czy na przykład nie zamknie ona granic. To było chwilę, powiedzmy te kilka miesięcy po tej największej fali pandemii i ograniczeniach, kiedy po prostu wszyscy siedzieliśmy w domu mówiąc kolokwialnie. Natomiast teraz zmieniły się nieco kierunki, ponieważ zmieniły się ceny biletów lotniczych. Takim koronnym przykładem jest Azja, która zawsze, jeżeli chodzi o stosunek odległości czy egzotyczności do kosztów, poprzez ceny biletów lotniczych wypadała bardzo dobrze. Teraz te ceny niestety bardzo wzrosły. W związku z tym Azja jest mniej konkurencyjna i ceny biletów lotniczych często zrównują się, na przykład z cenami biletów do Afryki czy do Ameryki Południowej, które siłą rzeczy przed pandemią były rzadziej wybierane ze względów budżetowych. Więc teraz, jeżeli ta cena jest ta sama, jeżeli zleceniodawca może sobie pozwolić na zapłacenie określonej kwoty za bilety dla grup raczej coraz częściej wybiera tamte kierunki, ponieważ jeszcze tam jego goście zaproszeni uczestnicy takich programów incentive nie byli. Natomiast oczywiście oprócz tego wybierane są także bliższe destynacje, w których tworzone są właśnie ciekawsze, bardziej kreatywne programy, oparte również o wartości, między innymi CSR i legacy, ale także szereg innych bardzo ciekawych wątków nawiązujących właśnie do lokalności do poznania lokalnych smaków danego regionu czy danego kraju, I to też jest szansa dla Polski. Patrząc z punktu widzenia naszego położenia bardzo korzystnego stosunku ceny do jakości oferowanych usług, bo jakość usług w Polsce naprawdę, jeżeli chodzi o branżę MICE zarówno, jeżeli mówimy tutaj o agencjach, obsłudze, o biurach DMC, PCO jak i ofercie hoteli i centrów konferencyjnych jest bardzo dobra. Położenie geograficzne jest bardzo dobre, szczególnie dla zachodniej Europy. Oczywiście jest to destynacja położona blisko, do której łatwo i szybko można się dostać, a oprócz tego dla wielu klientów paradoksalnie jeszcze nie tak dobrze znana, ponieważ przed pandemią wyjeżdżali właśnie albo gdzieś dalej na drugi koniec świata albo do krajów, powiedzmy… Nie wiem, śródziemnomorskich. Teraz zwracają się w stronę takich miejsc jak Polska z tego względu, że są one nie do końca jeszcze odkryte, a bardzo atrakcyjne. Oczywiście tutaj od razu muszę powiedzieć, że problemem jeszcze pozostaje już nie pandemia, ale wojna w Ukrainie. Co wynika zarówno ze świadomości jak i pewnych obiektywnych ograniczeń, na przykład wprowadzanych przez korporację. Znaczy nie mówię już o marginesie klientów, którym wydaje się, że u nas trwa wojna, co też czasami się zdarza, bądź że po prostu jest dużo uchodźców, jest niebezpiecznie. Wielu zleceniodawców ma świadomość, że u nas jest dobrze i można by taki wyjazd przygotować, natomiast mają ograniczenia wprowadzane chociażby przez swoje firmy i korporacje, mówiące o tym, że przykładowo strzelam teraz, 500 km od miejsca jakiegokolwiek konfliktu zbrojnego nie można organizować żadnych spotkań, i to jest bariera, nie do przeskoczenia. Polska się w to wpisuje, ponieważ praktycznie z każdego większego miasta w Polsce do granicy z Ukrainą jest 500 km. Kolejna sprawa: zagraniczne firmy i agencje, które proponują swoim zleceniodawcom na przykład 3 kierunki na incentive, powiedzmy, albo na konferencję i teraz te agencje mają świadomość, że u nas jest bardzo dobra oferta, ale też są po pandemii nieco poturbowane przez pandemię, Mówiąc bardzo delikatnie, i nie zaproponują Polski nie chcąc ryzykować utraty klientów asekuracyjnie zaproponują mu często bezpieczniejsze kierunki, tylko po to, żeby nie ryzykować po prostu straty klienta. I na tym też tracimy. Oczywiście, pod tym względem sytuacja jest dużo lepsza niż jeszcze rok temu. Stale się poprawia, organizuje się w Polsce coraz więcej też dużych wydarzeń. Oprócz wyjazdów incentive także konferencji i kongresów, czego przykładem był ubiegłoroczny Kongres ICA chociażby czy Kongres UFI. Natomiast na pewno jest jeszcze tego mniej niż przed pandemią i przez to firmy DMC, czyli zajmujące się właśnie obsługą zagranicznych gości MICE w naszym kraju najwolniej regenerują się, że tak powiem, po pandemii czy już w ogóle po po kryzysie. No, bo tak jak mówię, pandemia tutaj już akurat nie odgrywa dużej roli, bardziej sąsiedztwo wojny w Ukrainie.

– To hasło DMC zostało wytłumaczone także jeszcze z dziennikarskiego obowiązku: to pewnie wynika z rozmowy, ale wyjazdy incentive to…?

– Wyjazdy incentive, to są wyjazdy motywacyjne, zachętowe moglibyśmy jakoś tak przetłumaczyć dosłownie. Bardzo często jest to zakończenie programu motywacyjnego, czyli przykładowo: chcemy nagrodzić naszych partnerów handlowych, sprzedawców, pracowników za ich bardzo dobre wyniki, bądź tworzymy wcześniej program w którym oni starają się osiągnąć te bardzo dobre wyniki żeby wygrać, mówiąc w cudzysłowie, taki wyjazd właśnie motywacyjny i w nagrodę zapraszamy ich na taką podróż. Wszystko jedno, może to być Bali, może to być Afryka, mogą to być Włochy, Egipt. Jakkolwiek z reguły, właśnie takie wyjazdy charakteryzują się bardzo atrakcyjnym programem, jakimiś nietuzinkowymi atrakcjami, których, mówiąc krótko, nie jesteśmy sobie w stanie- czy jesteśmy, ale no, nie robimy tego ze względów finansowych- bardzo często załatwić na własną rękę. Czyli nie jest to wyjazd typowy, taki na wczasy, powiedzmy all inclusive, chociaż i takie czasami się zdarzają, ale to jest zdecydowana mniejszość. Natomiast bardzo fajna destynacja, bardzo fajny program, coś co ma wywołać efekt wow i przyciągnąć uwagę osób które potencjalnie na ten wyjazd zostaną zaproszone, po to aby starały się go pozyskać.

– Oczywiście. Już myślami troszeczkę od płynęliśmy tutaj do ciepłych krajów czy nawet do jakichś orientalnych destynacji, ale wracając na polskie podwórko: na co zwracać uwagę podczas wyboru, przy wyborze eventów, gdzie pokazać się z własną firmą? No, po prostu, co powinno przykuć naszą uwagę a co powinno być takim red flag, czerwoną flagą, że ten event to wydarzenie nie jest warte, żebyśmy tam się pokazali.

– Mhm, taką myślę najważniejszą rzeczą… Teraz mówimy o eventach, bo też może na wstępie w dwóch zdaniach powiem: cała branża MICE, tak jak wspomniałem na początku to są właśnie wyjazdy incentive, konferencje, kongresy, eventy, jeszcze szereg innego rodzaju spotkań. Czyli to są rzeczy bardzo od siebie różne. W przypadku wyjazdu incentive to destynacja natomiast, jeżeli chodzi o event czy konferencje i kongresy, taką myślę najważniejszą rzeczą, to jest oczywiście przejrzenie agendy takiego wydarzenia, zarówno pod kątem programu edukacyjnego, ale przede wszystkim prelegentów i osób które pojawią się na scenie a także, jeżeli jest taka możliwość, osób które wezmą udział w tym wydarzeniu, ponieważ, nie ma co ukrywać: w przypadku eventów w tym konferencji, kongresów, oprócz wartości merytorycznej, bardzo ważnym aspektem jest networking, czyli nawiązywanie kontaktów i to zresztą też jest aspekt, na który część organizatorów nie zwraca tak dużej uwagi, chociaż na szczęście zdarza się to coraz rzadziej, ale jednak jest to bardzo potrzebne. Chociażby tworząc program wydarzenia, przewidzenie odpowiedniej ilości, długości i częstotliwości przerw, na przykład, żeby to nie było tylko 15 minut, podczas których i tak większość uczestników pragnie skorzystać z toalety, może jeszcze zamówić kawę i w zasadzie już czas się kończy i muszą wracać na salę biorąc udział w kolejnej prelekcji, w kolejnym wykładzie. Nie o to chodzi. Te przerwy powinny być dłuższe po to, żeby można było swobodnie nawiązywać kontakty, żeby wytworzyć w uczestnikach- i to też jest dobry sposób na przyciągnięcie i na polepszenie swojej frekwencji- słynny efekt FOMO, czyli fear of missing out. My tam chcemy się pojawić, ponieważ wiemy, że dużo na tym zyskamy. Nie tylko wiedzy merytorycznej, która oczywiście jest bardzo ważna, ale którą, mówiąc szczerze, jeżeli ktoś się uprze, można pozyskać właśnie wirtualnie, spędzając czas przy komputerze i słuchając wykładów lub w ramach content on demand już po fakcie, natomiast jedziemy na dane wydarzenie po to, żeby spotkać się z ludźmi którzy są dla nas istotni, z którymi chcemy nawiązać kontakty biznesowe. Zarówno w tej oficjalnej atmosferze jak i nieoficjalnej, podczas, powiedzmy, wydarzeń towarzyszących jeszcze jakiemuś eventowi. Jeżeli jest to dłuższy event, na przykład trzydniowa konferencja, to bardzo często tam są organizowane. Jakieś pomniejsze eventy typu wieczorna gala, koktajl, jakieś spotkania, właśnie stricte, networkingowe, które mają to umożliwić. Czyli, mówiąc krótko, wiedza i wartość merytoryczna, networking, czyli wartość kontaktu, jakie możemy stamtąd wynieść, jakich ludzi możemy poznać. Na plus, oczywiście jeszcze wchodzi w to ten aspekt, nazwijmy to organizacyjno, logistyczny, no czyli oczywiście termin takiego spotkania, odległość, koszty z jakimi musimy się liczyć żeby dotrzeć na miejsce. No, to są takie rzeczy oczywiste. Ale myślę, że te dwa pierwsze punkty w jakiś sposób sugerują nam odpowiedź na to trzecie pytanie: czy warto czy nie warto? Wtedy możemy sobie na tej wadze położyć wartość kontaktów, które możemy pozyskać wersus, cenę jaką musimy zapłacić na przykład za bilet, hotel i żeby dostać się na miejsce, więc już w tym momencie jest łatwiej. Także ten punkt networkingowy myślę tutaj odgrywa największą rolę. Dlatego to też jest ważna wskazówka dla organizatorów, żeby starali się, tworząc swoje wydarzenia, właśnie zwracać bardzo dużą uwagę na ten networking.

 – A nie jest tak, że przez pandemię troszeczkę odwykliśmy od tego networkingu takiego rozumianego właśnie przez face to face kontakt i troszkę nam jest go trudniej na tych wydarzeniach uzyskać utrzymać?

– Niedawno dotarłem do badań bodajże przez irlandzką agencję eventową przeprowadzonych, w których rzeczywiście część uczestników i eventów przyznała, że za sprawą pandemii utraciła część umiejętności networkingowych. To znaczy, gorzej im się nawiązuje teraz kontakty niż przed pandemią, ponieważ wtedy cały czas byli w tym trybie chodzenia na eventy, nawiązywania kontaktów biznesowych. Cały czas to się działo. Później była przerwa, byliśmy zamknięci w domach, więc potrzebują pewnie troszeczkę czasu na rozruch. Natomiast myślę, że koniec końców zależy to w dużej mierze już od indywidualnych cech i preferencji danej osoby. No, niektórym kontakty nawiązuje się łatwiej, innym trudniej. W związku z tym czasami organizatorzy przewidują jakieś nazwijmy to ułatwienia dla tych osób mniej śmiałych nazwijmy to, typu: sesje speed datingowe, na przykład czy jakaś osoba która spaja te działania networkingowe, jakoś na zasadzie: no, znowu może nieodpowiednie słowa, ale „wodzireja”, ośmiela pewnych uczestników. Natomiast bardzo często tego akurat nie ma podczas wydarzeń. Natomiast myślę, że jednak sama chęć i czas danej konferencji czy tych przerw i możliwości, które tworzą nie tylko przerwy pomiędzy sesjami, ale właśnie te wydarzenia, na przykład wieczorne, już mniej oficjalne, tworzą jednak dobrą atmosferę do tego, żeby nawet te osoby, powiedzmy, które nie mają w krwiobiegu tego nawiązywania takiego totalnie swobodnego i luźnego kontaktów też potrafią się przełamać. To jest między innymi właśnie rola organizatorów, żeby stworzyć mimo wszystko warunki, nawet dyskretnie, do tego, aby ta atmosfera do nawiązywania kontaktów, to była dobra, żeby było właśnie więcej czasu, żeby było troszkę mniej oficjalnie, żeby przewidzieć takie wydarzenia i takie rozwiązania które pomogą w tym.

– Świetnie. Byliśmy już na wydarzeniu na evencie. A teraz chcielibyśmy zorganizować taki event dla naszej firmy. Robić to samemu, własnymi środkami, wiemy że będzie na pewno taniej… a właśnie pytanie: może nie będzie wcale tak tanio?

– To właśnie nie jest, nie jest takie oczywiste, 

– czy samemu, czy wynająć agencję do tego, aby ona taki event stworzyła?

– Wynająć agencję. Już mówię dlaczego. Po pierwsze branża eventowa. Tak zresztą, jak powiedziałeś na początku, jest piękna, kolorowa, ale to jest efekt działania tej branży eventowej. On właśnie taki ma być piękny, kolorowy, rozrywkowy, a przy tym oczywiście jeszcze networkingowy i tak dalej, spełniający te event marketingowe założenia. Natomiast, praca nad organizacją eventu czy to konferencji czy kongresu czy eventu, jako spotkania firmowego czy wyjazdu incentive, tym bardziej, to jest bardzo ciężka robota, bardzo wiele rzeczy może się nie udać, na bardzo wiele szczegółów trzeba zwrócić uwagę i bardzo dobrze mieć kogoś kto ma odpowiednią wiedzę i know how i jest w stanie sprostać temu zadaniu i uniknąć tych wszystkich błędów, które mogą okazać się bardzo kosztowne, nie mówiąc już o czasie który musimy poświęcić żeby przygotować takie wydarzenie i efekcie. Na pewno efekt finalny profesjonalistów się tym zajmujących będzie dużo lepszy. Natomiast jeszcze co do kosztów, oprócz tego że błędy bywają kosztowne, no, jeżeli coś nam się mówiąc kolokwialnie zepsuje. Musimy za to zapłacić, i czasami ten budżet przez to może być dużo większy niż zakładaliśmy. To także współpraca z wyspecjalizowanymi agencjami często nie musi oznaczać wyższych kosztów, ponieważ oczywiście agencja bierze za to pieniądze, ma swoją prowizję, ma swoje fee, musi też z czegoś żyć. Natomiast bardzo często agencje, które organizują, powiedzmy w danym hotelu, centrum konferencyjnym, czy które współpracują z danym podwykonawcą, bardzo często mają z nim wynegocjowane pewnie lepsze ceny niż my, którzy przychodzimy, powiedzmy zewnątrz i organizujemy pojedynczy event w jakimś miejscu, więc w jakiś sposób te koszty i tak potrafią się koniec końców wyrównać. Więc nie jest to powiedziane, że współpracując z agencją musimy doliczyć ileś tam, powiedzmy procent do całego budżetu. „O tyle będzie drożej, bo współpracujemy z agencją”. Wcale tak nie musi być. Na własną rękę może to wyjść podobnie, a nawet czasami drożej, jeżeli po drodze popełnimy jakieś błędy, nie mówiąc już oczywiście o finalnym efekcie. Oprócz tego dochodzą jeszcze rzeczy promocyjne danego wydarzenia, marketingowe. No i właśnie podwykonawcy, bo oczywiście agencja eventowa nie organizuje własnym sumptem całego eventu, tylko też z współpracuje z podwykonawcami. Agencja ma knowhow, jakie firmy są dobre, szczególnie teraz po pandemii, kiedy troszeczkę to portfolio firm, zarówno podwykonawczych, eventowych, oczywiście się przerzedziło, ale oni wiedzą na kim można polegać. Jaka agencja jest godna zaufania firma podwykonawcza, jaka niekoniecznie, z jaką można negocjować, jaka specjalizuje się w jakiejś określonej dziedzinie? Jak to dopasować? No, i przede wszystkim też pilnują tej współpracy. Więc to jest ten bardzo ważny aspekt, który pozwala uniknąć potknięć. Oczywiście potknięcia mogą zawsze się zdarzyć. Ale to jest bardzo złożona logistycznie operacja organizacja eventu, więc potknięcia zawsze mogą się zdarzyć. Ale tutaj znowu agencja bardzo często ma doświadczenie i ma wiedzę. Wobec tego ma plan B, wie jak reagować, żeby czasami nawet uczestnicy nie zauważyli jakiegoś błędu, jakiegoś potknięcia. Jeżeli ktoś niekoniecznie zajmuje się tym na co dzień, może wpaść w panikę, może nie być w stanie rozwiązać takiego problemu. Przykładem zresztą są też duże firmy i korporacje, które, mimo że organizują sporo eventów, Różnego rodzaju i mają wyspecjalizowane komórki czy osoby, które zajmują się u nich organizacją imprez masowych bądź marketingiem ze szczególną uwagą na MICE czy na event marketing również korzystają z agencji i z podwykonawców, którzy w jakiś sposób koordynują te działania i wtedy wspólnie przygotowują dane wydarzenie. Kolejna rzecz: bardzo często wydarzenia, na przykład globalnych stowarzyszeń korporacji, są organizowane za granicą, zarówno konferencje, kongresy, no i wyjazdy incentive, o których już rozmawialiśmy. Wtedy tym bardziej dobrze wziąć zagranicznego partnera, który zna lokalny rynek, wie dokładnie jak postępować na danym rynku, jakie tam są regulacje, zarówno prawne jak i oczywiście oferta podwykonawców, agencji na miejscu. On ma po prostu odpowiednie know how, które pozwala przeprowadzić ten projekt w miarę gładko.

– No właśnie, korzystając z twojego know how zapytam, zadam pytanie takie: czy istnieje przepis na dobry event? Albo, jeśli nie istnieje taki jeden przepis na dobry, doskonały event, no to, kogo obserwować żeby brać te najlepsze praktyki?

– Myślę, że przepisów jest wiele. Oczywiście, wszystko zależy od rodzaju eventów i od tego, na czym konkretnie nam zależy i co chcemy osiągnąć. Natomiast na pewno warto obserwować to, co dzieje się zarówno w Polsce- największe agencje polskie i największe agencje zagraniczne. Ja mam przyjemność zasiadać w jury konkursu Event Tech Awards. To jest taki jeden z największych konkursów w branży eventowej na świecie, i muszę przyznać że w tym roku ocena projektów sprawiła mi dużo radości, ponieważ można bardzo dużo dowiedzieć się o tym, co dzieje się zarówno w Polsce jak i na świecie. Polskie agencje bardzo dobrze wypadły w tym konkursie i rzeczywiście ich projekty- co szczególnie cieszy- wyróżniały się na tle projektów światowych, Jeżeli chodzi o wykonanie, o kreację, o wiedzę, w ogóle podejście do tematu. Więc można się naprawdę dużo nauczyć obserwując takie konkursy, na przykład Event Tech Awards. Akurat o nim mówią, ale jeszcze jest szereg innych konkursów, poszczególne te projekty oczywiście może zobaczyć każdy, nie tylko członkowie jury. Wobec tego zachęcam, można wejść na stronę, tam te projekty są przedstawione dosyć dokładnie z filmami, z opisami, z założeniami, z realizacją celów. Więc warto się inspirować po to żeby stworzyć ciekawą kreację, bo oczywiście eventów organizuje się bardzo dużo i przepis na udany event to może być wyróżnienie się pozytywne oczywiście na tle konkurencji, czyli wywołanie efektu wow, na którym nam wszystkim zależy, czy to za sprawą nowych technologii, czy to za sprawą ciekawego scenariusza czy ciekawego programu, czy najlepiej po prostu wszystko to po miksować, oczywiście zwracając uwagę, żeby nie było żadnych wpadek organizacyjnych, no, ale to jest jakby taka podstawa, fundament. Natomiast później na tym fundamencie budujemy coś, dzięki czemu uczestnicy zapamiętają właśnie nasz event. Na długo zostanie im on w pamięci i chętnie przyjdą też na kolejne wydarzenia przez nas organizowane. Czy, jeżeli jest to event związany właśnie z jakąś konkretną marką, no, to zapamiętają tę markę. O to chodzi, żeby ona im się kojarzyła dobrze, żeby produkty i oferta tej marki. Były dla nich ważne, cenne. I pozytywnie im się kojarzyły. w największym skrócie.

– No, i w ten cudowny świat targów, konferencji i eventów, wyjazdów prowadził nas Michał Kalarus. Bardzo dziękuję,

– bardzo dziękuję za rozmowę.

– również Tobie dziękujemy, drogi słuchaczu, za wysłuchanie tej rozmowy do końca, jeśli interesujecie wiedza taka jak ta, czyli pozwalająca rozwiązywać codzienne problemy polskich przedsiębiorców albo wskazująca im kolejne drogi rozwoju, pokazujące różne wskazówki jakie można zastosować w twoim, na przykład, biznesie, to oczywiście zachęcam cię do sprawdzenia innych rozmów na kanale Przyspiesz Biznes. Słyszymy się na youtubie, słyszymy się w serwisach streamingowych, wszędzie tam, gdzie lubisz słuchać podcastów i tego typu audycji tam i my jesteśmy, więc szukaj nas również pod innymi tematami. A teraz już mówię: do usłyszenia i do zobaczenia,

– Do widzenia.

Upraszczamy
prowadzenie firmy

Załóż darmowe kontoPorozmawiajmy