Wystawianie faktur – wskazówki dla przedsiębiorcy

Najogólniej rzecz ujmując, fakturę wystawia przedsiębiorca, aby udokumentować dokonanie transakcji. Na podstawie faktury jest możliwe prawidłowe rozliczenie podatków. Wystawianie faktur VAT jest obowiązkiem podatników podatku od towarów i usług.

Gdy sprzedajesz produkty lub usługi innej firmie, wystawienie faktury jest obligatoryjne. W sytuacji, gdy kupuje od ciebie osoba prywatna (konsument), nie masz obowiązku wygenerowania faktury, chyba, że klient wystosuje do ciebie takie życzenie. Faktura powinna zostać wystawiona w dwóch egzemplarzach – jeden dokument otrzymuje nabywca, a drugi jest dla ciebie.

Faktura może zostać przedstawiona kontrahentowi w formie papierowej, bądź elektronicznej, natomiast zgodnie z planami Ministerstwa Finansów od 1 stycznia 2024 roku wystawianie faktur w formie elektronicznej będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców, w związku z Krajowym Systemem e-Faktur. Co wiemy o KSeF na ten moment? Zobacz odcinek podcastu Przyspiesz biznes, w którym rozmawiamy z ekspertem – Marcinem Radwanem z kancelarii Taxpoint – na temat wejścia w życie przepisów dotyczących wystawiania faktur online.

Planowane zmiany związane z wprowadzeniem w 2024 r. Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z największych zmian w obszarze VAT na przestrzeni ostatnich kilku lat. Swoim zakresem obejmie niemal wszystkich podatników VAT, prowadzących działalność gospodarczą na terenie Polski, niezależnie od skali tej działalności i osiąganych obrotów. Obszar planowanych zmian jest również newralgiczny – dokumentowanie czynności za pomocą faktur (fakturowanie) to jeden z kluczowych obowiązków formalnych związanych z prowadzeniem działalności, jednocześnie umożliwiający prawidłowe rozliczenie podatku VAT. Obowiązkowy KSeF istotnie modyfikuje dotychczasową praktykę w tym zakresie i to w kilku aspektach. Po pierwsze, faktury funkcjonujące w obiegu zostaną ujednolicone i przyjmować będą ustandaryzowany format. Po drugie, zmieni się zakres danych wprowadzanych na fakturach ustrukturyzowanych. Po trzecie, modyfikacji ulegnie forma i sposób przekazywania faktur drugiej stronie transakcji –  jedyną skuteczną metodą przekazania faktury nabywcy będzie KSeF, który stanie się podstawowym narzędziem wymiany faktur między kontrahentami. Wiązać się to będzie z koniecznością przeglądu stosowanych procedur wewnątrz firmy, tak aby konkretnym osobom nadać uprawnienia umożliwiające wystawienie, wysyłkę lub odbiór faktury w systemie. Śmiało można to nazwać rewolucją w obszarze fakturowania, która dokonywać się będzie na naszych oczach. Kluczowe będzie odpowiednie do niej przygotowanie, co umożliwi płynne i sprawie odnalezienie się w nowej rzeczywistości – dodają eksperci z kancelarii Taxpoint.

Zapewne zastanawiasz się teraz – gdzie mogę wystawić swoją pierwszą fakturę? Programy dostępne w Internecie, których obsługa jest wygodna i intuicyjna, to najwygodniejszy sposób na wystawianie faktur elektronicznych.

Darmowe wystawianie faktur sprzedażowych przez 30 dni jest dla ciebie dostępne w Apfino. Przez cały miesiąc możesz wystawiać faktury bezpłatnie i bez limitu, po czym możesz zdecydować się na skorzystanie z płatnej wersji systemu Comarch ERP.

Standardowo wskazuje się, że wystawienie faktury może odbyć się najwcześniej 60 dni przed dostarczeniem towaru lub wykonaniu usługi oraz najpóźniej 15-tego dnia następującego miesiąca po realizacji zamówienia.

Od tych podstawowych reguł możemy znaleźć kilka wyjątków:

• Usługi budowlane i budowlano-montażowe – fakturę należy wystawić do 30 dnia od momentu wykonania zlecenia,
• Drukowanie książek – fakturę należy wystawić do 90 dnia od realizacji usługi,
• Dostawa książek – fakturę należy wystawić do 60 dnia od wydania zamówienia,
• Dostawa m.in. energii cieplnej czy elektrycznej oraz m.in. świadczenia usług telekomunikacyjnych, ochrony czy najmu – fakturę należy wystawić z upływem terminu płatności.

Zgodnie z przepisami, faktury należy przechowywać przez 5 lat (liczy się to od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku VAT wykazanego na fakturze).

Faktury można archiwizować zarówno w formie elektronicznej (w nieedytowalnym pliku typu PDF), jak i papierowej.

Podstawowa faktura VAT, aby była zgodna z obowiązującymi przepisami, musi zawierać takie składowe, jak:

• odpowiedni numer umożliwiający jednoznaczną identyfikację faktury,
• data wystawienia i data dokonania dostawy towarów, wykonania usługi lub otrzymania zaliczki,
• dane podatnika i nabywcy (imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy i numery NIP),
• nazwa towaru/usługi,
• liczba dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkowa netto,
• kwoty wszelkich obniżek i rabatów,
• wartość sprzedaży netto,
• stawka i kwota podatku (kwota podatku zawsze musi być wyrażona w PLN, nawet jeżeli strony umówiły się, że transakcja rozliczana będzie w innej walucie),
• suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwota należności ogółem,
• dodatkowe oznaczenia, które w niektórych przypadkach powinny obowiązkowo znaleźć się w treści faktury np. wyrażenie „mechanizm podzielonej płatności”, jeżeli za towar lub usługę wykazaną w treści faktury nabywca zobowiązany jest zapłacić z wykorzystaniem płatności podzielonej (split payment).

Masz możliwość umieszczenia na fakturze także dodatkowych elementów, których celem jest dbanie o terminowe regulowanie zobowiązań przez twoich kontrahentów. Możesz dołączyć link do płatności, dzięki któremu zdecydowanie ułatwisz kontrahentowi płatność za fakturę – za pomocą kilku kliknięć wykona on szybki i bezpieczny przelew online ze swojego banku. Możesz dodać również pieczęć prewencyjną, która mobilizuje do terminowej opłaty faktury.

Poza standardową fakturą VAT możesz wystawiać również takie dokumenty, jak:

• faktura zaliczkowa – wystawiasz ją wtedy, kiedy przed dostarczeniem towaru lub wykonaniu usługi otrzymujesz od kontrahenta zaliczkę, zadatek lub przedpłatę. Wystawiasz ją najwcześniej 60 dni przed otrzymaniem całości lub części zapłaty na poczet przyszłej realizacji i najpóźniej 15 dnia następującego miesiąca po otrzymaniu całości lub części kwoty.
• faktura końcowa – jeśli faktura zaliczkowa nie została w całości opłacona, wystawiasz fakturę końcową (po wykonaniu całości transakcji przez kontrahenta) zgodnie z zasadami obejmującymi wystawianie podstawowych faktur VAT,
• faktura uproszczona – paragon fiskalny, który zawiera NIP nabywcy i obejmuje kwotę maksymalnie 450 zł brutto (100 euro). Podczas wystawiania takiej faktury, musisz na niej umieścić datę, numer, dane sprzedawcy i nabywcy, nazwę towaru/usługi, kwotę rabatów i kwotę należności ogółem,
• faktura korygująca – jeśli już po wystawieniu faktury zmniejszono lub podwyższono kwotę produktu/usługi, zwrócono część lub całość towaru, bądź znaleziono błąd na dokumencie, należy wystawić fakturę korygującą, która zawiera podstawowe dane oraz informację o tym, które elementy skorygowano.