Podpis elektroniczny kwalifikowany – jak działa i jak go uzyskać?

Zapraszamy cię również do wysłuchania odcinka podcastu Przyspiesz biznes, w którym wraz z Elżbietą Włodarczyk z Krajowej Izby Rozliczeniowej odpowiadamy na pytanie jak zatwierdzać dokumenty biznesowe w sieci.

Podpis elektroniczny to podpis, który przybiera formę cyfrową. To oznacza, że różnego rodzaju dokumenty, np. umowy cywilnoprawne i te wymagające szczególnej formy pisemnej pod rygorem nieważności, sprawozdania do KRS, a także umowy z kontrahentami możesz podpisywać zdalnie, właśnie za pomocą podpisu elektronicznego. Takie działanie zdecydowanie przyspiesza procesy biznesowe – nie musisz czekać w kolejkach w urzędach czy umawiać się na spotkanie z partnerem biznesowym na drugim końcu kraju, aby dopełnić wszystkich wymaganych formalności.

Akt prawny, który reguluje kwestie związane z podpisem elektronicznym to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE – znane jako eIDAS.

Można wyróżnić podpis elektroniczny kwalifikowany i podpis elektroniczny (tzw. niekwalifikowany).

Podpis elektroniczny kwalifikowany charakteryzuje się identyczną mocą prawną, jak podpis wykonany własnoręcznie. Taki podpis jest przyporządkowany do jednej konkretnej osoby i tylko ona może go używać – jednocześnie podpis pozwala identyfikować tożsamość tej osoby. Ponadto, aby podpis elektroniczny spełniał wymogi kwalifikowanego, musi być składany przy użyciu danych, które podpisujący może użyć pod swoją wyłączną kontrolą i musi być powiązany z danymi w taki sposób, że każda ich zmiana będzie zauważalna. Podpis elektroniczny kwalifikowany zapewnia niepodważalność dokumentu – np. kontrahent nie doda bez twojej wiedzy nowego zapisu do umowy, która została opatrzona twoim podpisem kwalifikowanym.

Podpis ten opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego, który wydają kwalifikowani dostawcy usług zaufania za pomocą specjalnego urządzenia lub oprogramowania do składania podpisu kwalifikowanego. Certyfikat i urządzenie zapewniają poufność danych, minimalizują możliwość sfałszowania podpisu elektronicznego oraz potwierdzają tożsamość osoby, korzystającej z podpisu.

Zdalne potwierdzenie tożsamości to weryfikacja tożsamości kontrahenta bez jego fizycznej obecności. Za pomocą cyfrowych narzędzi można potwierdzić dane osobowe klienta w sposób cyfrowy. Wykorzystuje się np. wideoweryfikację, e-dowód z warstwą elektroniczną czy usługę MojeID, dostarczaną przez Krajową Izbę rozliczeniową. Niektóre branże posiadają uregulowane prawnie wymagania dotyczące potwierdzania tożsamości, dlatego ważne jest, aby wybrać odpowiednią formę weryfikacji. Więcej na ten temat dowiesz się w odcinku podcastu Przyspiesz biznes pt. Jak działa cyfrowa weryfikacja tożsamości w sieci?, w którym rozmawiamy z Piotrem Wichowskim z KIR.

Do roku 2014 do złożenia podpisu konieczny był fizyczny nośnik danych, wyglądem przypominający kartę do bankomatu. Po wejściu w życie rozporządzenia eIDAS, wykorzystywanie podpisu kwalifikowanego jest możliwe w przeglądarce internetowej lub aplikacji mobilnej – dostawca podpisu z zachowaniem bezpieczeństwa przechowuje te dane w swoich zasobach i udostępnia je użytkownikom. Nowoczesne rozwiązania technologiczne pozwalają także na autoryzację tożsamości w celu skorzystania z podpisu elektronicznego kwalifikowanego z wykorzystaniem bankowości elektronicznej (po zalogowaniu się do banku).

Do czego może przydać się podpis elektroniczny kwalifikowany? Można za jego pomocą podpisywać wszelkie dokumenty i mi.in. składać deklaracje do Urzędu Skarbowego i w systemie Płatnik, logować się do PUE ZUS, składać JPK i sprawozdania finansowe do KRS, zawierać online umowy cywilno-prawne, przesyłać faktury online czy brać udział w zabezpieczonych aukcjach i przetargach elektronicznych. Warto także pamiętać, że dokumenty opatrzone elektronicznym podpisem kwalifikowanym są honorowane na terenie Unii Europejskiej.

Zobacz także: Rozwijasz firmę? Postaw na łatwe płatności internetowe!

Nazwa „niekwalifikowany” stosowana jest potocznie i nie ma odzwierciedlenia w aktach prawnych, jednak warto przyjrzeć się także temu rozwiązaniu do elektronicznych podpisów. Podpis elektroniczny niekwalifikowany nie opiera się na certyfikacie kwalifikowanym, a co za tym idzie, nie ma w pełni takiej mocy prawnej jak podpis elektroniczny kwalifikowany.

Podpis elektroniczny niekwalifikowany również jest przypisany do konkretnej osoby i może sprawdzić się do szyfrowania informacji, podpisywania poczty elektronicznej lub podpisywania dokumentów, których forma pisemna nie jest wymagana, jak np. zamówień czy umów sprzedaży.

Inną formą elektronicznego potwierdzania tożsamości jest profil zaufany, który funkcjonuje w systemach elektronicznej administracji i pozwala podpisywać dokumenty podpisem zaufanym. Jest to więc rozwiązanie skierowane do każdego obywatela (nie jest to stricte narzędzie wykorzystywane w biznesie), ułatwiające i przyspieszające dopełnianie formalności w ramach administracji publicznej (ministerstwa i urzędy).

Profil zaufany możesz utworzyć na jeden z trzech sposobów:

• Wypełniasz formularz online i potwierdzasz go osobiście w placówce urzędu,
• Korzystasz z bankowości elektronicznej (po zalogowaniu się do swojego banku),
• Przy pomocy e-dowodu osobistego z warstwą elektroniczną oraz czytnika, którym odczytujesz dane na komputerze.