Jak budować efektywny zespół w swojej firmie?

Na początku upewnij się, że wszystkie osoby zaangażowane w rekrutację rozumieją pojęcia w ten sam sposób: osobowość jest względnie stała, trudno ją zmienić, musimy ją zaakceptować wraz z pracownikiem, natomiast kompetencje miękkie i twarde można rozwijać i wyuczyć.
Pracodawca dobiera pracowników ze względu na zestaw kompetencji twardych: wiedzy i umiejętności, ale często też chcemy, żeby pracownicy mieli pewne kompetencje miękkie czy konkretne cechy osobowości. Dobrze jest poszukiwać pracowników o cechach, które zwiększa szansę na realizację zadań na danym stanowisku. Jakie to będą cechy, musimy ustalić na etapie analizy i planowania stanowiska – tłumaczy dr Milena Gojny-Zbierowska, psychoterapeutka i wykładowczyni akademicka, ekspertka w odcinku podcastu pt. Jak budować efektywny zespół w firmie?

Zastanów się zatem dokładnie, co będzie wchodziło w zakres obowiązków nowego pracownika i jaki jest cel jego zatrudnienia. Jeśli planujesz stworzyć lub powiększyć dział obsługi klienta, to u kandydatów zapewne będziesz zwracał uwagę na ich:

• umiejętności komunikacyjne,
• otwartość na innych,
• empatię,
• umiejętność radzenia sobie z trudnym klientem.

Całkowicie innych umiejętności będziesz wymagać od analityka finansowego, prawda? Dlatego w opisie stanowiska lub na pierwszym etapie rekrutacji powinno się zarysować kandydatom kształt ich miejsca pracy: czy będzie to praca zespołowa? Czy stanowisko jest indywidualne i nie wymaga budowania relacji z klientami?

Warto jednak pamiętać, że nowe organizacje, dopiero kształtujące swoją tożsamość, mogą potrzebować osób, które mają szerokie umiejętności adaptacyjne, są otwarte na zmianę i naukę nowych umiejętności.
Świat w którym teraz żyjemy, często określany jest pochodzącym z wojskowości terminem VUCA. To świat złożony, zmienny, pełen niejednoznaczności i niepewności, który wymaga od pracowników i przedsiębiorców umiejętności szybkiego uczenia się, podejmowania decyzji w sytuacji posiadania niepełnych informacji, umiejętności szybkiej adaptacji do nowych sytuacji. I te cechy są teraz dosyć powszechnie pożądane na różnych stanowiskach – zaznacza dr Gojny-Zbierowska.

Jak widzisz, analiza cech i umiejętności przyda się nie tylko tobie lub działowi HR w czasie rekrutacji. Znając doskonale mocne strony, przyzwyczajenia i doświadczenia pracowników, lepiej zaplanujesz rozwój ich kariery. Łatwiej będzie dopasować cykl szkoleń czy kursów, aby z jednej strony wyrównać niektóre różnice między pracownikami, z drugiej: rozwinąć indywidualne zdolności.

Jest ich naprawdę sporo i część z nich jest od ciebie niezależna. Chodzi tu o czynniki zewnętrzne związane z aktualną kondycją gospodarki czy rozwiązaniami prawnymi w kraju, w którym tworzysz biznes. Ważnym elementem są chociażby: wskaźnik bezrobocia czy prognozy zbliżającej się recesji. Wysokie bezrobocie, kryzys, rynek pracodawcy – mogą spowodować poczucie zagrożenia wśród pracowników, a to może wpłynąć na ich motywację do pracy, efektywność i większą identyfikację z organizacją.

Istnieje też wiele czynników wewnętrznych, które pośrednio lub bezpośrednio zależą od ciebie. Na poziomie organizacyjnym na efektywność zespołu wpływa chociażby kultura organizacji, jej struktura i strategia.

Czynniki wewnętrzne na poziomie indywidualnym są związane z emocjami pracownika, sposobem postrzegania, jego tolerancją na stres czy wspomnianym już doświadczeniem. Na efektywność zespołu wpływa również poczucie upełnomocnienia, identyfikacja z zespołem czy celami firmy.

Z kolei grupowe czynniki wewnętrzne to:

• etap rozwoju zespołu,
• rodzaj zadania,
• ramy czasowe.

Zobacz także: Jak znaleźć i zatrudnić pierwszego handlowca w swojej firmie?

Od etapu rozwoju zespołu zależy też częstotliwość i intensywność występowania konfliktów. Na początku jest ich niewiele – ludzie dopiero się poznają, są często ostrożni w odkrywaniu swoich prawdziwych przekonań. Potem następuje etap burzy, docierania się – wtedy właśnie pojawiają się konflikty. Wbrew pozorom nie powinniśmy ich unikać za wszelką cenę.
Pewien umiarkowany poziom konfliktu w organizacji jest potrzebny, żeby pobudzić efektywność zespołu, konflikty przynoszą często oczyszczenie atmosfery w zespole, pomagają pracownikom się lepiej poznać – wskazuje dr Milena Gojny-Zbierowska.

Notorycznie powtarzające się konflikty wewnątrz zespołu będą już jednak wpływać negatywnie na jego efektywność. To dlatego powinno się unikać sytuacji, w której w jednym zespole pracują osoby, będące w wiecznym czy nierozwiązywalnym konflikcie. Być może dowiesz się o tym już podczas świadomej rekrutacji, a być może dopiero w trakcie pracy zespołu.

Z drugiej strony dobrze jest unikać sytuacji, w której zespół będzie się składać z osób, które wiadomo, że będą w wiecznym czy nierozwiązywalnym konflikcie. W takiej sytuacji konflikt będzie negatywnie wpływać na efektywność zespołu.

Czy przełożony powinien ingerować w konflikt pomiędzy pracownikami? Ewentualne zaangażowanie właściciela firmy lub przełożonego w konflikt pomiędzy pracownikami to sprawa złożona. Zależy przede wszystkim od etapu, na którym znajduje się grupa i intensywności konfliktu. Chociaż są menedżerowie, którzy ingerują w każdy konflikt, próbując jak najszybciej doprowadzić do jego rozwiązania, to decyzję warto podejmować każdorazowo indywidualnie. Odpowiedz sobie wtedy na kilka pytań:

• Czy konflikt pomiędzy tymi osobami jest notoryczny?
• Czy dana kwestia była już kiedykolwiek przedmiotem sporu w grupie?
• Czy konflikt angażuje cały zespół?
• Na jakim etapie rozwoju jest zespół?
• Czy któraś ze skonfliktowanych osób może to przypłacić traumą?

Jeśli spory są związane z etapem burzy, dla którego charakterystyczne są konflikty w zespole i są one nieodłącznym elementem dynamiki tworzenia się zespołu, wtedy menadżer nie powinien ingerować – powinien pozwolić grupie przepracować konflikt – mówi dr Milena Gojny-Zbierowska.

Jeśli jednak nieporozumienie paraliżuje działanie grupy, to powinno się to spotkać z twoją interwencją. Uważaj jednak, aby poprzez angaż w konflikcie, nie przejąć odpowiedzialności za jego efekt i zwolnić z niej członków zespołu.

Zobacz także: Jak skutecznie promować konto firmowe na Instagramie?

Aby skutecznie wykorzystywać potencjał pracowników i nie rozregulować pracy firmy przez konflikty, musisz poznać dobrze swoich pracowników i kandydatów. Będziesz do tego potrzebować narzędzi.

Najczęściej wystarczająca będzie solidnie przygotowana rozmowa kwalifikacyjna i częsty indywidualny kontakt z pracownikiem. W takich przypadkach możesz posiłkować się wiedzą czy konsultacjami ze specjalistami branży HR.

W przypadku stanowisk, gdzie cechy osobowości mają kluczowe znaczenie dla realizacji funkcji, możesz skorzystać z testów psychologicznych (najczęściej stosują to większe przedsiębiorstwa z własnymi działami HR). Warto jednak pamiętać, że test testowi nierówny. Istnieją zatem:

• Testy zarezerwowane wyłącznie dla zawodowych psychologów – cechuje je największa rzetelność,
• Kwestionariusze komercyjne wraz z przeszkoleniem, jak ich używać, jakie mają właściwości i jak interpretować wyniki,
• Ogólnodostępne testy w Internecie – cechują się najczęściej niską rzetelnością.

Trzeba też pamiętać o tym, że testy powinny być przeprowadzane w dużym rygorze, pracownik powinien wyrazić zgodę na ich użycie w procesie rekrutacji, powinien zostać poinformowany czego dotyczą, co badają i jak będą przechowywane ich rezultaty. Osoby trzecie nie powinny mieć dostępu do wyników. Wiedza wyniesiona z testów nie powinna być wykorzystana w innym celu. W czasie wypełniania testów, kandydat na stanowisko powinien mieć zapewnioną przestrzeń i spokój.

Artykuł powstał we współpracy z dr Mileną Gojny-Zbierowską.