Jeśli planujesz zatrudnienie pierwszego pracownika do swojej firmy, koniecznie zobacz odcinek naszego podcastu Przyspiesz biznes, pt. Formy zatrudnienia 2023 – jak zatrudnić pracownika?, w którym z ekspertem Piotrem Piaseckim omawiamy aktualne możliwości zatrudniania i podejmowania współpracy.

Umową o pracę określamy czynność prawną, polegającą na zgodnym oświadczeniu woli przez dwie strony – pracownika i pracodawcę – które zobowiązuje pracownika do wykonywania określonych czynności na rzecz pracodawcy, pod jego kontrolą, w wyznaczonym miejscu i czasie, pracodawcę zobowiązuje natomiast do wypłacania wynagrodzenia. Pracodawcą może być osoba fizyczna, prowadząca działalność gospodarczą, bądź osoba prywatna, nieprowadząca działalności, a także jednostka organizacyjna (spółka z o.o. lub jawna). Pracownikiem może być osoba, która ukończyła 18 lat – osoby młodsze mogą być zatrudnione jedynie pod pewnymi warunkami.

Umowę o pracę sporządza się na piśmie, w dwóch egzemplarzach, gdzie każdy powinien zostać podpisany przez dwie strony. Warto pamiętać, że umowę o pracę można podpisać również podpisem elektronicznym kwalifikowanym.

Wyróżniamy 3 rodzaje umowy o pracę:

1. Umowa na okres próbny – umowa terminowa, która pozwala zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi sprawdzić się w zakresie współpracy.
Tego typu umowę podpisuje się zasadniczo na okres maksymalnie 3 miesięcy, natomiast nowelizacja Kodeksu Pracy, która weszła w życie w kwietniu 2023, wprowadziła pewne zmiany. Umowę na okres próbny można przedłużyć o planowaną nieobecność pracownika (np. urlop wypoczynkowy, bezpłatny, macierzyński czy okolicznościowy).

W 2023 roku wchodzi w życie także dyrektywa work-life balance, o które więcej przeczytasz w innym artykule na naszym blogu.

Ponadto, kolejna nowość to okres, na który zawiera się tę umowę – jest uzależniony od okresu planowanego zatrudnienia pracownika po okresie próbnym, zatem pracodawca powinien już na samym początku współpracy posiadać wstępny plan. Umowę na okres próbny można więc podpisać na okres:

• 1 miesiąca – gdy pracodawca planuje zatrudnić pracownika na umowę o pracę na czas określony na maksymalnie 6 miesięcy,
• 2 miesięcy – gdy pracodawca planuje zatrudnienie od 6 do maksymalnie 12 miesięcy.

Jest możliwość jednokrotnego przedłużenia powyższych okresów o maksymalnie 1 miesiąc, ale musi to być uzasadnione rodzajem pracy.

2. Umowa na czas określony – umowa terminowa zawierana na określony przedział czasowy.

Ile umów na czas określony można podpisać z jednym pracownikiem? Jako pracodawca możesz podpisać z tym samym pracownikiem maksymalnie 3 umowy na czas określony, ponadto łączny czas zatrudnienia w ramach takich umów nie może przekroczyć 33 miesięcy. Umowa na okres próbny nie wlicza się do tych limitów.

Masz możliwość wydłużenia czasu trwania lub liczby umów o pracę na czas określony z tym samym pracownikiem w przypadku, kiedy zatrudniasz go:

• Na umowie na zastępstwo,
• W celu świadczenia pracy sezonowej lub dorywczej,
• W celu wykonywania pracy przez okres kadencji (dotyczy np. spółek handlowych),
• W ramach np. tymczasowego projektu i jako pracodawca uzasadnisz obiektywny powód konieczności wydłużenia umowy.

3. Umowa na czas nieokreślony – umowa tego typu jest bezterminowa.

Pamiętaj, że jeżeli okres zatrudnienia na czas określony twojego pracownika przekroczył 33 miesiące, bądź podpisujesz z nim czwartą umowę z kolei, od tego momentu pracownik jest zatrudniony na umowie na czas nieokreślony.

Z czego składa się umowa o pracę? Szczegóły są zależne od branży i stanowiska, którego ona dotyczy, natomiast w każdej umowie o pracę znajdują się:

• Dane pracownika i pracodawcy (w tym także nowość od 2023 – siedziba pracodawcy lub adres zamieszkania w przypadku osoby fizycznej),
• Miejsce wykonywania pracy,
• Rodzaj pracy,
• Wysokość wynagrodzenia wraz ze składnikami,
• Wymiar czasu pracy,
• Datę zawarcia umowy,
• Dzień rozpoczęcia pracy (jeśli umowa nie obejmuje tego zapisu, za dzień rozpoczęcia pracy uznaje się datę zawarcia umowy),
• Podpisy obu stron.

Ponadto, umowa na okres próbny musi zawierać:

• Czas trwania lub termin zakończenia (ten zapis musi także pojawić się na umowie na czas określony),
• Odpowiedni zapis w przypadku uzgodnienia o przedłużeniu umowy w związku z planowaną i usprawiedliwioną nieobecnością pracownika,
• Okres, na który planowane jest zatrudnienie pracownika na umowie na czas określony (jeśli ma być krótszy niż 12 miesięcy) po wygaśnięciu umowy na okres próbny,
• Zapis o jednokrotnym wydłużeniu okresu trwania umowy o 1 miesiąc, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy.

Przy zatrudnianiu pracownika na umowie o pracę, masz obowiązek przekazania mu również w formie pisemnej lub elektronicznej informacji o warunkach zatrudnienia. Masz na to czas 7 dni od dopuszczenia do pracy. Na obowiązek informacyjny pracodawcy składają się:

• Dobowa i tygodniowa norma oraz wymiar czasu pracy,
• Przysługujące przerwy,
• Zasady dotyczące godzin nadliczbowych,
• Zasady dot. przechodzenia ze zmiany na zmianę (w pracy zmianowej),
• Zasady dot. przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy (jeśli pracownik pracuje w kilku miejscach),
• Składniki wynagrodzenia i świadczenia pieniężne, które nie są uwzględnione w umowie,
• Wymiar urlopu,
• Zasady rozwiązania stosunku pracy,
• Zasady polityki szkoleniowej (jeśli pracodawca zapewnia szkolenia),
• Informacja o układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, jeśli takowe występuje.

Jeśli jako pracodawca nie posiadasz regulaminu pracy (gdy zatrudniasz poniżej 50 pracowników), w informacjach o warunkach zatrudnienia musisz również określić:

• Termin, miejsce i czas wypłaty wynagrodzenia,
• Informację o porze nocnej,
• Zasady potwierdzenia przybycia i obecności pracownika w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.

Nowelizacja Kodeksu Pracy zakłada również, że pracodawca ma obowiązek w ciągu maksymalnie 30 dni od dopuszczenia do pracy, poinformować pracownika o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne, a także przekazać informację na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, którą zapewnia.

Zobacz także: Dyrektywa Omnibus, cyfrowa i towarowa – nowe regulacje w ustawie o prawach konsumenta

Poza podpisaniem umowy o pracę i przedstawieniu informacji o warunkach zatrudnienia, masz obowiązek także udostępnić pracownikowi (przed podjęciem przez niego pracy) treść regulaminu pracy (jeśli go posiadasz), przepisy i zasady dotyczące BHP, informację o stosowanym monitoringu (jeśli występuje w zakładzie pracy), informację na temat ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą i zasad ochrony przed zagrożeniami. Obligatoryjne dla pracodawcy jest posiadanie pisemnego potwierdzenia przez pracownika o zapoznaniu się z wyżej wymienionymi informacjami.

Twój pracownik musi także posiadać ważne badania lekarskie, które stwierdzają brak przeciwskazań do podjęcia pracy. Takie badania wykonuje się na koszt pracodawcy – w zależności od rodzaju stanowiska, zakres badań jest zróżnicowany.

Pracownik, którego zatrudniasz w oparciu o umowę o pracę, musi również zapoznać się z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przejść szkolenie w zakresie BHP (na szkolenie składa się szkolenie wstępne ogólne oraz szkolenie wstępne na stanowisku pracy).

Umowę o pracę można rozwiązać na kilka sposobów:

• Na mocy porozumienia stron,
• Z zachowaniem okresu wypowiedzenia,
• Bez okresu wypowiedzenia (w trybie natychmiastowym, tzw. dyscyplinarne),
• Poprzez wygaśnięcie, czyli po zakończeniu czasu, na który została podpisana.

Rozwiązanie umowy o pracę przez pracodawcę musi być przekazane pracownikowi w formie pisemnej – osobiście, poprzez osobę upoważnioną lub poleconą przesyłką pocztową za potwierdzeniem odbioru.

W oświadczeniu o rozwiązaniu umowy i pracę pracodawca musi podać przyczynę podjęcia tej decyzji – po nowelizacji Kodeksu Pracy konieczne jest to zarówno w przypadku umowy na czas nieokreślony, jak również umowy na czas określony.

Okres wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony i nieokreślony jest uzależniony od stażu pracy pracownika:

• Do 6 miesięcy – okres wypowiedzenia trwa 2 tygodnie,
• Od 6 miesięcy do 3 lat – okres wypowiedzenia to 1 miesiąc,
• Więcej niż 3 lata – okres wypowiedzenia to 3 miesiące.

Źródła:

• https://www.biznes.gov.pl/
• https://kadry.infor.pl/