Ustawa o ochronie sygnalistów – czym jest i dlaczego powstała?
Głównym celem wprowadzenia ustawy o ochronie sygnalistów jest ochrona interesu publicznego oraz zapewnienie, że przedsiębiorstwa i instytucje będą działały zgodnie z najwyższymi standardami etycznymi i prawnymi.
Ustawa o ochronie sygnalistów, o której mówi się także ustawa o sygnalistach zapewnia osobom zgłaszającym nieprawidłowości w firmach i organizacjach poczucie bezpieczeństwa, ponieważ mogą liczyć na ochronę prawną pod warunkiem, że ich zgłoszenia są dokonywane w dobrej wierze.
Ustawa o ochronie sygnalistów – co to jest?
Ustawa o ochronie sygnalistów to akt prawny, którego celem jest zapewnienie ochrony osobom ujawniającym naruszenia w swoim miejscu pracy. Sygnaliści – tak nazywane są osoby, zgłaszające nieprawidłowości – mogą zgłaszać różnego rodzaju przypadki łamania prawa, takie jak oszustwa finansowe, korupcja, czy działania zagrażające zdrowiu i bezpieczeństwu.
Ustawa ta jest odpowiedzią Polski na dyrektywę Unii Europejskiej (Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r.), która zobowiązała kraje członkowskie do wprowadzenia odpowiednich przepisów krajowych zapewniających ochronę sygnalistów.
Sygnaliści – od kiedy obowiązuje ta ustawa?
Implementacja dyrektywy unijnej przez poszczególne kraje członkowskie miała być zakończona do końca 2021 roku, jednakże w Polsce proces legislacyjny się przedłużył. Ostatecznie, ustawa o ochronie sygnalistów została uchwalona 14 czerwca 2024 roku i weszła w życie 25 września 2024 roku.
Co ustawa o sygnalistach oznacza dla podmiotów gospodarczych? Firmy zatrudniające co najmniej 50 pracowników oraz instytucje (bez względu na liczbę pracowników), mające obowiązek wypełniania wymagań ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (tzw. ustawa AML) są zobowiązane do wdrożenia odpowiednich kanałów i procedur zgłaszania naruszeń. Instytucje obowiązane to m.in. banki, kantory, biura rachunkowe czy firmy inwestycyjne.
Ustawowy obowiązek Cię dotyczy? Wybierz opcję dla siebie
Ustawa o sygnalistach – jakie zasady obowiązują?
Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza szereg przepisów, które mają na celu zagwarantowanie osobom zgłaszającym nieprawidłowości odpowiednią ochronę. Najważniejsze zasady to:
- Obowiązek ustanowienia kanałów zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych – pracodawcy muszą zapewnić sygnalistom możliwość dokonywania zgłoszeń za pomocą specjalnych kanałów komunikacji. Kanały te powinny być bezpieczne, zapewniające poufność i dostępne dla pracowników, a także – w zależności od rodzaju firmy – również dla kontrahentów.
- Ochrona przed działaniami odwetowymi – sygnaliści są chronieni przed wszelkimi formami negatywnych konsekwencji, takimi jak zwolnienie, przeniesienie na mniej korzystne stanowisko czy inne działania odwetowe, które mogłyby krzywdząco wpłynąć na ich sytuację zawodową.
- Anonimowość zgłoszeń – ustawa pozwala na dokonywanie zgłoszeń anonimowych, choć podmioty gospodarcze są również zobowiązane do wdrożenia procedur umożliwiających zgłoszenia personalne, zapewniając przy tym odpowiednią ochronę danych osobowych sygnalistów.
- Obowiązek monitorowania i raportowania – firmy muszą regularnie analizować wpływające zgłoszenia oraz tworzyć raporty na temat podjętych działań. Jest to kluczowe, aby zagwarantować transparentność oraz podejmowanie odpowiednich kroków zaradczych.
- Kary za brak zgodności z przepisami – ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje szereg sankcji: kara grzywny, kara ograniczenia wolności, kara pozbawienia wolności do lat 3 nakładane na osoby odpowiedzialne w danym przedsiębiorstwie za wdrożenie ustawy lub na kierowników.
Sygnaliści – jakie wyzwania stoją przed przedsiębiorcami?
Implementacja ustawy o sygnalistach wiąże się z pewnymi wyzwaniami, które muszą zostać uwzględnione przez pracodawców:
- Szkolenia pracowników – skuteczne wdrożenie przepisów ustawy wymaga przeprowadzenia szkoleń, które pomogą pracownikom zrozumieć, w jaki sposób i gdzie mogą zgłaszać nieprawidłowości, a także jakie mają prawa jako sygnaliści oraz jakie procedury obowiązują w ich firmie.
- Zbudowanie efektywnych kanałów zgłoszeń – firmy muszą zapewnić szybkie w obsłudze, łatwo dostępne i poufne kanały komunikacji dla sygnalistów. Wdrożenie odpowiednich narzędzi, jak specjalistyczne platformy do zgłaszania naruszeń, może wiązać się z dodatkowymi kosztami.
- Zapewnienie poufności – ochrona danych osobowych i prywatności sygnalistów jest kluczowa, aby zbudować zaufanie do procedury zgłaszania. W firmach, w których ten aspekt jest zaniedbany, może dojść do spadku liczby zgłoszeń lub obaw sygnalistów o bezpieczeństwo.
- Raportowanie i monitorowanie – ustawa nakłada na firmy obowiązek regularnego monitorowania zgłoszeń oraz raportowania ich wyników. Wymaga to zaangażowania dodatkowych zasobów, co dla niektórych przedsiębiorstw może stanowić wyzwanie.
Dlaczego ustawa o ochronie sygnalistów jest ważna dla firm?
Wprowadzenie ustawy o ochronie sygnalistów to ważny krok w kierunku budowania kultury etycznej i transparentności w polskich przedsiębiorstwach. Pracownicy do tej pory mogli obawiać się zgłaszania przypadków nadużyć, szczególnie jeżeli dotyczyły one ich przełożonych lub osób wyżej postawionych w firmie. Dzięki tej ustawie, sygnaliści mogą działać w atmosferze pewności, że ich zgłoszenie nie będzie skutkować konsekwencjami osobistymi czy zawodowymi. To z kolei wpływa na większe zaangażowanie pracowników, którzy czują, że ich pracodawca wspiera etyczne zachowania.
Ustawa o sygnalistach wpływa także na budowanie pozytywnego wizerunku firmy na rynku. Rosnące wymagania ze strony klientów i kontrahentów w zakresie aspektów społecznych i etycznych w biznesie, sprawiają, że przedsiębiorstwa, które przestrzegają zasad ustawy o ochronie sygnalistów, mogą liczyć na większe zaufanie w środowisku oraz poprawę swojej reputacji.
Wdrożenie przepisów ustawy o sygnalistach jest obowiązkowe dla wielu firm i instytucji w Polsce, dlatego warto zadbać o odpowiednie wdrożenie procedur. Na platformie Apfino skorzystasz z narzędzia Usługa Zgłoszenia sygnalistów – jest to bardzo proste i intuicyjne rozwiązanie, które umożliwi Twoim pracownikom i kontrahentom dokonywanie anonimowych i poufnych zgłoszeń naruszeń.
